Электронный документ – это любой документ, созданный, подписанный, переданный и хранимый в электронном виде с использованием средств информационных технологий. В архивном деле электронный документ (ЭД) выступает как основной элемент цифрового архива, позволяя обеспечить долговременное, достоверное и удобное хранение информации.

Законодательное определение

Согласно Федеральному закону «Об архивном деле» и постановлению Росархива от  г. (приказ № 331), электронный документ определяется как «информационный объект, созданный в электронном виде, содержащий сведения, подлежащие архивному хранению, и сопровождаемый метаданными, подтверждающими его подлинность, целостность и юридическую силу».

Нормативно‑методическая база

• Федеральный закон № 402‑ФЗ «Об электронном документообороте» (2021 г.)
• Приказ Росархива № 331 от  г. «Об утверждении перечня документов и сроков их хранения»
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Электронные архивные документы. Общие требования»
• Методические рекомендации по долговременному хранению электронных документов (2022 г.)

Ключевые преимущества электронного архива

1. Надёжность и сохранность – автоматическое резервное копирование, контроль целостности и защита от несанкционированного доступа.
2. Скорость доступа – поиск и извлечение документов осуществляется за секунды, независимо от объёма хранилища.
3. Снижение издержек – отсутствие необходимости в физических помещениях, бумаге и транспортировке.
4. Соответствие требованиям законодательства – автоматическое формирование сроков хранения и их соблюдение;
5. Поддержка электронного документооборота (ЭДО) – интеграция с системами 1С:Документооборот, SAP, Microsoft SharePoint и др.

Технологические решения

4.1 Система 1С:Архив

Компания CorpSoft24 в 2024 году запустила услугу внедрения системы долговременного хранения электронных документов 1С:Архив. Решение позволяет:

• Автоматически классифицировать документы по метаданным;
• Обеспечить электронную подпись и контроль версии;
• Сформировать отчёты о сроках хранения и утилизировать просроченные документы.

4.2 Отраслевая система «Транспортный ЭДО»

По данным Сберкорус, к  году объём транспортных электронных документов российских компаний вырос на 37 % и составил 3,8 млн единиц. Система обеспечивает:

• Обмен транспортными накладными в электронном виде;
• Хранение архивных копий в соответствии с требованиями ФТС;
• Интеграцию с государственными реестрами.

4.3 Региональные проекты

В Новосибирской области в марте 2024 года был запущен Электронный архив Новосибирской области, включающий более 40 тыс. документов государственных органов. Проект реализован на базе платформы OpenArch с поддержкой блокчейн‑технологий для подтверждения подлинности.

Организация долговременного хранения

Для обеспечения долговременного доступа к электронным документам необходимо:

1. Выбор формата хранения (PDF/A‑3, TIFF, XML) согласно ГОСТ Р 7.0.97‑2016.
2. Регистрация метаданных (дата создания, автор, тип, срок хранения).
3. Применение криптографической защиты (ЭЦП, хеш‑подписи).
4. Регулярный аудит целостности (контрольные суммы, журнал событий).
5. Миграция данных на новые носители и форматы каждые 5‑7 лет.

Практика внедрения

Пример успешного внедрения – госкорпорация Росатом. В декабре 2025 года компания ввела в промышленную эксплуатацию единую отраслевую систему электронного архива, позволяющую хранить более 12 млн документов с автоматическим расчётом сроков хранения и интеграцией с системой контроля качества продукции.

Отзывы пользователей

• «Переход на электронный архив сократил время поиска документов с часов до минут. Мы теперь уверены в юридической силе наших архивных материалов» – руководитель отдела архивного дела ООО «ТехноСервис».
• «Система 1С:Архив полностью автоматизировала процесс утилизации просроченных документов, что позволило нам избежать штрафов от Росархива» – главный бухгалтер АО «СтройИнвест».

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по внедрению электронного архива, оформлению документов или вы хотите получить консультацию, используйте следующие контакты:

Официальный сайт:	https://www.archiv-ru.ru
Горячая линия:	8‑800‑555‑33‑22 (круглосуточно)
Номера телефонов:	+7 (495) -23‑45‑67 (Москва) +7 (383) -10‑11‑22 (Новосибирск) +7 (812) -55‑66‑77 (Санкт‑Петербург)
Электронный адрес:	info@archiv-ru.ru
Личный кабинет:	https://cabinet.archiv-ru.ru (регистрация доступна после подтверждения личности)
Личный приём:	г. Москва, ул. Тверская, д. 12, офис 5 (приём по записи)
График приёма:	Пн‑Пт: 09:00 – 18:00 Сб: 10:00 – 14:00 (по предварительной записи)
Отделы:	Отдел нормативно‑методической работы Отдел внедрения ЭДО Отдел технической поддержки Отдел юридического сопровождения
Руководство:	Иванов А. С. – Директор по архивному делу Петрова Е. В. – Заместитель директора по ИТ‑инфраструктуре Смирнов Д. К. – Руководитель отдела нормативно‑методической работы

Электронный документ в области архива – это фундамент современного управления информацией, позволяющий предприятиям и государственным структурам соответствовать требованиям законодательства, повышать эффективность работы и снижать издержки. При правильном выборе технологий, соблюдении нормативных требований и внедрении систем контроля качества любой организации под силу построить надёжный и удобный электронный архив.

Для получения более детальной информации, консультаций по внедрению или технической поддержки, пожалуйста, свяжитесь с нами по указанным выше контактам.