Вопрос актуален для всех организаций, которые обязаны вести электронный документооборот и передавать документы в государственные архивы. Ниже – подробный разбор нормативных требований, практических рекомендаций и примеры их применения.

Правовая база

• Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 56 (ред. от ) – «Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учёта и использования электронных документов в архивах федеральных судов». В пункте 3.2 указано, что в архиве организации должно находиться не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий), расположенных на разных физических носителях.
• Приказ Минтруда РФ № 578н (2023) – определяет требования к хранению электронных документов без бумажных дубликатов: минимум две копии на разных носителях или в разных облачных репозиториях.
• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ) и подзаконные акты Росархива, регламентирующие срок и форму хранения.

Что такое «физически обособленные копии»?

Термин подразумевает, что каждая копия хранится на отдельном физическом носителе (жёсткий диск, SSD, ленту, оптический диск, магнитную ленту, облачное хранилище с отдельным сервером и т.п.) и находится в географически различном месте, что исключает одновременную потерю всех копий при стихийных бедствиях, сбоях техники или кибератаках.

Минимальное количество копий

1. Две копии – основной (архивный) и рабочий (операционный) экземпляры.
2. Если организация использует облачные сервисы, то необходимо обеспечить, чтобы репозитории находились в разных дата‑центрах, управляемых независимыми провайдерами.

Технические рекомендации

4.1 Выбор носителей

• Для долгосрочного хранения (срок более 10 лет) предпочтительны магнитные ленты (LTO) и архивные оптические диски (M‑Disc).
• Для операционных копий – быстрые SSD/ HDD в серверных стойках с резервным питанием.
• Облачные репозитории – Amazon S3 Glacier, Microsoft Azure Archive, Яндекс Облако «Cold Storage».

4.2 Организация доступа

Основной архивный экземпляр должен быть доступен только для проверок и аудита. Рабочий – для текущей работы с документами (просмотр, редактирование, передача).

4.3 Периодическая проверка целостности

Согласно Приказу Судебного департамента, проверка наличия и целостности копий должна проводиться не реже один раз в год. При обнаружении деградации – немедленная миграция на новый носитель.

4.4 Документирование

Для каждой единицы хранения необходимо вести реестр, содержащий:

• Уникальный идентификатор документа;
• Тип носителя и его физическое расположение;
• Ответственное лицо.

Практический пример расчёта

Организация «ООО «Пример»» хранит 10 000 электронных документов, каждый из которых требует 2 × 2 = 4 копий.

Что делать, если копий меньше требуемого количества?

1. Срочно провести аудит текущего состояния хранилища.
2. Создать недостающие копии и разместить их на независимых носителях.
3. Обновить реестр и задокументировать факт выполнения требований.
4. Установить график регулярных проверок, чтобы избежать повторных нарушений.

Для соответствия нормативным требованиям в архиве организации должно храниться минимум четыре физически обособленные копии каждого электронного документа: два основных и два рабочих, размещённые на разных носителях и, по возможности, в разных географических точках. Регулярный контроль, документирование и своевременная миграция данных – ключевые элементы надёжного архивного процесса.

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по организации хранения электронных документов, пожалуйста, свяжитесь с нами любым удобным способом.