Электронный почтовый архив – это специализированное хранилище, в котором сохраняются электронные письма (сообщения, вложения, метаданные) с целью их долговременного
сохранения, упорядочения и быстрого доступа. В отличие от обычного «коробочного» хранения в папке «Входящие», архив позволяет:

• сократить объём активного почтового ящика;
• сохранить важную корреспонденцию в неизменном виде;
• обеспечить соответствие требованиям законодательства (сохранение деловой переписки, GDPR, ФЗ‑152 и др.);
• упростить поиск по дате, отправителю, теме и содержимому.

Зачем нужен электронный почтовый архив?

Современные организации получают и отправляют тысячи писем в месяц. Без систематического архивирования:

1. почтовый ящик быстро заполняется, что замедляет работу клиента;
2. важные документы могут быть утеряны или случайно удалены;
3. нарушаются нормативные требования к хранению деловой корреспонденции.

Электронный архив решает все эти проблемы, предоставляя безопасный и удобный способ хранения.

Как работает архив в популярных сервисах?

Gmail

В Gmail архивирование – это простое действие, которое скрывает письмо из папки Входящие, но оставляет его доступным в разделе Вся почта. Чтобы архивировать письмо:

• Откройте письмо в веб‑интерфейсе.
• Нажмите кнопку Архивировать (иконка ящика).
• Письмо исчезнет из «Входящих», но будет найдено через поиск или в «Вся почта».

Outlook (Desktop и Online)

В Outlook архив может быть отдельной папкой Archive или «Online Archive», доступной в корпоративных подписках Office 365. Преимущества:

• сообщения перемещаются в архив без потери доступа к вложениям;
• архивные сообщения не учитываются в лимите основного ящика;
• можно настроить автоматическое перемещение писем старше определённого периода (год, месяц).

Мобильные клиенты (Android, iOS)

Для быстрого архивирования на смартфонах:

• Android – откройте письмо, нажмите три точки в правом верхнем углу и выберите Архивировать.
• iPhone – откройте письмо, нажмите кнопку «…» в правом нижнем углу и выберите Архивировать.

Шаги по созданию собственного электронного почтового архива

1. Оценка потребностей. Определите объём почты, сроки хранения (например, 3 года) и требования к безопасности.
2. Выбор решения. Это может быть встроенный архив в почтовом сервисе (Gmail, Outlook) или отдельный продукт (MailStore, Barracuda, Microsoft 365 Compliance).
3. Настройка правил. Создайте автоматические правила (правила фильтрации) для перемещения писем в архив по дате, отправителю или меткам.
4. Резервное копирование. Регулярно делайте бэкапы архивных данных на внешние носители или в облако.
5. Контроль доступа. Ограничьте права доступа только уполномоченным сотрудникам.
6. Тестирование и обучение. Проверьте возможность восстановления писем из архива и обучите персонал работе с системой.

Лучшие практики архивирования

• Не архивировать «живые» письма. Оставляйте в «Входящих» только те сообщения, которые требуют дальнейшего действия.
• Использовать метки и категории. Это ускорит поиск даже внутри архива.
• Регулярно проверять политику хранения. Обновляйте её в соответствии с изменениями законодательства.
• Шифровать архивные данные. Защита от несанкционированного доступа – обязательный пункт.
• Вести журнал аудита. Записывайте, кто и когда извлек письма из архива.

Контакты для обращения

Если у вас возникли вопросы по внедрению или использованию электронного почтового архива, вы можете связаться с нами любым удобным способом.

Официальный сайт:	https://www.ncep-archive.ru
Горячая линия:	+7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
Номера телефонов:	Москва: +7 (495) -23‑45‑67 Санкт‑Петербург: +7 (812) -65‑43‑21 Региональный центр (Екатеринбург): +7 (343) -55‑66‑77
Электронный адрес:	support@ncep-archive.ru
Личный кабинет:	https://cabinet.ncep-archive.ru/login
Личный приём (консультация):	Приёмные часы: понедельник‑пятница, 09:00‑18:00
График приёма:	Пн‑Пт: 09:00‑12:00, 14:00‑18:00 Сб: 10:00‑14:00 (по предварительной записи) Вс: выходной
Отделы:	Отдел технической поддержки Отдел внедрения и миграции Отдел безопасности и соответствия Отдел обучения и документации
Руководство:	Генеральный директор – Иванов И.И. Технический директор – Петров П.П. Директор по развитию – Сидорова А.А.
Отзывы клиентов:	«Сервис архивирования от NCEP‑Archive полностью изменил наш подход к работе с почтой – теперь всё под контролем и в безопасности». – ООО «ТехноСервис» «Быстрая поддержка и гибкие настройки сделали миграцию безболезненной». – АО «СтройИнвест» «Рекомендую всем, кто ищет надёжный способ хранить деловую переписку». – ИП «Кузнецов В.В.»

Электронный почтовый архив – это не просто «склад» старых писем, а стратегический инструмент, который помогает организациям экономить место, соблюдать нормативы и сохранять важную информацию в надёжном виде. Выбирая правильное решение и следуя лучшим практикам, вы получаете быстрый доступ к любой переписке, защищённую от потери и несанкционированного доступа.

Если вы хотите узнать больше о том, как внедрить архив в вашей компании, свяжитесь с нами через любой из указанных каналов. Мы поможем подобрать оптимальное решение под ваш бизнес.