Государственные архивы – это специализированные учреждения, обеспечивающие систематическое
сохранение, учет и предоставление доступа к документам, имеющим историческую, правовую и
социальную ценность. Их деятельность регулируется рядом нормативных актов, среди которых
особенно важны Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской
Федерации» и специальные правила, утверждённые Министерством юстиции РФ.

Правовая база

• Федеральный закон № 125‑ФЗ (часть 1 статья 4, пункт 2; часть 5 статья 26) – определяет
  основные понятия, задачи и принципы архивного дела.
• Постановление Минюста РФ от 31 августа 2022 г. № 119 – утверждены правила работы
  государственных архивов, которые периодически уточняются.
• Постановление Минюста РФ от 12 июля 2017 г. № 138 – внесены изменения в правила
  работы государственных архивов (уточнены требования к цифровому хранению).
• Приказ Минкультуры и информации РК от 15 марта 2013 г. № 55 – дополнения к правилам
  архивного дела в Республике Казахстан (актуально для совместных проектов).
• Федеральное архивное агентство (Росархив) – подготовило новые методические рекомендации
  (март 2026 г.) по организации электронных архивов и их защите.

Основные принципы работы архивов

1. Законность. Деятельность архива должна соответствовать действующему законодательству.
2. Неприкосновенность документов. Охрана оригиналов и их копий от повреждения, утраты и
   несанкционированного доступа.
3. Доступность. Обеспечение прав граждан и организаций на ознакомление с документами
   в порядке, установленном законом.
4. Системность. Ведение единой системы учёта и классификации архивных фондов.
5. Сохранность. Применение современных методов консервации и цифровой реставрации.
6. Прозрачность. Открытость работы архива, публикация отчётов и статистики.

Организация работы

Структура архива

• Отдел приёма и регистрации документов;
• Отдел классификации и описания фондов;
• Отдел консервации и реставрации;
• Отдел цифровизации и ИТ‑поддержки;
• Отдел обслуживания запросов и выдачи документов;
• Отдел контроля доступа и охраны.

Руководство

Во главе каждого государственного архива стоит главный архивариус (или директор),
который назначается приказом Минюста РФ. Ниже него – заместители по направлениям
«Документальное обеспечение», «Консервация», «Цифровые технологии» и др.

График работы и личный приём

Рабочие часы большинства архивов: пн‑пт, 09:00‑18:00. Приём граждан и организаций
проводится по предварительной записи. В случае экстренных запросов (судебные,
следственные) возможен приём в нерабочее время по согласованию с руководством.

Порядок доступа к документам

• Публичный доступ. Любой гражданин может ознакомиться с документами, не подпадающими
  под ограничения (секретность, персональные данные).
• Запрос в письменной форме. Требуется заполнить форму «Заявление о доступе к
  архивным документам» и предоставить её в отдел обслуживания.
• Срок рассмотрения. По закону – не более 30 дней с момента подачи заявления.
• Оплата услуг. За копирование, сканирование и доставку может взиматься плата,
  установленная тарифом архива.

Сохранение и цифровизация

Одним из приоритетных направлений современной архивной практики является цифровизация.
Она позволяет:

• Снизить риск физического износа оригиналов;
• Обеспечить быстрый поиск и удалённый доступ;
• Создать резервные копии в облачных хранилищах.

Для этого применяються стандарты ISO 14721 (OAIS) и ISO 16363 (доверие к цифровым архивам).
Все оцифрованные материалы сопровождаются метаданными, описывающими их происхождение,
правовой статус и условия доступа.

Защита конфиденциальной информации

Документы, содержащие сведения, отнесённые к государственной тайне, коммерческой
тайне или персональным данным, находятся под строгим режимом доступа. Их
использование регулируется ФЗ 152 «О персональных данных» и ФЗ 149 «О государственной
тайне». Нарушения влечёт административную и уголовную ответственность.

Отзывы и контроль качества

Государственные архивы обязаны вести реестр обращений и отзывов граждан. На основании
полученных данных формируются планы улучшения сервиса. Пример типовых отзывов:

Контакты для обращений

Соблюдая перечисленные правила, государственные архивы обеспечивают надёжное хранение
национального документального наследия и открытый доступ к нему для всех слоёв общества.
Это фундаментальная часть культурной политики государства и важный ресурс для
историков, юристов, исследователей и простых граждан.