Электронный архив (ЭА) – это специализированное хранилище, в котором сохраняются электронные версии документов, а также их метаданные, обеспечивая юридическую значимость, целостность и доступность в течение нормативных сроков. Ниже подробно рассмотрены законодательные, организационные и технические требования, которые необходимо соблюдать при создании и эксплуатации ЭА в любой организации.

Законодательная база

• ФЗ №125‑ФЗ «Об архивном деле» (от ) – обязательство организаций обеспечивать сохранность архивных документов, в т.ч. электронных, в течение установленных сроков.
• ГОСТ Р 7.0.8‑2025 – стандарты делопроизводства и архивного дела, включающие требования к электронным документам.
• ГОСТ Р 54989‑2012 – требования к формату, метаданным и срокам хранения электронных архивных документов.
• Приказы Федерального архивного агентства (например, приказ № 526) – регламентируют передачу электронных дел в государственный архив по защищённым каналам.
• Требования к защите персональных данных (ФЗ 152) и к информационной безопасности (ФЗ 59).

Организационные требования

Регламентирующие документы

1. Разработка внутренних регламентов по приёму, классификации, хранению и уничтожению электронных документов.
2. Утверждение положения о сроках хранения в соответствии с нормативными перечнями (налоговые, бухгалтерские, кадровые и др.).
3. Назначение ответственного за электронный архив (архивариус) и формирование команды поддержки (ИТ, юридический отдел, отдел безопасности).

Процедуры и бизнес‑процессы

• Поступление документов в ЭА: автоматическая проверка наличия всех файлов и метаданных;
• Контроль целостности: периодическое сравнение контрольных сумм (SHA‑256) и проверка цифровой подписи.
• Регистрация даты поступления, организации‑источника, документа‑основания, категории и срока хранения.
• Периодический аудит (не реже одного раза в год) и формирование отчётов о соответствии требованиям.

Технические требования

Носители и их защита

• Хранение на сертифицированных носителях (HDD, SSD, LTO‑tape) согласно ГОСТ 15181‑2014.
• Дублирование данных: минимум два независимых экземпляра в разных физических локациях.
• Контроль климатических условий (температура 18‑22 °C, влажность 45‑55 %).
• Защита от электромагнитных и механических воздействий (UPS, антивибрационные стойки).

Программное обеспечение

• Система должна быть лицензированной и соответствовать требованиям СХЭД (система хранения электронных документов).
• Поддержка открытых форматов (PDF/A‑2, TIFF, XML) и возможность конвертации из проприетарных.
• Функции автоматической индексации и распознавания текста (OCR) при сканировании.
• Шифрование данных (AES‑256) и управление доступом на основе ролей (RBAC).
• Интеграция с системами ЭДО (Диадок, 1С:Документооборот, Directum) через защищённые каналы (TLS 1.3).

Требования к метаданным

Метаданные должны включать минимум следующие поля:

1. Уникальный идентификатор документа (UUID).
2. Дата и время поступления.
3. Организация‑источник и подразделение.
4. Тип документа и классификатор (по ГОСТ 7.0.8).
5. Сроки хранения (начальная и конечная дата).
6. Ответственный за документ.
7. Хеш‑сумма для контроля целостности.

Требования к безопасности и соответствию

• Регулярные проверки на уязвимости и обновление программного обеспечения.
• Контроль доступа: только уполномоченные лица могут просматривать, изменять или удалять документы.
• Ведение журнала аудита (логирование всех действий с документами).
• Обеспечение долговременной сохранности – миграция данных на новые носители не реже чем каждые 5‑7 лет.
• Соблюдение требований по защите персональных данных (шифрование, ограничение доступа).

Чек‑лист создания электронного архива в организации

1. Определить перечень документов, подлежащих архивированию (бухгалтерия, кадры, юридические и др.).
2. Разработать политику хранения и утвердить её руководством.
3. Выбрать сертифицированную СХЭД (Directum, 1С:Документооборот, SAP ArchiveLink и др.).
4. Обеспечить инфраструктуру (серверы, хранилище, резервные копии).
5. Настроить интеграцию с существующими системами ЭДО.
6. Провести сканирование и оцифровку бумажных документов с OCR.
7. Заполнить метаданные для каждого документа.
8. Настроить контроль доступа и шифрование.
9. Запустить пилотный проект и провести тестирование.
10. Внести в регистры сведения о приёме, сроках хранения и ответственных.
11. Организовать регулярный аудит и обновление стратегии.

Отзывы организаций, уже внедривших электронный архив

Контактная информация для обращения