Дата актуализации:  г. 16:22

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Сроки хранения трудовых договоров
3. Порядок архивирования (бумажные и электронные формы)
4. Журнал регистрации и учёт дополнительных соглашений
5. Типичные ошибки и как их избежать
6. Часто задаваемые вопросы
7. Контакты для обращения

Нормативно‑правовая база

В 2024‑2025 годах в России усилилась регламентация цифрового кадрового документооборота. Ключевые нормативные акты:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 81‑84) – обязательные сроки хранения трудовых документов.
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле» (ст. 13‑15) – порядок передачи личных дел в архив.
• Приказ Минтруда России № № РМ‑2024/12 – ввод электронных трудовых книжек и электронных договоров.
• Статья Вайпана В.А. «Источники цифрового права» (Вестник арбитражной практики, 2024, № 1) – детали электронного учёта трудовой деятельности.

Все эти документы требуют, чтобы трудовые договоры, дополнительные соглашения и сопутствующие документы хранились в архиве в соответствии с установленными сроками и в надлежащем виде.

Сроки хранения трудовых договоров

Эти сроки одинаковы как для бумажных, так и для электронных форм документов, однако электронные копии могут храниться в специализированных государственных информационных системах (ГИС «Электронный архив»).

Порядок архивирования

Подготовка документов к передаче

1. Сбор всех документов из личного дела: основной договор, все дополнительные соглашения, акты приёма‑сдачи, справки о выплатах.
2. Проверка полноты – отсутствие «дыр» в хронологии (например, отсутствие соглашения о повышении зарплаты).
3. Сортировка по хронологии:
   • В хронологическом порядке (по дате заключения) в пределах одного работника.
   • Дополнительные соглашения, если они оформлены отдельным листом, подшиваются к основному договору в отдельный файл.
4. Нумерация листов – каждый лист получает сквозной номер, указанный в журнале регистрации.
5. Подпись и печать – заверить комплект подписью руководителя отдела кадров и печатью организации.

Оформление журнала регистрации

Журнал (или электронный реестр) фиксирует:

• № п/п
• ФИО работника
• Дата рождения
• Дата заключения договора
• Дата увольнения (если применимо)
• Номера листов (от‑до)
• Подпись ответственного лица

Передача в архив

1. Сформировать опись дел (формат ОП‑1, утверждённый ФГУП «Госархив»).
2. Подать опись в архивное учреждение (центральный или региональный) через личный кабинет на портале gosarchive.ru либо лично.
3. Получить акт приёма‑передачи с указанием даты и номера архива;
4. Сохранить копию акта в личном деле сотрудника (для контроля).

Электронное архивирование

Если договоры оформлены в электронном виде, необходимо:

• Экспортировать файлы в формат PDF/A‑2 (долговременный архивный формат).
• Подписать каждый документ квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя.
• Загрузить файлы в Государственную информационную систему «Электронный архив» (ГИС «ЭА»).
• Сформировать электронный журнал (XML‑формат, согласованный с ФГУП «Госархив»).

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Ведётся в двух вариантах:

Бумажный журнал

• Оформляется в виде печатного реестра, подписывается заведующим отделом кадров.
• Хранится в архиве вместе с оригиналами договоров.

Электронный журнал

• Создаётся в системе 1С:Документооборот или Microsoft SharePoint.
• Автоматически генерирует уникальный идентификатор (UID) для каждого договора.
• Экспортируется в XML‑формате для передачи в государственный архив.

В обоих случаях журнал должен быть заполнен, пронумерован и заверен подписью ответственного лица до передачи в архив.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие дополнительных соглашений в описи – проверяйте, что каждое допсоглашение привязано к основному договору.
• Неправильный порядок сортировки – рекомендуется хранить документы в порядке убывания даты увольнения (самые новые сверху), как указано в практике 2024‑2025 гг.
• Отсутствие подписи руководителя – без подписи и печати акт приёма‑передачи будет признан недействительным.
• Неучтённые электронные копии – если оригиналы в бумажном виде, но есть электронные копии, обе версии должны быть указаны в журнале.
• Хранение личных дел уволенных сотрудников в отделе кадров – такие дела обязаны быть переданы в архив в течение 30 дней после увольнения.

Часто задаваемые вопросы

Сколько лет после увольнения работодатель обязан хранить трудовой договор?

Согласно ФЗ «Об архивном деле» и ТК РФ – 75 лет с даты заключения договора (или даты увольнения, если она позже).

Можно ли хранить трудовые договоры только в электронном виде?

Да, при условии, что документы находятся в формате PDF/A‑2 и подписаны квалифицированной электронной подписью. Электронные копии признаются равными бумажным.

Как оформить передачу документов в региональный архив?

Необходимо подготовить опись дел (форма ОП‑1), подписать её, загрузить в личный кабинет на портале gosarchive.ru и получить электронный акт приёма‑передачи.

Что делать, если в личном деле отсутствует один из дополнительных договоров?

Сотрудник должен быть приглашён в отдел кадров для предоставления недостающего документа. Если документ утерян, оформляется акт утраты и составляется дубликат при согласовании с работником.

Кто отвечает за контроль над соблюдением сроков хранения?

Ответственность возлагается на главного специалиста отдела кадров и главного архивариуса предприятия. Нарушения могут привести к административной ответственности.

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по архивированию трудовых договоров, вы можете воспользоваться следующими каналами связи.

Правильное архивирование трудовых договоров – это не только требование закона, но и важный элемент корпоративного управления. Соблюдая указанные в статье процедуры, вы гарантируете:

• Сохранность кадровой документации на протяжении 75 лет;
• Упрощённый доступ к документам в случае проверок и судебных разбирательств;
• Соответствие современным требованиям цифрового документооборота.

При возникновении вопросов используйте указанные выше контакты – специалисты отдела кадров и архивного дела помогут решить любые проблемы быстро и без лишних бюрократических проволочек.