Городской медицинский архив (ГМА) – специализированное подразделение, предназначенное для сбора, учёта и длительного хранения медицинской документации․ Архив обеспечивает быстрый и удобный доступ к документам при наличии соответствующих полномочий, а также гарантирует соблюдение требований архивного законодательства РФ․

Зачем нужен медицинский архив?

• Соблюдение обязательных сроков хранения медицинских документов, установленных Минздравом России;
• Упрощение работы врачей и административного персонала за счёт централизованного доступа к картам, справкам и другим документам;
• Снижение риска потери или порчи документов благодаря профессиональному хранению;
• Поддержка электронного документооборота и возможность онлайн‑поиска․

Законодательная база

В соответствии с Федеральным законом № 99‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Приказом Минздрава России № 115н от г․ все медицинские организации обязаны вести учёт и хранить документацию в течение установленных сроков:

1. Медицинские карты – 10 лет после последнего обращения пациента;
2. Справки о состоянии здоровья – 5 лет;
3. Документы, связанные с инфекционными заболеваниями – 20 лет;
4. Исторические данные (архивные фонды) – неограниченный срок․

Как организован архив в ГМА?

Архив располагается в специально оборудованном помещении с контролируемыми климатическими условиями (температура + 18…+ 22 °C, относительная влажность 45‑55 %)․ За его функционированием следит квалифицированный архивист, прошедший обучение в соответствии с требованиями Федерального агентства по архивному делу․

Услуги Городского медицинского архива

• Приём и регистрация новых документов;
• Хранение и систематизация бумажных и электронных материалов;
• Поиск и выдача документов (в т․ч․ в электронном виде);
• Копирование и сканирование архивных материалов;
• Консультации по срокам хранения и правилам обращения с документами;
• Подготовка архивных справок и отзывов для проверяющих органов․

Электронный архив

С 2023 года в ГМА функционирует электронный архив (ЭА), который позволяет:

• Загружать сканы документов через личный кабинет;
• Выполнять поиск по ФИО, дате, типу документа;
• Получать копии в формате PDF по запросу;
• Контролировать сроки хранения автоматически․

Контактная информация

Отделы архива

• Отдел приёма и регистрации документов – оформление поступивших материалов, присвоение архивных номеров․
• Отдел хранения и консервации – контроль условий хранения, профилактика порчи;
• Отдел электронного архива – работа с цифровыми копиями, поддержка онлайн‑поиска․
• Отдел выдачи и копирования – подготовка документов по запросу․
• Отдел аналитики и отчётности – подготовка статистики, отчётов для контролирующих органов․

Руководство

Отзывы пользователей

1. Дмитрий С․ (врач‑терапевт): «Благодаря электронному архиву я получаю нужные справки в течение 5‑10 минут, без походов в кабинет архивиста․ Очень удобно!»
2. Марина К․ (администратор клиники): «Персональный приём в ГМА позволяет быстро решить вопросы с документами, а сотрудники всегда вежливы и компетентны․»
3. Алексей П․ (пациент): «Запросил копию медицинской карты через личный кабинет – получил документ в PDF уже через сутки․ Сервис на высоте!»

Как подать запрос в архив?

Для получения копий документов необходимо:

1. Войти в личный кабинет (или обратиться лично в отдел приёма)․
2. Заполнить форму запроса, указав ФИО, дату рождения, тип документа и период․
3. При необходимости приложить доверенность или иной документ, подтверждающий полномочия․
4. Ожидать подтверждения от архивиста (обычно в течение 1‑2 рабочих дней)․
5. Получить документ в выбранном формате (PDF, бумажный вариант) либо забрать в офисе․

Городской медицинский архив – надёжный партнёр для всех медицинских учреждений города․ Он обеспечивает законность хранения, быстрый доступ к документам и поддержку современных технологий электронного документооборота․ При возникновении вопросов или необходимости получения документов, вы всегда можете связаться с нами по указанным контактам․

Дата последнего обновления статьи: