Формирование дел – это процесс группировки исполненных документов в единицы хранения (дела), их описания и оформления в соответствии с требованиями законодательства и нормативных актов. Данный процесс обеспечивает сохранность, доступность и правовую силу архивных документов.

Нормативно‑правовая база

1. Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет понятие «дело», порядок его формирования, комплектования и передачи в архив.
2. Постановление Правительства РФ от № 735 «Об организации хранения, учёта и использования архивных документов» – регламентирует номенклатуру дел и правила их оформления.
3. ГОСТ Р 6;30‑97 «Унифицированные системы документации. Архивные документы» – устанавливает требования к оформлению дел, их описанию и маркировке.
4. Методические рекомендации Федерального архивного агентства (ФАА) – практические инструкции по формированию дел в государственных и муниципальных организациях.

Этапы формирования дел

Процесс формирования дел делится на несколько последовательных этапов:

• Подготовка исходных документов – проверка полноты, достоверности и соответствия оригиналов требованиям архивного хранения.
• Классификация по номенклатуре дел – определение категории (постоянное, временное, личный состав и т.д.) согласно утверждённой номенклатуре.
• Составление описания дела – заполнение реестра (журнала) с указанием названия, сроков, количества документов, ответственного лица.
• Оформление дел – маркировка, проставление подписей, печатей, оформление сопроводительных актов.
• Контроль качества – проверка правильности формирования дел службой документационного обеспечения (ДОУ) и архивом организации.
• Передача в архив – оформление акта передачи, транспортировка и внесение в реестр архивного фонда.

Требования к оформлению дел

Согласно п.3.6.1 Методических рекомендаций ФАА, оформление дел должно включать:

1. Указание полного названия дела (по номенклатуре).
2. Сроков формирования и хранения.
3. Перечня входящих документов (в одном экземпляре).
4. Подписи ответственного за формирование и за архивирование.
5. Маркировку (штрих‑коды, номера дел, отметки о проверке).
6. Сопроводительный акт передачи (подписанный обеими сторонами).

Текущее хранение и передача дел

После формирования дел они находятся в текущем хранении до момента передачи в государственный архив. Основные правила:

• Сроки текущего хранения определяются нормативными актами (обычно 3–5 лет).
• По истечении срока – подготовка акта передачи и физическая передача в архив.
• Для электронных дел – загрузка в систему «Архивное дело» и обеспечение резервного копирования.

Информационные системы автоматизации

Для упрощения процесса используют современные программные решения:

• Система «Дело» – автоматизирует учет документов, формирование реестров и контроль сроков.
• Система «Архивное дело» – обеспечивает создание электронного архива, формирование дел, их описание и передачу в ФАА.

Обе системы работают в локальной вычислительной сети организации, интегрируются с электронным документооборотом и позволяют вести мониторинг выполнения нормативных требований.

Контакты для обращений

Краткое резюме

Формирование дел в архиве РФ – это строго регламентированный процесс, основанный на Федеральном законе № 125‑ФЗ, постановлениях правительства и ГОСТ‑ах. Правильное выполнение всех этапов (от классификации до передачи в архив) гарантирует законность и сохранность документов, а использование автоматизированных систем «Дело» и «Архивное дело» повышает эффективность и снижает риск ошибок.

При возникновении вопросов рекомендуется обращаться в Федеральное архивное агентство по указанным выше контактам.