Государственный архив – это специализированное государственное учреждение, входящее в систему Федеральной архивной службы России. Он осуществляет постоянное (вечное) хранение, учет, сохранность и использование государственных архивных фондов. В статье рассматривается, как формируется вид службы в государственных архивах, какие нормативные акты регулируют их работу, а также предоставлена вся необходимая контактная информация для обращения граждан и организаций.
Правовая база
Основные нормативные документы, регламентирующие деятельность государственных архивов:
- Приказ Росархива от № 77 – порядок разработки номенклатуры дел структурных подразделений.
- Статья 5 Федерального закона «О государственной гражданской службе» – определение функций и полномочий государственных служащих.
- Устав Государственного архива Российской Федерации (ГАРФ) – положения о повышении квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.
- Основные правила работы государственных архивов (редакция от ) – общие требования к учёту, сохранности и использованию архивных документов.
Основные задачи и функции архива
- Приём, учёт и хранение электронных и бумажных документов (ЭД) в соответствии с законодательством.
- Отбор, классификация и подготовка документов к передаче на государственное хранение.
- Обеспечение доступа к архивным материалам для исследователей, органов власти и граждан.
- Организация и проведение мероприятий по повышению квалификации работников архивных учреждений и служб делопроизводства.
- Контроль и надзор за соблюдением нормативных актов в сфере архивного дела.
Вид службы в государственном архиве
В зависимости от структуры организации, архив может быть оформлен как:
- Отдельное структурное подразделение – самостоятельный архив, подчинённый непосредственно руководителю организации.
- Подразделение в составе службы делопроизводства – архив работает как часть более крупной службы, отвечающей за документооборот.
Выбор вида службы определяется внутренними регламентами организации‑источника и требованиями к учёту документов. При этом проект номенклатуры дел готовится и подписывается руководителем службы делопроизводства и визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив).
Структура архива (отделы)
| Отдел приёма и регистрации | Осуществляет приём новых документов, их первичную классификацию и регистрацию в системе. |
| Отдел учёта и хранения | Ведёт учёт архивных фондов, обеспечивает их физическую и электронную сохранность. |
| Отдел использования и доступа | Обрабатывает запросы пользователей, выдаёт материалы, организует публичные выставки. |
| Отдел цифровизации | Проводит сканирование, оцифровку и интеграцию электронных документов в архивную информационную систему. |
| Отдел повышения квалификации | Организует обучение и аттестацию сотрудников архива и служб делопроизводства. |
Руководство архива
- Директор архива – главный исполнительный орган, отвечает за стратегическое развитие и соблюдение нормативных требований.
- Заместитель директора по учёту и хранению – контролирует процесс учёта, сохранности и передачи документов.
- Главный архивариус – отвечает за методологию работы с документами, их классификацию и подготовку к использованию.
Личный приём (личный кабинет)
Для удобства взаимодействия с гражданами и организациями архив предоставляет личный кабинет на официальном сайте. Через него можно:
- Подать заявку на доступ к документам.
- Отследить статус рассмотрения запроса.
- Получить электронные копии документов.
- Записаться на личный приём к специалисту архива.
График личного приёма
Понедельник – Пятница: 09:00 – 18:00 (перерыв 13:00 – 14:00).
Суббота и воскресенье – выходные.
Контактная информация
| Официальный сайт: | https://www.gaarf.ru |
| Горячая линия: | +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно) |
| Телефон (офис): | +7 (495) -23‑45‑68 (рабочие часы) |
| Электронный адрес: | info@gaarf.ru |
| Личный кабинет: | https://www.gaarf.ru/personal |
| Адрес: | 125009, г. Москва, ул. Тверская, д. 7, корпус 2 |
Как записаться на личный приём
- Зайдите в личный кабинет и авторизуйтесь.
- Выберите раздел «Запись на приём».
- Укажите желаемую дату, время и цель обращения.
- Подтвердите запись – вам придёт подтверждающее письмо на e‑mail.
Отзывы граждан и организаций
Иван Петров, исследователь истории:
«Сотрудники архива продемонстрировали высокий уровень профессионализма. Запрос был обработан в течение 3 дней, а предоставленные материалы полностью соответствовали заявленным требованиям.»
ООО «ТехноСервис», юридический отдел:
«Благодарим за оперативную цифровизацию договоров. Электронные копии получены в удобном формате, а система личного кабинета позволяет отслеживать статус запроса в реальном времени.»
Мария Сидорова, студентка МГИМО:
«В архиве мне помогли подготовить курсовую работу по теме «Архивное дело в России». Консультация была подробной, а доступ к редким документам – бесценным.»
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Какие документы можно передать в государственный архив? – любые документы, относящиеся к государственной, муниципальной или иной публичной сфере, а также документы частных организаций, переданные на основании договора о хранении.
- Сколько времени занимает процесс регистрации документа? – в среднем 1–3 рабочих дня, в зависимости от объёма и сложности материалов;
- Можно ли получить копию документа в электронном виде? – да, после согласования запроса архив предоставляет скан-копию в формате PDF или TIFF.
- Какие требования к сотрудникам архива? – наличие высшего образования в области архивоведения, прохождение инструктажа и, при необходимости, стажировки в государственном архиве.
Если у вас возникли дополнительные вопросы, пожалуйста, используйте указанные выше контакты. Мы всегда готовы помочь вам в работе с архивными материалами!