Дата актуализации: 23 июня 2026 г.

Правовая основа

Инструкция составлена в соответствии с нормативными актами:

1. Приказ Росархива от № 5 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации».
2. Приказ Росархива от № 12 «Об утверждении примерного положения об архивохранилище государственного архива и должностных инструкций».
3. Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации в государственных органах».
4. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных фондах и архивах в Российской Федерации».

Цель и задачи инструкции

• Обеспечение сохранности и целостности архивных документов.
• Гарантирование контроля доступа к архивохранилищу.
• Согласование пропускного и внутриобъектового режимов с охранным подразделением.
• Установление порядка обращения с ключами, замками и средствами видеонаблюдения.
• Регламентирование действий персонала в аварийных и чрезвычайных ситуациях.

Термины и определения

Обязанности сторон

Руководство архива

• Утверждает локальный акт «Инструкция об охранном режиме архива».
• Согласует её с охранным подразделением (частной охранной фирмой или службой охраны МВД).
• Обеспечивает наличие необходимого технического оснащения (замки, видеокамеры, системы контроля доступа).
• Контролирует соблюдение инструкций персоналом.

Охранное подразделение

• Осуществляет круглосуточный контроль доступа к архивохранилищу.
• Ведёт журнал выдачи и возврата ключей.
• Проводит регулярные проверки исправности замков и систем видеонаблюдения.
• Участвует в расследовании инцидентов и оформлении актов.

Сотрудники архива

• Соблюдают порядок доступа к помещениям, фиксируют свои входы и выходы в журнале.
• Не передают ключи и пропуска посторонним лицам.
• Своевременно сообщают охране о любых неисправностях замков, систем вентиляции, пожарных сигнализаций.
• Участвуют в ежегодных инструктажах по охранному режиму.

Пропускной режим

1. Выдача пропусков – только после предъявления служебного удостоверения и подписания акта о получении.
2. Контроль входа – охранник проверяет пропуск, фиксирует время и цель визита в электронный журнал.
3. Внутренний проход – в архивохранилище допускаются только лица, имеющие соответствующий уровень доступа (категория «A», «B», «C»).
4. Возврат пропусков – в конце рабочего дня пропуск возвращается охране, фиксируется в журнале.

Управление ключами и замками

Все помещения архива, оснащённые замками, должны иметь не менее двух комплектов ключей:

• Один комплект хранится в службе охраны (доступ 24 ч).
• Второй комплект – у ответственного сотрудника (заведующего архивохранилищем).

Порядок обращения с ключами регламентирован в пункте 6.1 Инструкции:

1. Ключи выдаются только после подписания акта получения.
2. В рабочее время ключи могут использоваться только сотрудниками, имеющими соответствующее допуск.
3. В нерабочее время (выходные, праздничные) доступ к архивохранилищу осуществляется исключительно охраной.
4. При обнаружении повреждения замка или потери ключа немедленно составляется акт и производится замена замка.

Технические меры обеспечения охранного режима

Инженерно‑техническая защита

• Архивохранилище должно быть территориально отделено и изолировано от остальных помещений.
• Обеспечить дополнительную вытяжку воздуха в нижней зоне (для архивов на нитрооснове).
• Установить системы контроля температуры (18‑20 °C) и влажности (45‑55 %).
• Оснастить помещение системой видеонаблюдения с хранением записей минимум 30 дней.

Противопожарный режим

• Установить автоматическую систему пожаротушения (газовое или аэрозольное средство, не повреждающее бумагу).
• Проводить ежемесячные проверки исправности датчиков дыма и системы оповещения.
• Разработать план эвакуации и разместить схему на видных местах.

Световой и санитарно‑гигиенический режим

• Освещение – не более 150 лк, без ультрафиолетового излучения.
• Регулярно проводить санитарно‑гигиеническую обработку помещения (не более 2 раз в год).

Порядок работы с документами в архивохранилище

1. Перед входом в архивохранилище сотрудник проходит через контроль доступа (пропуск + проверка удостоверения).
2. Документы размещаются в соответствии с схемой комплектования (по фондам, сериям, ящикам).
3. Каждая ячейка снабжается маркировкой (номер, срок хранения, уровень доступа).
4. При работе с документами (выдача, возврат) оформляется акт в журнале учёта.
5. После завершения работы все двери закрываются, а система сигнализации активируется.

Аварийные и чрезвычайные ситуации

В случае обнаружения:

• Повреждения замков или дверей – немедленно вызвать охрану и руководителя архива, составить акт, ограничить доступ к помещению.
• Пожара – активировать систему пожаротушения, вызвать МЧС, эвакуировать персонал, зафиксировать инвентарь в журнале.
• Нарушения климатических параметров – сообщить в техническую службу, при необходимости включить резервные системы.

Документация и отчётность

• Журнал выдачи и возврата ключей (бумажный и электронный).
• Журнал пропусков (автоматизированный).
• Акты о нарушениях охранного режима.
• Ежегодный отчёт о соблюдении охранного режима (подписывается руководителем архива и представителем охраны).

Обучение и инструктаж персонала

Проводятся:

• Вводный инструктаж новых сотрудников – 1 день.
• Ежегодный повторный инструктаж – 2 часа.
• Специальные тренинги по действиям в чрезвычайных ситуациях – 4 часа.

Контроль и аудит

Контроль за соблюдением инструкции осуществляется:

1. Внутренними проверками руководства (раз в квартал).
2. Внешними аудитами Федерального архивного агентства (раз в год).
3. По результатам проверок составляются рекомендации и при необходимости вносятся поправки в инструкцию.

Контактная информация

Соблюдение представленной инструкции обеспечивает надёжную защиту государственных архивных фондов, гарантирует их доступность для законных пользователей и соответствует требованиям действующего архивного законодательства РФ. Регулярный контроль, обучение персонала и техническое обслуживание – ключевые составляющие эффективного охранного режима.