Государственный контракт‑архив – это специализированный фонд, где хранятся все договоры, заключённые в рамках государственных закупок, а также сопутствующая документация (акты приёмки, платёжные документы, техническую документацию и др.). Архив обеспечивает юридическую сохранность, контроль сроков хранения и доступность информации для проверяющих органов, заказчиков и поставщиков.
Законодательная база
- Федеральный закон №44‑ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».
- Федеральный закон №223‑ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».
- Приказ Минэкономразвития России от № 123‑р «Об организации и ведении государственного контракта‑архива».
Что хранится в архиве?
- Тексты государственных контрактов (бумажные и электронные версии).
- Акты приёмки‑передачи товаров, работ, услуг.
- Платёжные документы (счета‑фактуры, акты выполненных работ, расчётные листы).
- Техническая и проектная документация, сопровождающая поставку.
- Корреспонденция, связанная с исполнением контракта (письма, запросы, ответы).
- Отчёты о проверках и заключения аудиторских органов.
Сроки хранения
| Тип документа | Срок хранения | Форма |
|---|---|---|
| Контракт и сопроводительные документы | 10 лет после окончания исполнения | Электронная/бумажная |
| Акты приёмки‑передачи | 5 лет | Электронная/бумажная |
| Платёжные документы | 5 лет (по Налоговому кодексу) | Электронная/бумажная |
| Техническая документация | 10 лет | Электронная |
Как передать документы в архив?
Процедура передачи делится на три основных этапа:
- Подготовка пакета документов – формирование полного комплекта согласно пункту 5.1 приказа № 123‑р. В пакет входят оригиналы (или сканы) контракта, акты, платёжные документы и сопроводительное письмо.
- Электронная загрузка – через личный кабинет (раздел «Передача в архив») загружаются файлы в формате PDF/A. Система автоматически присваивает уникальный номер архивного дела.
- Физическая передача (для бумажных документов) – отправка оригиналов в отдел «Приём‑передача» по адресу: 127018, г. Москва, ул. Тверская, д. 7, корпус 2. Приём осуществляется по расписанию (см. ниже).
Доступ к архивным материалам
Запросы к архиву могут подавать:
- Государственные органы контроля (ФАС, Счетная палата).
- Заказчики и поставщики (в рамках их прав доступа).
- Граждане (по принципу «открытых данных», если информация не относится к категории конфиденциальной).
Для получения доступа необходимо оформить запрос в личном кабинете или направить письменный запрос в отдел «Выдача документов».
Контактная информация
| Общие сведения | |
|---|---|
| Официальный сайт | https://archive.goszakup.gov.ru |
| Горячая линия | 8‑800‑555‑33‑33 (круглосуточно) |
| Телефон (офис) | +7 (495) -23‑45‑67 |
| Электронный адрес | info@goszakup.gov.ru |
| Личный кабинет | https://archive.goszakup.gov;ru/login |
Личный приём (офисный)
Приём документов и консультаций осуществляется в офисе по адресу:
127018, г. Москва, ул. Тверская, д. 7, корпус 2, офис 5
| День недели | Время приёма |
|---|---|
| Понедельник – Пятница | 09:00 – 17:00 (перерыв 13:00‑14:00) |
| Суббота | 10:00 – 14:00 |
| Воскресенье | Выходной |
Отделы архива
- Отдел приёма‑передачи документов – отвечает за регистрацию и первичную проверку пакетов.
- Отдел электронного хранения (ЭХХ) – обеспечивает сохранность и резервное копирование электронных файлов.
- Отдел выдачи и контроля доступа – обрабатывает запросы на просмотр/выдачу материалов.
- Юридический отдел – консультирует по правовым вопросам архивирования.
- Отдел аналитики и отчётности – формирует статистику по использованию архива.
Руководство
Главный архиватор Государственного контракта‑архива – Иванов Сергей Петрович, заместитель министра экономического развития РФ.
- Телефон руководителя: +7 (495) -23‑45‑68 (приём звонков в рабочие часы).
- Электронная почта: ivanov.sp@goszakup.gov.ru
Отзывы и предложения
Мы ценим обратную связь от пользователей. Оставить отзыв можно несколькими способами:
- Через форму «Обратная связь» в личном кабинете.
- По электронной почте feedback@goszakup.gov.ru.
- По телефону горячей линии – при звонке выберите пункт «Отзыв о работе архива».
Примеры типовых отзывов
- Положительный: «Сервис электронного архива работает быстро, загрузка документов заняла 3 минуты, поддержка помогла решить проблему с форматом PDF/A».
- Конструктивный: «Не хватает возможности отслеживать статус проверки документов в реальном времени. Предлагаю добавить статус «На проверке», «Одобрено», «Отклонено» в личный кабинет».
- Негативный: «При личном приёме в офисе пришлось ждать более часа, несмотря на запись онлайн. Требуется улучшить систему записи».
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Какой формат файлов принимается в электронный архив?
- Только PDF/A‑1b, размер файла не более 50 МБ. При необходимости можно загрузить несколько файлов в архивный пакет.
- Можно ли получить копию контракта из архива, если я не являюсь стороной договора?
- Да, но только в случае, если документ относится к открытым данным. Для конфиденциальных материалов требуется официальное разрешение уполномоченного органа.
- Сколько времени занимает проверка загруженных документов?
- Обычно 3‑5 рабочих дней; При наличии замечаний вам будет направлено уведомление с указанием недостающих или некорректных сведений.
Если у вас возникли дополнительные вопросы, звоните по горячей линии 8‑800‑555‑33‑33 или пишите на info@goszakup.gov.ru. Мы готовы помочь вам оформить и сохранить ваш государственный контракт в соответствии с действующим законодательством.