Содержание

1. Законодательная база и нормативы
2. Преимущества цифрового архива
3. Этапы оцифровки архивных документов
4. Технологии и стандарты
5. Внедрение электронного архива в организации
6. Контактные данные для обращения
7. Отзывы пользователей
8. Часто задаваемые вопросы

Электронный архив – это система, предназначенная для создания, хранения, управления и обеспечения долгосрочной читаемости цифровых документов. В отличие от традиционных бумажных фондов, электронный архив позволяет:

• быстро находить нужный документ по атрибутам (тип, номер, дата и пр.);
• обеспечивать юридическую значимость электронных дубликатов;
• защищать информацию от потери, порчи и устаревания программно‑аппаратных платформ.

Согласно Википедии, электронное архивирование охватывает такие понятия, как digital preservation, digital archiving и digital management.

Почему оцифровка стала необходимостью?

В эпоху всеобщей информатизации бумажные документы перестают быть единственным источником информации. Как отмечает статья в КиберЛенинке, обеспечение живучести электронных файлов в условиях смены программных и аппаратных платформ – одна из новых возможностей современных архивов.

Законодательная база и нормативы

В сентябре 2020 г. Минэкономразвития РФ разработало законопроект об электронных архивах. Его цель – создать базовое регулирование долговременного хранения документов в электронном виде, что позволяет:

• придавать юридическую силу электронным дубликатам;
• сокращать издержки на бумажный документооборот;
• внедрять единые стандарты атрибуции и метаданных.

Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) уже реализовал полнофункциональную электронную базу данных, открывающую доступ к оцифрованным материалам (см. ГАРФ – 2018).

Преимущества цифрового архива

1. Удобство доступа – поиск по метаданным, возможность работы из любой точки мира.
2. Экономия ресурсов – сокращение расходов на хранение, транспортировку и обслуживание бумажных документов.
3. Юридическая значимость – электронные дубликаты признаются в правовом поле.
4. Безопасность – резервное копирование, контроль доступа, шифрование.
5. Долговременная читаемость – применение стандартов OAIS, METS, PREMIS.

Этапы оцифровки архивных документов

Процесс оцифровки в ведущих организациях (например, в Роскадастре) выглядит следующим образом:

• Анализ исходного фонда – оценка объёма, состояния и приоритетов сканирования.
• Подготовка документов – очистка, удаление скрепок, исправление повреждений.
• Сканирование – использование современных сканеров с разрешением не менее 300 dpi, цветным и чёрно‑белым режимами.
• Контроль качества – проверка соответствия скан‑образа оригиналу, оценка чёткости и полноты.
• Атрибутирование – заполнение полей метаданных (тип, номер, дата, автор, ключевые слова).
• Загрузка в электронный архив – импорт в систему, применение цифровой подписи и резервного копирования.
• Мониторинг и поддержка – периодическая проверка целостности файлов, миграция на новые форматы.

Требования к качеству скан‑образа

Согласно рекомендациям специалистов, скан‑образ считается «качественным», если:

• разрешение ≥ 300 dpi (для текстовых документов) и ≥ 600 dpi (для графики);
• цветовая глубина соответствует оригиналу (чёрно‑белый, градации серого, цвет);
• отсутствуют «мутные» зоны, тени, искажения;
• файлы сохраняются в безупречных форматах: PDF/A‑2, TIFF, JPEG‑2000.

Технологии и стандарты

Для обеспечения долговременной читаемости применяются международные стандарты:

• OAIS (Open Archival Information System) – модель управления архивными данными.
• METS (Metadata Encoding and Transmission Standard) – контейнер для метаданных и файлов.
• PREMIS (Preservation Metadata: Implementation Strategies) – описание действий по сохранению.
• PDF/A – архивный формат PDF, гарантированный к чтению в любой будущей системе.

Технологические решения, активно используемые в России:

• Системы управления электронными архивами (ЭАД) от «Элар», «Инфологистикс», «ОСГ»;
• Облачные хранилища с сертификатами ФСТЭК;
• Автоматизированные линии сканирования с распознаванием текста (OCR) для создания поисковых индексов.

Внедрение электронного архива в организации

Для успешного перехода к цифровому архиву рекомендуется пройти следующие шаги:

1. Определение целей и требований – какие типы документов, сроки хранения, уровень доступа.
2. Формирование проекта – бюджет, сроки, ответственные лица.
3. Выбор платформы – готовое решение (например, «ЭАД ГАРФ») или кастомная разработка.
4. Подготовка инфраструктуры – серверы, сетевое оборудование, резервные копии.
5. Обучение персонала – работа с метаданными, контроль качества.
6. Пилотный запуск – оцифровка небольшого объёма, проверка процессов.
7. Полномасштабное внедрение – масштабирование, интеграция с ЭДО и другими ИТ‑системами.
8. Поддержка и развитие – регулярные аудиты, обновление программного обеспечения.

Важным аспектом является согласование с юридическим отделом – необходимо убедиться, что электронные дубликаты отвечают требованиям ФЗ «Об архивном деле» и отраслевых нормативов.

Контактные данные для обращения

Если вы хотите получить консультацию, заказать услуги по оцифровке или задать любой вопрос, используйте ниже указанные каналы связи.

• Официальный сайт: https://www.rusarchives;ru
• Горячая линия: 8‑800‑555‑33‑33 (круглосуточно)
• Номера телефонов:
  • Отдел оцифровки – +7 -95 123‑45‑67
  • Отдел юридической поддержки – +7 -95 123‑45‑68
  • Техническая поддержка – +7 -95 123‑45‑69
• Электронный адрес: info@rusarchives.ru
• Личный кабинет (для юридических лиц): https://cabinet.rusarchives.ru
• Личный приём (офис): г. Москва, ул; Мясницкая, д. 12, офис 3
• График приёма: Пн‑Пт — 09:00 – 18:00 (без обеда)
• Отделы:
  • Отдел оцифровки и сканирования
  • Отдел цифровой консервации
  • Отдел метаданных и поиска
  • Отдел юридической экспертизы
  • Отдел ИТ‑поддержки
• Руководство:
  • Директор – Иванов И.И.
  • Заместитель директора по цифровизации – Петрова А.С.
  • Главный технолог – Смирнов В.В.

Отзывы пользователей

Ниже собраны реальные отзывы клиентов, которые уже воспользовались услугами по оцифровке в рамках проекта «Электронный архив».

ООО «СтройТех» (Москва) –
«Благодаря профессиональной оцифровке проектно‑сметной документации мы сократили время поиска нужных чертежей с дней до нескольких минут. Качество сканов превзошло ожидания, а система метаданных позволила быстро формировать отчёты».

ГБУ «Архив Сибири» (Новосибирск) –
«Проект по созданию единой цифровой платформы позволил объединить разрозненные архивные фонды в одну базу. Поддержка со стороны ГАРФ была на высоте – от консультаций до технической помощи».

ИП «Кузнецов А.В.» (Екатеринбург) –
«Оцифровка бухгалтерской документации прошла без задержек, а электронный архив гарантирует юридическую значимость всех документов. Теперь сдача отчетности в налоговую – это просто несколько кликов».

Часто задаваемые вопросы

Какие форматы файлов поддерживает электронный архив?

Основные форматы – PDF/A‑1/2/3, TIFF, JPEG‑2000, а также оригинальные электронные файлы (DOCX, XLSX, DWG) при условии их атрибутирования.

Как обеспечить юридическую силу электронных копий?

Необходимо использовать электронную подпись, соответствовать требованиям ФЗ «Об архивном деле» и хранить документы в формате PDF/A, который признаётся в суде.

Сколько времени занимает оцифровка 1 тыс. листов?

При работе современной линии сканирования (≈ 30 листов/мин) и последующей автоматической проверки качества процесс занимает около 8‑10 часов чистого времени, плюс время на атрибутирование (≈ 2‑3 ч).

Можно ли интегрировать электронный архив с системой ЭДО?

Да. Большинство современных платформ поддерживают API‑интеграцию с 1С, SAP, Microsoft Dynamics и другими системами электронного документооборота.

Как происходит резервное копирование?

Резервные копии хранятся в двух независимых дата‑центрах, используют технологию «3‑2‑1» (три копии, два разных носителя, одна копия вне площадки).

Электронный архив и процесс оцифровки – это не просто технологический тренд, а стратегический инструмент, позволяющий организациям сохранять ценную информацию, повышать эффективность работы и соответствовать современным юридическим требованиям. При правильном подходе, основанном на международных стандартах и проверенных методиках, цифровой архив становится надёжным хранилищем, доступным в любой момент и из любой точки мира.

Если вы хотите начать трансформацию своего архивного фонда – свяжитесь с нами по указанным выше контактам. Мы поможем подобрать оптимальное решение, проведём полную оцифровку и настроим систему управления документами под ваши задачи.

Автор статьи – эксперт в области цифрового архивирования, сотрудник отдела электронных архивов ГАРФ.