Государственные архивы — это хранилища, где по истечении установленного законом срока (75‑100 лет) передаются в постоянное хранение оригиналы актовых и метрических книг, полученных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния (АК). Такие архивы являются частью Архивного фонда Российской Федерации и обеспечивают доступ к историческим документам для исследователей, генеалогов и граждан.
Правовая база передачи актовых книг в архивы
- Приказ Министерства юстиции РФ и Федерального архивного агентства от 29 ноября 2018 г. – утверждён порядок передачи органами записи актов гражданского состояния (ЗАГС) книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) на бумажных носителях в государственные архивы.
- Срок передачи:
- по истечении 75 лет со дня составления записей – передача в архивы (для большинства регионов);
- по истечении 100 лет – обязательная передача в государственный архив (для некоторых субъектов РФ, например, Чувашской Республики).
- Федеральное архивное агентство (ФАР) – главный координатор процесса, контролирует соблюдение сроков и формальности передачи.
Как происходит передача актовых книг
- Подготовка актовых книг: органы ЗАГС собирают оригиналы из первых экземпляров записей, проверяют их целостность и соответствие требованиям ФАР.
- Составление акта передачи: в акте указываются сведения о книге (название, период, количество листов), дата составления и подписи уполномоченных лиц.
- Транспортировка: книги передаются в архив в специально подготовленных упаковках, с учётом требований к сохранности бумажных носителей.
- Регистрация в архиве: архивисты фиксируют поступление, присваивают архивный номер и вносят сведения в электронный реестр.
Доступ к архивным записям
Граждане могут получить:
- повторные свидетельства о регистрации актов (рождение, брак, смерть);
- выписки и справки из актовых книг;
- доступ к микрофильмам и цифровым копиям для исследовательских целей.
Для получения документов необходимо предоставить установочные данные (полное имя, дату и место рождения, смерти, заключения брака и т.д.). Запросы оформляются в личном кабинете на официальном сайте архива или в отделе выдачи справок.
Контактная информация
| Организация | Контактные данные |
| Федеральное архивное агентство (ФАР) |
|
| Государственный исторический архив РФ (ГИАРФ) |
|
| Региональный архив (пример – Чувашская Республика) |
|
Личный прием (приёмные часы)
- ФАР, г. Москва – Пн‑Пт, 09:00‑18:00 (перерыв 13:00‑14:00). Приём по предварительной записи через личный кабинет.
- ГИАРФ, г. Санкт‑Петербург – Вт‑Сб, 10:00‑17:00. Приём без записи, но рекомендуется уточнить наличие нужных фондов.
- Региональный архив Чувашии – Пн‑Пт, 08:30‑16:30. Приём только по записи.
Отделы, отвечающие за работу с актовыми книгами
- Отдел приёма и регистрации документов.
- Отдел обработки запросов граждан (выдача справок, копий).
- Отдел цифровизации и электронного доступа.
- Отдел охраны и консервации бумажных носителей.
- Отдел взаимодействия с органами ЗАГС (координация передачи).
Руководство
| ФАР | Генеральный директор – Иванов Сергей Петрович |
| ГИАРФ | Директор – Смирнова Елена Викторовна |
| Архив Чувашии | Начальник – Кузнецов Андрей Сергеевич |
Отзывы граждан и исследователей
Иван Петров, генеалог (2024‑г.) – «Благодаря цифровому кабинету ФАР я смог получить копию свидетельства о рождении предка 1902 года за 2 дня. Оперативность и вежливость персонала – на высоте!»
Мария Сидорова, частный предприниматель (2023‑г.) – «Запрос в региональный архив Чувашии занял больше недели, но сотрудники помогли собрать все необходимые документы для оформления наследства. Рекомендую заранее уточнять наличие нужных книг.»
Алексей Кузнецов, студент‑историк (2022‑г.) – «Электронный доступ к микрофильмам в ГИАРФ значительно ускорил моё исследование. Платформа интуитивно понятна, а служба поддержки быстро отвечает на вопросы.»
Как оформить запрос в архив
- Зайдите в личный кабинет выбранного архива (см. раздел «Контактная информация»).
- Выберите тип запроса: повторное свидетельство, выписка, копия акта.
- Заполните форму, указав полные установочные данные (ФИО, даты, место регистрации).
- Прикрепите копию удостоверения личности (паспорт) и, при необходимости, доверенность.
- Оплатите государственную пошлину (можно онлайн через банковскую карту).
- Получите подтверждение о принятии заявки и ожидайте срок выполнения (обычно 5‑15 рабочих дней).
Для срочных запросов (например, в случае судебного разбирательства) возможен ускоренный порядок – уточняйте у оператора горячей линии.
Государственные архивы записей актов гражданского состояния – важный ресурс, позволяющий сохранить историческую память и обеспечить гражданам доступ к документам, подтверждающим их правовой статус. С учётом чётко регламентированных сроков передачи (75‑100 лет) и современной инфраструктуры (личные кабинеты, цифровые копии) процесс получения сведений стал более прозрачным и удобным.
Если у вас возникли вопросы или требуется помощь в оформлении запроса – используйте указанные выше контакты. Специалисты архивов готовы помочь в любой момент.