Годовой план работы муниципального архива, это основной организационный документ, определяющий направления деятельности учреждения на предстоящий год․ Он формируется на основе законодательства РФ в области архивного дела, заданий министерств культуры (архивных ведомств) субъектов Федерации и локальных нормативных актов муниципального образования․ Качественно составленный план обеспечивает системность процессов приема, учета, хранения, описи и использования документов․

Описание: структура и содержание годового плана

Согласно рекомендациям Росархива (Правила Коллегии Росархива от ) и типовым образцам, план работы архива включает следующие ключевые разделы:

• Аналитическая часть: отчет о выполнении плана за прошлый год, анализ состояния фондов, материально-технической базы и кадрового обеспечения․
• Прием документов: график приема дел от организаций-источников комплектования (график представления описей на утверждение экспертной комиссии)․
• Научно-справочная работа: составление номенклатур дел, архивных описей (путеводителей), актов о выделении документов на уничтожение (после истечения сроков хранения и экспертизы ценности)․
• Обеспечение сохранности фондов: мониторинг микроклимата, противопожарные мероприятия, дезинсекция, ремонтные работы, оцифровка документов․
• Информационно-библиотечное и сервисное обслуживание: работа в читальном зале, ответы на письменные и устные запросы, выдача справок, копий документов, работа с личным кабинетом пользователя (если внедрен)․
• Публикационная и выставочная деятельность: подготовка публикаций, виртуальных выставок, проведение Дней открытых дверей․
• Методическая работа: консультирование структурных подразделений администрации и муниципальных учреждений по вопросам делопроизводства и архивного дела․
• Кадровое обучение и повышение квалификации: план обучения сотрудников․
• Материально-техническое обеспечение: закупка архивной техники, расходных материалов, программного обеспечения․

Важно: Архив и склад — это не одно и то же․ Хранение документов — основная функция архива, с которой неразрывно связаны все остальные: учет, описание, обеспечение доступа․ План должен отражать именно архивные процессы, а не просто размещение коробок․

Нормативные сроки составления ключевых документов (в рамках плана)

План работы жестко привязан к срокам выполнения обязательных архивных процедур:

1. Номенклатура дел: утверждается ежегодно до 1 января текущего года (для действующих организаций) или в сроки, установленные архивным ведомством (д для ликвидированных/реорганизованных)․
2. Акты о выделении документов на уничтожение: составляются по итогам экспертизы ценности и сроков хранения․ Экспертиза проводится не реже одного раза в год (обычно в I–II квартале за прошлый год)․
3. Архивные описи (путеводители): сроки составления устанавливаются планом работы архива и согласовываются с вышестоящим архивным управлением/министерством․ Обычно описи сдаются на утверждение экспертной комиссии (ЭПК) в установленные графиком сроки (например, к 1 ноября текущего года для сдачи в госхранение)․
4. График приема документов: согласовывается со всеми структурными подразделениями администрации и муниципальными учреждениями-источниками комплектования в I квартале года․

Контакты для обращений (Образец заполнения для конкретного архива)

Ниже приведен шаблон контактного блока․ Для получения актуальных данных конкретного муниципального архива (например, Называевского МА Омской области или любого другого) необходимо заполнить поля актуальной информацией с официального сайта или справки архива․

Официальный сайт

Адрес: https://www․example-archive․ru (замените на реальный адрес)
На сайте обычно публикуются: план работы на текущий год, отчет о выполнении плана за прошлый год, реестры фондов, путеводители, порядок обращения за справками․

Горячая линия / Телефон доверия

Номер: 8-800-XXX-XX-XX (федеральная/региональная горячая линия Минкультуры/Архивного ведомства)
Локальная горячая линия архива: +7 (XXX) XXX-XX-XX (доб․ XXX)

Номера телефонов приемной / справочного бюро

• Приемная руководителя: +7 (XXX) XXX-XX-XX
• Справочное бюро / Читальный зал (заказ справок, консультации): +7 (XXX) XXX-XX-XX
• Отдел приема и учета документов: +7 (XXX) XXX-XX-XX
• Отдел научной обработки фондов: +7 (XXX) XXX-XX-XX

Электронный адрес (E-mail)

• Официальный адрес архива: archive@municipal․gov․ru
• Для направления запросов на справки: request@municipal․gov․ru
• Для взаимодействия с организациями-источниками (сдача дел): input@municipal․gov․ru

Личный кабинет пользователя (Электронные сервисы)

Многие современные муниципальные архивы внедряют личные кабинеты на своих сайтах или через региональные порталы госуслуг (ЕПГУ/РПГУ)․

• Функции ЛК: подача электронного запроса на справку/копию документа, отслеживание статуса исполнения запроса, оплата услуг (если платные), получение готовых документов в электронном виде (под ЭП)․
• Авторизация: через ЕСИА (Госуслуги) или упрощенную регистрацию․
• Ссылка на ЛК: обычно размещена в шапке официального сайта архива в разделе «Электронные сервисы» или «Обращения граждан»․

Личный прием граждан и График приема

Руководитель архива и руководители структурных подразделений проводят личный прием граждан для решения вопросов, не поддающихся урегулированию по телефону или в электронном виде․

График личного приема руководителя архива (примерный)

График работы читального зала / справочного бюро (для посетителей)

• Понедельник – Пятница: 09:00 – 17:00 (перерыв 13:00 – 14:00)
• Суббота, Воскресенье: Выходной (или по специальному графику в «Дни открытых дверей»)
• Санитарный день: Последняя пятница каждого месяца (архив для посетителей закрыт)․

Важно: График может меняться․ Актуальную информацию уточняйте по телефонам или на сайте за 1-2 дня до визита․

Структура архива: Основные отделы

Типовая структура муниципального архива включает:

1. Отдел приема, учета и хранения фондов (ОПУХФ): прием документов от источников комплектования, учет дел (фондовые описи), обеспечение условий хранения, выдача дел в читальный зал․
2. Отдел научной обработки и использования фондов (ОНОИФ): составление номенклатур, описей, путеводителей, проведение экспертизы ценности и сроков хранения, подготовка актов об уничтожении, справочно-информационное обслуживание пользователей․
3. Отдел информатизации и оцифровки (при наличии): сканирование документов, ведение ЭАРХИВ, поддержка сайта и личного кабинета, электронное документооборот․
4. Административно-хозяйственный сектор / Канцелярия: делопроизводство архива, кадры, бухгалтерия, охрана, техническое обслуживание здания․

Руководство архива

Структура руководства утверждается уставом учреждения․ Типовые должности:

• Директор (Руководитель) архива: несет персональную ответственность за сохранность фондов, исполнение плана работы, финансово-хозяйственную деятельность․ Утверждает план работы, номенклатуру дел, акты об уничтожении․
• Заместитель директора по фондово-учетной работе: курирует ОПУХФ, ОНОИФ, прием документов, составление описей․
• Заместитель директора по информатизации / главному архивариусу: курирует оцифровку, ЭДО, сайт, личные кабинеты․
• Главный архивариус (методист): методическое руководство архивами организаций муниципалитета, проведение проверок состояния делопроизводства․

Отзывы и оценка качества работы

Обратная связь от пользователей (граждан, юристов, геноалогов, сотрудников администрации) является важным критерием эффективности плана работы․

Каналы оставления отзывов:

• Книга отзывов и предложений: находится в приемной/читальном зале․
• Форма обратной связи на официальном сайте: раздел «Обращения граждан» / «Задать вопрос»․
• Портал «Госуслуги» (РПГУ): раздел «Оценка качества услуг» после получения справки/услуги․
• Электронная почта: на адрес руководителя или общего ящика архива․

Критерии, по которым пользователи оценивают работу архива (и которые учитываются в плане на след․ год):

• Сроки исполнения запросов (законный срок — до 30 календней, плановый цель, 10-15 дней)․
• Качество составленных справок (полнота данных, читаемость копий)․
• Удобство работы читального зала (наличие ПК, сканеров, удобные часы)․
• Доступность электронных сервисов (работоспособность ЛК, скорость ответа)․
• Компетентность и вежливость сотрудников․

Резюме: Ключевые моменты для составления и контроля плана

1. План — это закон для архива․ Он утверждается директором архива и согласовывается с учредителем (администрацией муниципального района/города) и вышестоящим архивным ведомством (Министерством культуры области/края)․
2. Связь с источниками комплектования․ График приема документов (номенклатур, описей, дел) должен быть согласован со всеми структурными подразделениями администрации и муниципальными учреждениями в I квартале․ Без этого архив не получит документы в установленные законом сроки․
3. Экспертиза — сердце архива․ План должен четко зафиксировать сроки проведения экспертизы документов (ценность/сроки хранения) и сдачи описей на утверждение ЭПК (Экспертной комиссии при Министерстве культуры/Архивном управлении)․ Пример: «График представления описей организаций-источников комплектования на утверждение ЭПК при Министерстве культуры Омской области на 2024 год»․
4. Индивидуальные планы сотрудников․ На основе утвержденного годового плана архива составляются индивидуальные планы работы каждого архивариуса (на срок и по форме, определяемым директором)․
5. Отчетность․ К концу года по плану готовится «Отчет о выполнении плана работы архива за год», который являеться основой для планирования следующего периода;

Дата актуальности информации: ; Нормативная база (ФЗ-125, Приказ Минкультуры РФ, Правила Коллегии Росархива) подлежит регулярной проверке на актуальность․

Данная статья носит справочный характер․ Образец годового плана работы архива (рекомендуемый бланк) доступен на сайте Росархива или ведомственного сайта вашего региона․ Для подготовки индивидуального документа, учитывающего специфику вашего муниципального архива, рекомендуется обратиться к квалифицированным специалистам архивного дела․