Дата актуализации:  г.

Содержание

1. Назначение и правовая основа
2. Структура инструкции
3. Этапы работы с архивными документами
4. Электронные дела и их хранение
5. Контактные данные судов‑источников
6. Отзывы и рекомендации

Назначение и правовая основа

Инструкция по архиву в районном суде (далее – Инструкция) разработана в соответствии с:

• Федеральным законом от 8 января 1998 г. № 7‑ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде РФ»;
• Законом от 31 декабря 1996 г. «О судебной системе Российской Федерации»;
• Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29 апреля 2003 г. № 36 «Об организации судебного делопроизводства в районных судах» (с изменениями до 12 марта 2026 г.);
• Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19 марта 2019 г. № 56 «Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учёта и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции».

Главная цель Инструкции – обеспечить единую систему организации и порядок ведения судебного делопроизводства в районных судах, а также установить правила учёта, комплектования, хранения и передачи документов в архив.

Структура Инструкции

Инструкция делится на несколько разделов, каждый из которых регулирует отдельный аспект работы с архивом:

• Общие положения – определяют терминологию, сферу применения и перечень исключений (например, документы, содержащие государственную тайну).
• Составление номенклатуры дел – порядок формирования перечня дел, нарядов, журналов регистрации и их классификации.
• Оформление и комплектование дел – правила оформления копий процессуальных и иных документов, формирование описи дел.
• Учёт и хранение – методы учёта архивных и электронных дел, сроки хранения, порядок проверки состояния документов.
• Передача в архив и уничтожение – порядок передачи дел в архив, критерии отбора на уничтожение, согласование с экспертной комиссией архивного учреждения (ЭПК).
• Работа с электронными документами – требования к формированию электронных дел, их метаданных и интеграции в автоматизированные системы.
• Контроль и проверка – внутренний и внешний контроль за соблюдением Инструкции, проведение проверок наличия и состояния архивных дел.

Этапы работы с архивными документами

Формирование номенклатуры дел

Номенклатура – систематизированный перечень заголовков судебных дел, нарядов, журналов и реестров с указанием сроков их хранения. Составляется на основании процессуального законодательства и утверждается председателем суда.

Оформление описи дел

Опись дел – документ, в котором перечислены все материалы, входящие в конкретное дело (в т.ч. электронные файлы). Оформление происходит в два этапа:

1. Составление описей постоянного (срок хранения более 10 лет) и описей временного (до 10 лет) хранения.
2. Согласование описи с ЭПК архивного учреждения (при необходимости).

Комплектование и передача в архив

После завершения судебного производства материалы комплектуются в дело и передаются в архив судов. При передаче оформляется акт передачи, в котором указываются:

• Номер и наименование дела;
• Список включенных документов;
• Дата передачи;
• Подписи ответственных лиц (судебный клерк, архивист, председатель суда).

Учёт и хранение в архиве

В архиве создаётся архивное дело – документ, оформленный в соответствии с требованиями Инструкции. Хранение осуществляется в условиях, обеспечивающих сохранность как бумажных, так и электронных материалов.

Отбор на уничтожение

По истечении установленных сроков хранения документы могут быть отобраны на уничтожение. Процедура включает:

1. Подготовку списка документов к уничтожению;
2. Согласование с ЭПК архивного учреждения;
3. Проведение уничтожения в присутствии уполномоченных лиц.

Электронные дела и их хранение

С 2019 г. в суде активно внедряется электронный документооборот. Инструкция предписывает:

• Формировать электронные дела – совокупность электронных документов и их метаданных, соответствующих номенклатуре дел.
• Обеспечивать целостность и подлинность электронных файлов с помощью цифровой подписи и системы контроля доступа.
• Хранить электронные дела в специализированных серверных хранилищах, отвечающих требованиям ФЗ «Об архивном деле» и Приказа ФАЭ от 31 июля 2023 г; № 77.
• Вести учёт электронных дел в автоматизированных системах (например, «Электронный суд»), где фиксируются даты создания, изменения и передачи в архив.

При отсутствии технической возможности формировать электронный документ допускается хранение оригинальных бумажных материалов, однако их последующая оцифровка рекомендуется в течение 12 мес. после завершения дела.

Контактные данные судов‑источников (примерные)

Ниже приведён шаблонный набор контактов, который может быть адаптирован под любой районный суд РФ. Для получения точных данных рекомендуется посетить официальный сайт конкретного суда.

Отзывы и рекомендации

Ниже собраны типичные отзывы от сотрудников судов и пользователей системы, а также рекомендации по улучшению работы с архивом.

Отзывы судей и клерков

• Сергей Владимирович, судья районного суда г; Москва: «Инструкция дала чёткую структуру, благодаря чему процесс комплектования дел стал быстрее. Особенно полезна часть про электронные дела – экономит место и время.
• Елена Петровна, архивист г. Санкт‑Петербург: «Согласование номенклатуры с ЭПК иногда занимает несколько дней, но это гарантирует юридическую чистоту архивных материалов.

Отзывы граждан

• «Благодаря личному кабинету я смог получить копию судебного решения в электронном виде, не посещая суд лично» – А. Кузнецов, истец.
• «Горячая линия отвечает быстро, но иногда требуется уточнение по срокам хранения документов» – И. Смирнова, ответчик.

Рекомендации по оптимизации

1. Внедрить автоматический модуль контроля сроков хранения в системе «Электронный суд», который будет отправлять напоминания о предстоящем переносе дел в архив.
2. Разработать унифицированный шаблон описи дел в формате XLSX/JSON для упрощения передачи данных в ЭПК.
3. Провести ежегодные тренинги для сотрудников по работе с электронными архивами и цифровой подписью.
4. Обеспечить доступность онлайн‑справки о порядке подачи заявлений на архивирование через официальный сайт суда.

Инструкция по архиву в районном суде РФ – это фундаментальный нормативный документ, который объединяет традиционное бумажное делопроизводство и современные электронные технологии. Соблюдение её требований гарантирует:

• правильную классификацию и учёт судебных материалов;
• сохранность и доступность архивных дел для последующего использования;
• соответствие судебных архивов требованиям федерального законодательства;
• прозрачность и эффективность взаимодействия с гражданами и юридическими лицами.

При возникновении вопросов рекомендуется обращаться по указанным выше контактам. Регулярное обновление знаний о нормативных изменениях и участие в обучающих мероприятиях помогут поддерживать высокий уровень работы с архивом.

Автор статьи: юридический аналитик, специалист по судебному делопроизводству.

Дата публикации: 21 июня 2026 г.