Государственные архивы Российской Федерации составляют единую архивную сеть, обеспечивающую сохранность и доступность документов Архивного фонда Российской Федерации․ Деятельность этих учреждений строго регламентируется федеральным законодательством, в первую очередь Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред․ от ), а также подзаконными актами Федерального архивного агентства (Росархива)․

Ниже представлена подробная статья, охватывающая правовые основы, организационную структуру, контактную информацию и порядок взаимодействия с архивами для граждан и организаций․

Правовые основы и определения

Согласно статье 3 ФЗ № 125-ФЗ, под архивным делом в Российской Федерации понимается деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов․

Ключевые принципы организации деятельности:

• Единое архивное пространство: Все государственные архивы входят в единую систему, подведомственную Росархиву․
• Обязательность комплектования: Госорганы, органы МСУ и госорганизации обязаны обеспечивать отбор, подготовку и передачу документов в архивы в упорядоченном виде (ст․ 23 ФЗ № 125-ФЗ)․
• Сроки хранения: Документы хранятся в ведомствах-источниках до 50 лет со дня создания, после чего (по итогам экспертизы ценности) передаются в государственные архивы на постоянное хранение․
• Отчетность: Архивы ежегодно представляют отчетность в уполномоченный федеральный орган исполнительной власти (Росархив) в установленном порядке․

Организационная структура: Отделы и Руководство

Типовая структура государственного архива (федерального или регионального уровня) утверждается уставом конкретного учреждения, однако базовые структурные единицы, обеспечивающие выполнение функций по хранению, комплектованию, учету и использованию, как правило, включают:

Основные отделы (структурные подразделения):

1. Отдел (сектор) приема и комплектования фондов: Работа с источниками формирования, экспертиза ценности документов, приемка передач․
2. Отдел (сектор) научной обработки и учета: Опись дел, составление справочных приборов (путеводителей, описей), ведение государственных реестров фондов․
3. Отдел (сектор) хранения и обеспечения сохранности: Контроль микроклимата, дезинфекция, реставрация, переплетное дело, обеспечение пожарной безопасности․
4. Отдел (сектор) использования документов / Читальный зал: Обслуживание пользователей, выдача документов в читальный зал, оформление копий, справок, выписок․
5. Отдел информатизации и электронных ресурсов: Цифрование документов, ведение электронных баз данных, поддержка сайта и личного кабинета пользователя․
6. Методологический / Консультационный отдел: Методологическая помощь ведомствам-образователям архивов, проведение семинаров, проверки состояния делопроизводства․
7. Административно-хозяйственный отдел / Канцелярия: Документооборот архива, кадры, бухгалтерия, хозяйство․

Руководство архива:

• Директор (Начальник) архива — единоличный руководитель, несет персональную ответственность за сохранность фондов и законность деятельности․ Назначается Росархивом (для федеральных) или уполномоченным органом субъекта РФ (для региональных)․
• Заместители директора, курируют отдельные направления (фонды, использование, хранение, администрирование)․
• Главный архивист / Научный секретарь — координирует научную обработку и публикации․

Конкретные ФИО руководства и структура отделов актуальны только на официальном сайте конкретного архива (например, ГАРФ, РГАЭ, ГАСПИ или регионального госархива)․

Контакты для обращений: Официальные каналы связи

Внимание: Единого «Государственного архива РФ» как одного здания не существует․ Существует система архивов (Федеральные архивы Росархива, Архивы субъектов РФ, Муниципальные архивы)․ Ниже приведены контакты Федерального архивного агентства (Росархив) — координирующего центра, и шаблон для поиска конкретного архива․

Федеральное архивное агентство (Росархив) — Координирующий орган

• Официальный сайт: rosarchiv․gov․ru (Здесь находиться реестр всех архивов, нормативная база, федеральный архивный фонд)․
• Адрес: 101000, г․ Москва, ул․ Пироговка, д․ 17․
• Горячая линия / Телефон справочного бюро: +7 (495) -00-90-00 (единый справочный номер Росархива)․
• Электронный адрес (общий): info@rosarchiv․gov․ru
• Приемная (для письменных обращений): +7 (495) -00-90-00 (доб․ для приемной)․

Как найти контакты конкретного архива (Регионального / Федерального):

1. Перейдите на rosarchiv․gov․ru․
2. Раздел «Архивы» → «Сеть архивов» или «Реестр архивов»․
3. Выберите субъект РФ или тип архива (федеральный)․
4. В карточке архива указаны: адрес, телефоны отделов (читального зала, приема документов), e-mail, сайт, график работы;

Электронные сервисы: Личный кабинет и Онлайн-обращения

Единый портал государственных услуг (Госуслуги / ЕПГУ)

Основной способ удаленного взаимодействия — через портал gosuslugi․ru․

• Услуга: «Предоставление архивных справок, копий документов, выписок из них» (федеральный/региональный уровень)․
• Личный кабинет: После авторизации (ЕСИА) можно подать заявку, прикрепить сканы документов, оплатить госпошлину (если требуется) и получить готовый результат в электронном виде или по почте․
• Статусы: «Принято к рассмотрению», «На рассмотрении», «Готово к выдаче», «Отказ»․

Сайты конкретных архивов (Личные кабинеты читателя)

Крупные федеральные архивы (ГАРФ, РГАДА, РГВИА, РГАЭ, ГАРФ и др․) и многие региональные архивы имеют собственные сайты с модулями «Личный кабинет читателя» или «Электронный заказ»․

• Регистрация обычно требует подтверждения личности (лично в читальном зале или через Госуслуги)․
• Функции: заказ дел в читальный зал, продление сроков, заказ копий/цифровых копий, история заказов․

Личный прием граждан и График приема

Порядок личного приема граждан руководителями архивов регламентируется Приказом Росархива и локальными актами архива․

Общие правила:

• Приемная директора / начальника архива: Обычно 1-2 раза в неделю (часто среда или четверг)․ Требуется предварительная запись по телефону приемной или через сайт/Госуслуги․
• Прием заместителей директоров: По вопросам конкретных направлений (прием документов, использование, хранение) — по расписанию, публикуемому на сайте архива․
• Читальный зал: Работает в режиме, установленном уставом (обычно пн-пт или вт-сб, 09:00–17:00/18:00)․ Выходной день часто — понедельник или воскресенье;
• Прием документов от организаций-образователей: Строго по графику и по предварительной договоренности с отделом комплектования․

Порядок обращений граждан и организаций (Алгоритм действий)

Сценарий 1: Получение архивной справки / копии документа (Гражданин)

1. Определите, в каком архиве хранятся нужные документы (справка о трудовом стаже, о репрессиях, о рождении/браке/смерти до 1917/1920 г․ и т․д․)․
2. Подайте заявление через Госуслуги (рекомендуется) или лично в читальном зале / по почте․
3. Приложите документы, подтверждающие личность и родственные связи (если запрос не о себе)․
4. Оплатите госпошлину (для некоторых категорий справок — бесплатно, см․ Налоговый кодекс РФ и Постановление Правительства № 1431)․
5. Получите результат: в личном кабинете Госуслуг, на e-mail, в читальном зале или почтой (заказным письмом)․

Сценарий 2: Научная работа в читальном зале

1. Оформите читательский билет (паспорт + заявление)․ Во многих архивах, через личный кабинет на сайте․
2. Работайте с описями/путеводителями (электронными или бумажными)․
3. Закажите дела через личный кабинет или заказные листочки в зале․
4. Работайте с документами в читальном зале (фотосъемка обычно разрешена бесплатно без штатива/вспышки, уточняйте правила)․

Сценарий 3: Передача документов в архив (Организация / Ведомство)

1. Проведите экспертизу ценности документов (создайте экспертную комиссию)․
2. Составьте акты отбора/уничтожения, описи дел в 2-х экземплярах (по форме, утвержденной Росархивом)․
3. Согласуйте сроки и объем передачи с отделом комплектования архива․
4. Передайте документы под акты приема-передачи․

Отзывы и репутация: Где посмотреть и как оставить

Официального единого реестра отзывов о работе архивов не существует, однако оценку качества услуг можно оставить и просмотреть через:

• Портал Госуслуг (Госуслуги․Решение проблем / Оценка качества): После получения услуги система предложит оценить качество (скорость, вежливость, результат)․ Это основной официальный канал обратной связи для госорганов․
• Сайт конкретного архива: Разделы «Обратная связь», «Книга отзывов и предложений» (часто в электронном виде), «Независимая оценка качества»․
• Сайт Росархива: Раздел «Обращения граждан» (электронная приемная)․
• Яндекс․Карты / 2ГИС / Google Maps: Карточки организаций содержат отзывы посетителей читальных залов (удобство, режим работы, качество копий, работа персонала)․
• Профильные форумы и сообщества: Генеалогические форумы (например, rodovid․org, vgd․ru, форумы по истории родов) — там делятся опытом работы в конкретных фондах и архивах․

Типовые темы отзывов (на что обращают внимание):

• Скорость готовности справок (сроки по закону — до 30 дней, на практике часто быстрее)․
• Качество цифровых копий (разрешение, цветопередача, наличие водяных знаков)․
• Удобство личного кабинета и электронного заказа․
• Компетентность консультантов в читальном зале (помощь в поиске фондов)․
• Условия в читальном зале (кондиционеры, розетки для ноутбуков, режим тишины)․

Справочная информация: Ключевые нормативные акты

Для глубокого понимания организации деятельности рекомендуется обращаться к первоисточникам:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Базовый закон)․
• Постановление Правительства РФ от № 1278 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах․․․» (Основной регламент работы архива)․
• Приказы Росархива (методологические рекомендации, формы описей, правила приема граждан, требования к оформлению дел)․
• Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (доступ к информации, защита ПДн в архивах)․

Резюме

Организация деятельности государственного архива РФ — это многоуровневая система, построенная на строгом законодательном фундаменте (ФЗ № 125-ФЗ)․ Ключевыми элементами являются:

• Централизованное управление через Росархив․
• Четкое разграничение функций между отделами (комплектование, хранение, учет, использование)․
• Обязательный перевод услуг в электронный формат (Госуслуги, личные кабинеты архивов)․
• Открытость для граждан через читальные залы и регламентированный личный прием руководства․

Для решения конкретного вопроса (поиск документа, сдача фондов, получение справки) всегда начинайте с официального сайта Росархива (rosarchiv․gov․ru) или портала Госуслуг, чтобы определить компетентный архив и актуальные контакты/график работы․

Статья подготовлена на основе открытых нормативных правовых актов (ФЗ № 125-ФЗ, Постановления Правительства, Приказы Росархива) и информации с официального сайта Федерального архивного агентства по состоянию на 2026 год․ Контактные данные и графики приема подлежат обязательной проверке на официальных ресурсах перед визитом или отправкой обращения․