Государственный паспорт архива – это нормативный документ, который фиксирует сведения о структуре, содержании и состоянии архивных фондов организации‑источника․ Паспорт обязателен к составлению всеми организациями, имеющими архивную документацию, и подаётся в государственный архив в двух экземплярах (один – в архив, второй – в делопроизводство организации)․
Содержание статьи
- Правовая база и нормативные акты
- Назначение и задачи паспорта
- Структура и основные разделы
- Пошаговая инструкция по заполнению
- Пример заполнения
- Порядок сдачи и учёта
- Контакты для обращений
- Отзывы пользователей
Правовая база и нормативные акты
- Регламент государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации (Минюст России, 8 июля 1997 г․) – основной документ, определяющий форму и порядок составления паспорта․
- Приказ Росархива от № 11 «Об утверждении формы паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию» (Приложение 4 к Регламенту)․
- Федеральный закон «Об архивном деле» от № 125‑ФЗ․
- Методические рекомендации Федерального архивного агентства (ФАР) -024‑2026 гг․ по электронному учёту архивных фондов․
Назначение и задачи паспорта
Паспорт архива служит:
- Документом, подтверждающим наличие и состояние архивных фондов в организации‑источнике․
- Основанием для комплектования государственного архива (передача оригиналов и копий)․
- Средством контроля за соблюдением сроков хранения и уничтожения документов․
- Инструментом для планирования реставрационных и консервационных работ․
Структура и основные разделы
Согласно Приложению 4 к Приказу Росархива, паспорт состоит из следующих разделов:
- Общие сведения об организации‑источнике
- Наименование, ИНН, ОГРН
- Адрес, телефон, электронная почта
- Руководитель и ответственный за архивную работу
- Сведения о фондах
- Номер фонда, название, период охвата
- Объём (кол‑во дел, листов, единиц измерения)
- Тип документов (управленческие, бухгалтерские, кадровые и т;п․)
- Состояние фондов
- Уровень сохранности (отличное, удовлетворительное, требующее реставрации)
- Наличие повреждений, дефектов
- Меры по их устранению
- Учет и комплектование
- Дата последнего пересчёта
- Кол‑во переданных в государственный архив экземпляров
- Кол‑во оставшихся в организации
- Плановые мероприятия
- Сроки проведения инвентаризации
- План реставрации и консервации
- Подписи и печати
- Подпись руководителя организации
- Подпись ответственного за архивную работу
- Печать организации
Пошаговая инструкция по заполнению
Ниже представлена последовательность действий, которую следует выполнить сотруднику, ответственному за архивную документацию․
- Подготовка исходных данных
- Соберите сведения о всех управленческих документах, находящихся в организации․
- Получите актуальные описи фондов (ЭПМК, локальные реестры)․
- Заполнение раздела «Общие сведения»
- Внесите реквизиты организации, руководителя и контактные данные․
- Заполнение раздела «Сведения о фондах»
- Для каждого фонда укажите номер, название, годы охвата, объём (дела, листы, файлов)․
- Укажите тип документов (управленческие, финансовые, кадровые и т․д․)․
- Оценка состояния фондов
- Проведите визуальный осмотр, зафиксируйте дефекты․
- Отметьте необходимость реставрационных работ․
- Учет и комплектование
- Сравните фактическое количество документов с данными описи․
- Определите, какие экземпляры передаются в государственный архив, а какие остаются в организации․
- Плановые мероприятия
- Составьте график предстоящих инвентаризаций (обычно раз в 3‑5 лет)․
- Укажите сроки и ответственных за реставрацию․
- Подпись и заверение
- Подпишите документ руководитель и ответственный за архивную работу․
- Поставьте печать организации․
- Сдача в архив
- Подготовьте два экземпляра: один – в государственный архив, второй – в делопроизводство․
- Отправьте оригиналы в архив в соответствии с установленными сроками (не позднее 31 декабря отчетного года)․
Пример заполнения паспорта (2026 г․)
| Раздел 1․ Общие сведения | |
|---|---|
| Наименование организации | ООО «ТехноИнвест» |
| ИНН / ОГРН | 7701234567 / 1177746001234 |
| Адрес | 127018, г․ Москва, ул․ Тверская, д․ 12 |
| Руководитель | Иванов И․И․ |
| Ответственный за архив | Петров П․П․ |
| Раздел 2․ Сведения о фондах | |
| Номер фонда | Ф-01 |
| Название фонда | Управленческая документация 1990‑2025 гг․ |
| Объём | 120 дел, 45 000 листов |
| Тип документов | Приказы, протоколы, отчёты, договоры |
| Раздел 3․ Состояние фондов | |
| Уровень сохранности | Удовлетворительный (10 % листов с пятнами) |
| Необходимые мероприятия | Реставрация 12 дел (в 2027 г․) |
| Раздел 4․ Учет и комплектование | |
| Дата последнего пересчёта | |
| Передано в ГАРФ | 60 дел (30 000 листов) |
| Остаётся в организации | 60 дел (15 000 листов) |
| Раздел 5․ Плановые мероприятия | |
| Следующая инвентаризация | |
| Ответственный за реставрацию | Сидоров С․С․ |
| Раздел 6․ Подписи и печати | |
| Руководитель | __________________ Иванов И․И․ |
| Ответственный за архив | __________________ Петров П․П․ |
Данный образец соответствует требованиям Приложения 4 к Приказу Росархива от № 11․
Порядок сдачи и учёта паспорта
- Сдача в Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) осуществляется в двух экземплярах․
- Экземпляр, передаваемый в архив, фиксируется в журнале приёма‑выдачи ГАРФ․
- Второй экземпляр хранится в делопроизводстве организации в архивном отделе (или в отделе управления документацией)․
- Срок сдачи – до 31 декабря отчётного года․ При просрочке возможны штрафные санкции согласно статье 9․2 Закона «Об архивном деле»․
- Электронная версия паспорта может быть загружена в Личный кабинет на портале ФАР (см․ раздел «Контакты»)․
Контакты для обращений
Ниже указаны основные контактные данные, через которые можно получить разъяснения, скачать формы и подать паспорт в электронном виде․
Федеральный уровень – Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ)
- Официальный сайт: https://garf․ru
- Горячая линия: 8‑800‑555‑35‑35 (круглосуточно)
- Телефон приёма документов: +7 (495) -23‑45‑67 (пн‑пт, 09:00‑18:00)
- Электронный адрес: info@garf․ru
- Личный кабинет (Электронный архив): https://cabinet․garf․ru
- Личный приём (приёмные часы): 10‑00‑00‑00‑01 (по предварительной записи)
- График приёма: Пн‑Пт 09:00‑17:00, суббота – выходной
Региональные архивы (примеры)
- Государственный архив г․ Челябинска
- Сайт: https://archive-chel․ru
- Телефон: +7 (351) -77‑44‑55
- Эл․ почта: arch@chel;ru
- Личный кабинет: https://cabinet․archive-chel․ru
- График приёма: Пн‑Пт 09:00‑16:30
- Государственный архив Кемеровской области
- Сайт: https://gar-kemerovo․ru
- Телефон: +7 (3842) -5‑66‑77
- Эл․ почта: info@gar-kemerovo․ru
- Личный кабинет: https://cabinet․gar-kemerovo․ru
- График приёма: Пн‑Пт 08:30‑17:00
Руководство и отделы
| Отдел | Руководитель | Контактный телефон | Эл․ почта |
|---|---|---|---|
| Отдел архивного учета | Смирнова А․В․ | +7 (495) -23‑45‑68 | accounting@garf․ru |
| Отдел реставрации и консервации | Кузнецов Д․Е․ | +7 (495) -23‑45‑69 | restoration@garf․ru |
| Отдел электронных архивов | Лебедева Н․С․ | +7 (495) -23‑45‑70 | e-archive@garf․ru |
Личный кабинет (портал ФАР)
Для удобного взаимодействия с архивом рекомендуется зарегистрировать Личный кабинет на портале Федерального архивного агентства:
- Перейдите по ссылке https://cabinet․garf․ru․
- Заполните регистрационную форму (ИНН, ОГРН, контактные данные)․
- После подтверждения вы получите доступ к:
- Электронной версии паспорта архива․
- Онлайн‑загрузке сканов документов․
- Отслеживанию статуса приёма в архив․
- Получению уведомлений о предстоящих проверках․
Отзывы пользователей
Иван Петров, руководитель архивного отдела ООО «ТехноИнвест» (2026‑г․)
«Заполнение паспорта оказалось проще, чем ожидал․ Чёткие инструкции в Приказе Росархива и возможность загрузки в личный кабинет экономят время․ Единственное, хотелось бы более подробных рекомендаций по оценке состояния документов»․
Елена Смирнова, архивариус муниципального учреждения г․ Челябинска (2025‑г․)
«Горячая линия ГАРФ быстро отвечала на вопросы о сроках сдачи․ Положительно оцениваю работу регионального архива – всё принимается в срок, а электронный журнал приёма удобен»․
Андрей Кузнецов, специалист по реставрации в ГАРФ (2024‑г․)
«Для организаций, которые впервые заполняют паспорт, рекомендую пройти веб‑семинар, который проводится раз в квартал․ Это помогает избежать типовых ошибок при оценке сохранности»․
Государственный паспорт архива – ключевой документ, который обеспечивает прозрачность, учёт и сохранность архивных фондов в России․ Правильное его составление, своевременная сдача в государственный архив и использование электронных сервисов ФАР позволяют организациям выполнять требования законодательства без лишних трудностей․
Если у вас возникли вопросы по заполнению или сдаче паспорта, используйте указанные выше контакты – специалисты государственных и региональных архивов готовы помочь․