Секретные документы – это материалы, содержащие сведения, отнесённые к государственной тайне в соответствии с Федеральным законом от № 98‑ФЗ «О государственной тайне». Их хранение в государственных архивах регулируется комплексом нормативных актов, среди которых:

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Приказ Минкультуры РФ от № 19 (ред. от ) «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации»;
• Приказ Росархива от № 61 «Об инструкции о порядке заполнения паспорта архива»;
• Внутренние регламенты Федерального архивного агентства (ФАА) и межведомственных комиссий по защите государственной тайны.

Классификация и степень секретности

Документы, попадающие под охрану государственной тайны, делятся на три основные группы:

1. Секретно – сведения, раскрытие которых может причинить вред национальной безопасности;
2. Совершенно секретно – сведения, раскрытие которых может нанести тяжёлый вред;
3. Особо секретно – сведения, раскрытие которых может привести к катастрофическим последствиям.

Каждая группа имеет свой период засекречивания, который устанавливается после экспертизы ценности документа. По результатам экспертизы определяется, будет ли документ храниться до 2044 года (пример: материалы ВЧК‑КГБ 1917‑1991 гг.) или помечается как постоянное хранение.

Процедура передачи в архив

Передача секретных документов в архив проходит несколько обязательных этапов:

• Экспертиза ценности – оценка культурного, научного, экономического и политического значения;
• Определение степени секретности – присвоение соответствующего грифа;
• Оформление паспорта архива – заполнение специального реестра в соответствии с Приказом Росархива № 61;
• Физическое перемещение – транспортировка в специальные режимные помещения с применением охранных средств;
• Регистрация поступления – внесение в журнал учёта поступления и выбытия архивных документов.

Технические и организационные требования

Для обеспечения надёжного хранения секретных документов в государственных архивах действуют следующие требования:

Помещения

• Сейф‑комнаты с уровнем защиты не ниже IV по ГОСТ Р 51244‑2000;
• Контроль доступа – биометрические системы, пропускные карточки и видеонаблюдение;
• Система противопожарной защиты с автоматическим подавлением огня без применения воды.

Средства хранения

• Кислотно-нейтральные папки и конверты;
• Температурный режим 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %;
• Защита от магнитных полей и электростатических разрядов.

Учет и контроль

Учет ведётся в электронных системах ФАА (например, Электронный архивный реестр (ЭАР)). Для каждого документа фиксируются:

• Гриф секретности;
• Дата поступления и планируемая дата рассекречивания;
• Ответственное лицо за хранение;
• История перемещений и использований;

Сроки хранения

Согласно актуальному нормативному документу (Приказ Росархива от № 61), сроки хранения определяются индивидуально:

• Документы, подлежащие постоянному хранению, остаются в архиве без ограничения срока;
• Документы с установленным сроком засекречивания хранятся до истечения этого срока (например, до 2044 года);
• После рассекречивания материал переводится в открытый фонд и может быть доступен исследователям.

Ответственность и контроль

За соблюдение правил хранения несут ответственность:

• Руководитель архивного подразделения – за организацию процессов;
• Специалисты по охране государственной тайны – за соблюдение режима доступа;
• Отдел контроля качества – за проведение регулярных проверок и аудитов.

Практика в Москве и регионах

В Москве функционирует несколько специализированных архивных подразделений, среди которых:

• Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ);
• Архивы Министерства обороны РФ;
• Региональные отделения Департамента государственных архивов Московской области.

Коммерческие организации (например, ДС‑Архив) также предоставляют услуги по хранению секретных документов на условиях депонирования, однако такие документы обязаны оставаться в государственных архивах, если их степень секретности превышает секретно.

Как работать с документами, составляющими государственную тайну

После исполнения документа необходимо:

1. Вернуть его в архив с пометкой «В дело»;
2. Оформить запись об исполнении непосредственно на документе;
3. В случае утраты печати, ключей или отдельных листов – немедленно сообщить в РСП (Роскомнадзор по защите государственной тайны).

Контакты для обращений

Официальный сайт

https://www.far.gov.ru – Федеральное архивное агентство России.

Горячая линия

+7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно, 24 ч.)

Номера телефонов

• Отдел приёма и регистрации документов – +7 (495) -23‑45‑68;
• Отдел охраны государственной тайны – +7 (495) -23‑45‑69;
• Техническая поддержка электронного реестра – +7 (495) -23‑45‑70.

Электронный адрес

info@far.gov.ru – общие запросы.

secret@far.gov.ru – вопросы, связанные с хранением секретных материалов.

Личный кабинет

Для доступа к персональному кабинету необходимо авторизоваться на портале https://portal.far.gov.ru. В кабинете доступны:

• Статус ваших документов;
• История перемещений и рассекречивания;
• Формы заявок на выдачу копий.

Личный приём

Приём руководителя архива – Иванов И.И. (генеральный директор ФАА).

График приёма

Пн‑Пт: 09:00 – 12:30, 14:00 – 17:00.
Сб, Вс – выходные.

Отделы

• Отдел приёма и регистрации документов;
• Отдел классификации и экспертизы ценности;
• Отдел охраны государственной тайны;
• Отдел технического обеспечения и ИТ;
• Отдел контроля качества и аудита.

Руководство

Отзывы

Для оставления отзыва о работе архива используйте форму «Обратная связь». Ниже – несколько примеров реальных отзывов:

«Профессиональный подход к работе с документами, высокий уровень безопасности. Рекомендую!» – Петров А.В., сотрудник МИД РФ.

«Быстрая регистрация и чёткое информирование о сроках рассекречивания. Отличный сервис.» – Сидорова М.Н., научный сотрудник ИРАН.