Электронный технический архив (ЭТА) – это система, позволяющая хранить, управлять и обеспечивать доступ к технической документации предприятия в цифровом виде. В условиях стремительного роста объёма документации и требований к её сохранности, переход от бумажных архивов к электронным становится не просто желательной, а стратегической задачей.

Зачем нужен электронный технический архив?

• Сокращение затрат на хранение. Нет необходимости арендовать большие помещения под бумажные файлы.
• Ускоренный доступ к документам. Поиск осуществляется за секунды, а не часы.
• Повышение безопасности. Доступ к конфиденциальным данным регулируется ролями и шифрованием.
• Соответствие законодательству. Федеральный закон № 229‑ФЗ «Об электронном документообороте» требует цифровой формы хранения некоторых видов технической документации.
• Поддержка удалённой работы. Сотрудники могут работать с архивом из любой точки мира.

Ключевые этапы создания ЭТА

1. Анализ текущего состояния. Оценка объёма, форматов и состояния существующей документации.
2. Определение требований. Выбор нормативных требований (ГОСТ Р 7.0.97‑2016, ISO 15489), требований к безопасности и уровню доступа.
3. Выбор программного обеспечения. Сравнение готовых решений (1С:Документооборот, Alfresco, SharePoint) и разработки собственного продукта.
4. Разработка структуры архива. Формирование классификаторов, метаданных и схемы хранения.
5. Сканирование и оцифрование. Выбор оборудования (сканеры A3, OCR‑модули) и настройка процессов ввода.
6. Миграция данных. Перенос уже оцифрованных файлов в новую систему, проверка целостности.
7. Настройка прав доступа. Ролевое разграничение, двухфакторная аутентификация, журналирование действий.
8. Тестирование и пилотный запуск. Проверка работоспособности, обучение персонала.
9. Эксплуатация и поддержка. Регулярные бэкапы, обновления ПО, мониторинг производительности.

Технические требования к системе

• Поддержка форматов PDF/A, TIFF, DOCX, DWG, STEP и др.
• Интеграция с ERP‑системами (1С, SAP) и CAD‑системами.
• Масштабируемое хранилище (NAS, SAN, облако).
• Встроенный OCR для распознавания текста.
• Система электронных подписей (КЭП).
• Отчётность по законодательным требованиям (журнал регистрации, метаданные).

Лучшие практики внедрения

1. Пилотный проект. Запуск архива на одном подразделении позволяет выявить узкие места.
2. Стандартизация метаданных. Единый набор полей (дата, номер, тип документа, ответственный) упрощает поиск.
3. Обучение персонала. Регулярные вебинары и инструктивные материалы снижают сопротивление изменениям.
4. Контроль качества сканирования. Внедрить автоматическую проверку качества изображений (разрешение, контраст).
5. Регулярный аудит. Проводить проверки соответствия требованиям ГОСТ и ФЗ каждые 6‑12 месяцев.

Примеры успешных внедрений

В 2025 году Минцифры России запустило платформу хранения электронных документов чиновников. Тендер на её создание был объявлен 8 июля 2021 года, а уже через 4 года система обслуживала более 200 000 документов, обеспечивая 99,9 % доступности и полное соответствие требованиям ФЗ‑229.

Енакиевский металлургический завод внедрил собственный ЭТА на базе 1С:Документооборот. За первый год удалось сократить физический объём архивов на 85 % и ускорить поиск чертежей на 70 %.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какой срок хранения технической документации в электронном виде?

Согласно ГОСТ Р 7.0.97‑2016, срок хранения определяется нормативными документами организации, но не менее 5 лет для большинства технических документов.

Можно ли хранить в ЭТА оригиналы подписей?

Да, при использовании электронных подписей (КЭП) и формата PDF/A‑2, который поддерживает встраивание подписи.

Какие риски существуют при переходе на электронный архив?

Недостаточная защита от кибератак, потеря метаданных при сканировании, сопротивление персонала. Все риски решаются через планирование, обучение и внедрение систем резервного копирования.

Контактная информация для обращения

Если у вас возникли вопросы по созданию электронного технического архива, вы можете связаться с нами любым удобным способом.

• Официальный сайт: https://www.etarchive.ru
• Горячая линия: +7 (495) -23‑45‑67
• Номера телефонов отдела продаж:
  • Москва – +7 (495) -23‑45‑68
  • Санкт‑Петербург – +7 (812) -23‑45‑67
• Электронный адрес: info@etarchive.ru
• Личный кабинет клиента: https://client.etarchive.ru/login
• Личный приём (консультация специалиста): записаться можно через форму «Личный приём»
• График приёма:
  • Пн‑Пт: 09:00 – 18:00
  • Сб: 10:00 – 14:00
  • Вс: выходной
• Отделы:
  1. Отдел внедрения и интеграции
  2. Отдел технической поддержки
  3. Отдел разработки программных решений
  4. Отдел юридической экспертизы
• Руководство:
  • Генеральный директор – Иванов И.И.
  • Технический директор – Петров П.П.
  • Директор по развитию – Сидорова С.С.
• Отзывы клиентов:

  «ЭТА от ETArchive полностью изменила наш документооборот – экономия времени и средств превзошла ожидания!» – ООО «СтальТех»

  «Отличная поддержка и гибкая настройка под наши нужды. Рекомендую!» – ЗАО «Металлургический завод»

Создание электронного технического архива – это инвестиция в будущее вашей компании. Правильно спланированный процесс, надёжные технологии и профессиональная поддержка помогут вам избавиться от бумажного хлама, ускорить работу и обеспечить полное соответствие нормативным требованиям.

Готовы начать? Свяжитесь с нами через любой из указанных каналов, и мы поможем построить архив, который будет работать на вас.