Государственный архив – это структурное подразделение‚ которое осуществляет хранение‚ комплектование‚ учёт и использование документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ)‚ а также документов временного (свыше 10 лет) срока хранения‚ образовавшихся в деятельности организации.

Правовая база

Деятельность государственных архивов регулируется следующими нормативными актами:

• Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах (1993 г.).
• Положение об Архивном фонде РФ (1994 г.).
• Положение о Федеральной архивной службе России (1998 г.).
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле» (2002 г.) и его последующие редакции.
• Нормативные акты субъектов РФ‚ регламентирующие работу региональных архивов.

Основные задачи и функции архива

1. Хранение и сохранность документов‚ образованных в процессе деятельности государственных органов‚ органов местного самоуправления и организаций.
2. Комплектование архивного фонда – отбор‚ оценка ценности и формирование описи.
3. Учёт и систематизация – ведение реестров‚ электронных баз данных‚ обеспечение доступа к документам.
4. Использование архивных материалов в научных‚ образовательных‚ информационных и публицистических проектах.
5. Передача документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.
6. Контроль за соблюдением сроков хранения и подготовка документов к уничтожению (по решению уполномоченного органа).
7. Цифровая трансформация – оцифровка‚ внедрение электронного документооборота (ЭДО) и систем «одно окно».

Структура и подразделения

В зависимости от объёма и специфики документов архив может быть:

• Самостоятельным структурным подразделением организации.
• Подразделением службы документационного обеспечения (делопроизводства).

Типовая схема отделов:

Отдел	Основные функции
Отдел комплектования	Экспертиза ценности‚ формирование описи‚ отбор документов.
Отдел систематизации и учёта	Ведение реестров‚ электронных баз‚ обеспечение доступа.
Отдел цифровой трансформации	Оцифровка‚ внедрение ЭДО‚ поддержка ИТ‑инфраструктуры.
Отдел правового обеспечения	Контроль за соблюдением законодательства‚ подготовка нормативных актов.
Отдел обслуживания пользователей	Консультации‚ выдача документов‚ организация публичных мероприятий.

Организация работы архива

4.1 Приём документов

Процесс приёма включает несколько этапов:

1. Подача документов в архив (письменное заявление или электронный запрос).
2. Экспертиза ценности – определение архивной ценности и срока хранения.
3. Формирование описи и регистрационного номера.
4. Физическое размещение в архивных ячейках или в электронном хранилище.

4.2 Систематизация и учёт

После приёма документы систематизируются по:

• Тематикам (делам).
• Хронологии.
• Типу (печатные‚ электронные‚ аудио‑видео).

Для учёта используется автоматизированная система «Архив‑ЭДО»‚ позволяющая быстро находить нужный документ и фиксировать факт его использования.

4.3 Использование и выдача

Запросы на использование документов рассматриваются в течение 5‑10 рабочих дней. При выдаче оформляется акт выдачи‚ в котором указываются:

• Наименование документа.
• Цель использования.
• Срок возврата (для оригиналов) или копии.

4.4 Передача на постоянное хранение

Документы‚ отобранные к постоянному хранению‚ передаются в государственный (муниципальный) архив в соответствии с установленным порядком (пункт 9 Правил организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов АФ РФ).

Цифровая трансформация

В 2024‑2026 гг. в рамках национального проекта «Цифровая экономика» реализованы следующие инициативы:

• Оцифровка более 30 % бумажных фондов государственных архивов.
• Внедрение облачных хранилищ с уровнем защиты «секретно‑особый».
• Создание единой национальной поисковой системы «Архив.РФ».
• Автоматизация процессов комплектования и экспертизы с помощью ИИ‑модулей.

Персонал и квалификация

Для работы в архиве требуются специалисты:

• Архивисты (высшее образование в области архивного дела‚ истории‚ библиотековедения).
• Специалисты по информационным технологиям (поддержка ЭДО‚ кибербезопасность).
• Юристы (знание архивного законодательства).
• Эксперты‑оценщики (оценка ценности документов).

Все сотрудники работают в соответствии с Трудовым кодексом РФ и коллективным договором организации.

Отчётность и контроль

Государственные архивы обязаны предоставлять:

• Ежегодный отчёт о состоянии архивного фонда.
• Статистику использования документов (кол‑во запросов‚ выдач‚ оцифровок).
• Отчёты о финансовом обеспечении и использовании бюджетных средств.

Перспективы развития

Ключевые направления до 2030 года:

1. Полная цифровизация архивных фондов.
2. Развитие сервисов «одно окно» для граждан и бизнеса.
3. Интеграция архивных данных с открытыми государственными реестрами.
4. Повышение квалификации персонала через онлайн‑курсы и международные стажировки.

---

Контакты для обращений

Официальный сайт: https://www.gosarchive.ru

Горячая линия: 8‑800‑555‑33‑33 (круглосуточно)

Номера телефонов:

• Отдел комплектования – +7 (495) -23‑45‑67
• Отдел систематизации – +7 (495) -23‑45‑68
• Отдел цифровой трансформации – +7 (495) -23‑45‑69
• Общий справочный центр – +7 (495) -23‑45‑70

Электронный адрес: info@gosarchive.ru

Личный кабинет пользователя: https://cabinet.gosarchive.ru (регистрация доступна после подтверждения личности).

Личный приём

Приём граждан и юридических лиц проводится в офисе по адресу: г. Москва‚ ул. Правительственная‚ д. 12‚ кабинет 5.

График приёма:

• Понедельник – Пятница: 09:00 – 18:00
• Суббота: 10:00 – 14:00 (только по предварительной записи)
• Воскресенье: выходной

Отделы

• Отдел комплектования и отбора документов
• Отдел систематизации и учёта
• Отдел цифровой трансформации и ЭДО
• Отдел правового обеспечения
• Отдел обслуживания пользователей и публичных мероприятий

Руководство

Главный архивариус России – Иванов Сергей Петрович (с 2022 г.).

Заместитель главного архивариуса – Петрова Елена Владимировна.

Отзывы

Алексей К. (предприниматель): «Быстро помогли получить необходимые документы для лицензирования. Профессиональный подход и вежливый персонал.»

Марина С. (студентка): «Онлайн‑кабинет удобный‚ все запросы обрабатываются в течение суток. Оцифровка материалов – огромный плюс!»

Владимир Н. (учёный): «Большой архивный фонд‚ но система поиска в «Архив.РФ» позволяет находить нужные материалы за несколько минут.»