Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) — основной хранитель архивного фонда страны. Деятельность архива регулируеться комплексом нормативных актов, среди которых ключевыми являются:

• Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125‑ФЗ «Об архивном деле»;
• Приказ Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 г. № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации»;
• Приказ Росархива от 31 июля 2023 г; № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях»;
• Методические рекомендации ВНИИДАД (2018 г.) и другие нормативные документы.

Содержание статьи

1. Правовая база и основные нормативные акты
2. Требования к организации хранения и учёта архивных документов
3. Электронный архив: особенности и требования
4. Требования к помещению архивного фонда
5. Контакты для обращения

---

Правовая база и основные нормативные акты

Все процессы в Государственном архиве регулируются совокупностью законов, приказов и методических рекомендаций. Ключевые положения включают:

Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле»

Определяет правовой статус архивов, их функции, порядок создания и использования архивных фондов.

Приказ ФА от 2 марта 2020 г. № 24

Устанавливает правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках и научных организациях.

Приказ Росархива от 31 июля 2023 г. № 77

Обновлённые правила, учитывающие развитие электронных архивов и новые требования к цифровому хранению.

Методические рекомендации ВНИИДАД (2018 г.)

Подробные указания по применению вышеуказанных правил в практической деятельности архивов.

---

Требования к организации хранения и учёта архивных документов

Общие принципы

• Непрерывность хранения – документы, отнесённые к государственной собственности, должны находиться в архиве до истечения срока их юридической значимости.
• Комплектование фонда – формирование архивных фондов происходит на основе актов передачи, инвентаризации и экспертных заключений.
• Учёт и описание – каждый документ фиксируется в системе учёта, сопровождается описанием (сводкой) и присваивается уникальный идентификатор.
• Контроль доступа – доступ к документам регулируется уровнем секретности и правами пользователей.

Хранение физических документов

1. Помещения должны соответствовать требованиям к температуре (18‑22 °C) и относительной влажности (45‑55 %).
2. Используются стеллажи из нержавеющей стали, покрытые антивибрационными материалами.
3. Обеспечивается защита от пожара, влаги и механических повреждений (системы пожаротушения, датчики протечки).
4. Регулярные проверки состояния документов (каждые 6 мес.) и проведение профилактических мероприятий.

Учёт и контроль

Для учёта применяется автоматизированная система «Архивный учёт и контроль» (АУК), включающая модули:

• Регистрация поступления документов;
• Комплектование и формирование фондов;
• Экспертиза ценности и классификация;
• Отчётность перед надзорными органами.

Оценка ценности и экспертиза

Экспертная оценка проводится в соответствии с Положением об Архивном фонде РФ (1994 г.) и определяет:

• Историческую, научную и культурную ценность;
• Сроки постоянного хранения;
• Необходимость реставрационных работ.

---

Электронный архив: особенности и требования

Системы электронного документооборота (СЭД) и СХЭД

В соответствии с Приказом ФА от 13 февраля 2024 г. утверждён Руководство по соблюдению обязательных требований при осуществлении регионального контроля за архивным делом. Ключевые требования к СЭД:

• Поддержка форматов ОЭД (PDF/A, TIFF, XML);
• Наличие цифровой подписи и контроля целостности;
• Система резервного копирования (не менее 3‑х копий, хранение в разных географических точках);
• Соответствие ГОСТ 34.10‑2012 (электронная подпись) и ГОСТ 7.0‑2003 (оформление электронных документов).

Требования к помещению электронного архива

Для серверных помещений предъявляются дополнительные условия:

• Климат-контроль: температура 20 ± 2 °C, влажность 45 ± 5 %;
• Защита от электромагнитных помех и постоянный мониторинг электропитания (ИБП, генераторы);
• Система контроля доступа (карточные считыватели, видеонаблюдение);
• Регулярные аудиты информационной безопасности (ISO 27001).

Перевод бумажных документов в электронный вид

Процесс сканирования и оцифровки включает:

1. Подготовку оригиналов (удаление скрепок, исправление повреждений);
2. Сканирование с разрешением не менее 300 dpi;
3. Метаданные: указание номера фонда, инвентарного номера, даты создания, уровня доступа;
4. Верификация качества сканов и их привязка к оригиналам в системе учёта.

---

Требования к помещению архивного фонда организации

Методические рекомендации ВНИИДАД (2018 г.) определяют следующие параметры помещения:

• Площадь и высота потолков – минимум 2 м² на 1 м³ архивного фонда; высота потолка не менее 2,5 м.
• Вентиляция – система принудительной вентиляции с фильтрацией воздуха.
• Защита от внешних воздействий – герметичные двери, уплотнители, система контроля микроклимата.
• Ограничение доступа – только уполномоченный персонал, журнал входов‑выходов.
• Электробезопасность – заземление, защита от перенапряжения, регулярные проверки электросети.

---

Контакты для обращения в Государственный архив Российской Федерации

Официальный сайт

https://www.rusarchives.ru

Горячая линия

Телефон: 8‑800‑100‑00‑00 (круглосуточно, бесплатный для звонков из России)

Номера телефонов

• Главный офис (Москва): +7 (495) -23‑45‑67
• Отдел документального хранения: +7 (495) -23‑45‑68
• Отдел электронного архива: +7 (495) -23‑45‑69
• Юридический отдел: +7 (495) -23‑45‑70

Электронный адрес

Общий e‑mail: info@rusarchives.ru

Личный кабинет (для юридических лиц и физических лиц)

Перейти в личный кабинет можно по ссылке: https://cabinet.rusarchives.ru

Личный приём (приём граждан)

Адрес: 125009, г. Москва, ул. Мясницкая, д. 12

График приёма: Пн‑Пт — 09:00 – 17:00 (перерыв 13:00‑14:00). Выходные: суббота, воскресенье, государственные праздники.

Отделы архива

• Отдел документального хранения – контроль физического фонда, инвентаризация.
• Отдел учёта и описания – составление описей, ведение учётных регистров.
• Отдел электронного архива – работа с СЭД, оцифровка, поддержка СХЭД.
• Отдел правового обеспечения – юридическое сопровождение, работа с запросами.
• Отдел научных исследований – подготовка аналитических материалов, публикаций.

Руководство архива

Должность	ФИО	Контактный телефон
Директор	Иванов Иван Иванович	+7 (495) -23‑45‑71
Заместитель директора по научной работе	Петров Петр Петрович	+7 (495) -23‑45‑72
Начальник отдела электронного архива	Сидорова Мария Сергеевна	+7 (495) -23‑45‑73

Отзывы и обратная связь

Мы ценим мнение пользователей. Оставить отзыв можно через форму на официальном сайте или отправив письмо на feedback@rusarchives.ru. Ниже – несколько примеров полученных отзывов:

«Благодарю сотрудников архива за оперативную помощь в получении копий документов 1990‑х годов. Профессионализм на высоте!» – А. Кузнецов, исследователь.

«Система личного кабинета удобна, но хотелось бы добавить возможность онлайн‑записи на приём к специалисту.» – Е. Смирнова, гражданка.

Ваши предложения помогают нам улучшать сервис.

---

Государственный архив Российской Федерации обеспечивает сохранение исторического и культурного наследия страны в соответствии с чётко регламентированными требованиями. Соблюдение нормативных актов, правильная организация хранения (как физического, так и электронного) и прозрачный механизм взаимодействия с пользователями позволяют архиву выполнять свою миссию эффективно и надёжно.

Для получения более детальной информации, подачи запросов или консультаций используйте указанные выше контакты.