Назначение документа: установить порядок создания, оформления, регистрации, обработки, хранения и передачи официальных документов, а также регламентировать взаимодействие с гражданами и юридическими лицами в рамках делопроизводства Министерства юстиции (МЮ). Инструкция обязательна для исполнения всеми структурными подразделениями МЮ, их сотрудниками и лицами, обращающимися в министерство.
Общие положения
- Инструкция разработана в соответствии с Законодательством Республики Беларусь (Закон «О государственной службе», «Об электронном документообороте», и др.).
- Все документы Министерства делятся на внутренние и внешние (взаимодействие с гражданами, судами, другими органами).
- Для обеспечения прозрачности и контроля каждый документ получает уникальный регистрационный номер и фиксируется в журнале регистрации входящей и исходящей корреспонденции.
- С 1 января 2024 г. обязательным считается электронный документооборот через Портал государственных услуг (Госуслуги) и собственный Личный кабинет МЮ.
Принципы делопроизводства
- Законность – все действия должны соответствовать действующему законодательству.
- Оперативность – сроки рассмотрения и регистрации документов не должны превышать установленные нормативы.
- Прозрачность – информация о рассмотрении обращений доступна в личном кабинете заявителя.
- Конфиденциальность – сведения, содержащие персональные данные, защищаются в соответствии с законом о защите персональных данных.
Порядок оформления документов
Внутренние документы
- Подготовка проекта документа (приказ, распоряжение, служебная записка) в текстовом редакторе с использованием шаблона МЮ (шапка, реквизиты, подпись).
- Согласование проекта в соответствующем отделе (например, отдел юридической службы).
- Регистрация в журнале внутренних документов:
- Дата регистрации;
- Регистрационный номер;
- Краткое содержание;
- Ответственный исполнитель.
- Подписание уполномоченным лицом (руководителем отдела или министром). При электронном документообороте – цифровая подпись.
- Рассылка (по электронной почте, через внутреннюю сеть или в бумажном виде) согласно установленным маршрутам.
Внешние документы (обращения граждан и юридических лиц)
- Получение обращения:
- Лично в приёмной;
- По телефону (горячая линия);
- Электронно через Личный кабинет или электронную почту.
- Регистрация обращения в журнале входящей корреспонденции с присвоением регистрационного номера (пример: 2024‑В‑00123).
- Классификация обращения (запрос, жалоба, предложение) и направление в соответствующий отдел (отдел правовой информации, отдел международного сотрудничества и т.д.).
- Подготовка ответа в течение нормативных сроков (не более 30 календарных дней, за исключением случаев, требующих более длительного рассмотрения).
- Отправка ответа заявителю:
- Электронно через Личный кабинет;
- Почтовой связью (заказным письмом);
- Лично в приёмной.
Хранение и архивирование
- Все оригиналы и копии документов хранятся в центральном архиве МЮ в соответствии с положением о государственном архиве.
- Сроки хранения:
- Документы, связанные с судебной практикой – 10 лет;
- Документы административного характера – 5 лет;
- Документы, содержащие персональные данные – до 3 лет после их уничтожения (согласно закону о персональных данных).
- Уничтожение документов производится в специализированных пунктах утилизации после истечения срока хранения.
Электронный документооборот
С 2024 г. МЮ полностью перешло на электронный документооборот. Основные инструменты:
- Портал государственных услуг – приём и регистрация электронных обращений.
- Личный кабинет заявителя – мониторинг статуса обращения, загрузка документов, получение ответов.
- Система электронного документооборота (ЭДО) – внутренний обмен документами, цифровая подпись, автоматическое формирование регистрационных номеров.
Для работы с ЭДО необходимо:
- Получить электронный сертификат у уполномоченного удостоверяющего центра.
- Установить клиентское приложение «ЭДО МЮ» (доступно для Windows, macOS, Linux).
- Пройти обучающий курс (внутренний ресурс МЮ – раздел «Обучение и поддержка»).
Контактные данные для обращений
| Тип контакта | Детали |
|---|---|
| Официальный сайт | https://www.minjust.gov.by |
| Горячая линия | 8‑017 (0 24) -23‑45‑67 (круглосуточно) |
| Телефоны отделов |
|
| Электронный адрес | mail@minjust.gov.by |
| Личный кабинет (ЭДО) | https://edo.minjust.gov.by |
| Личный приём (приёмная) | г. Минск, проспект Пушкина, 28, офис 5 |
| График приёма | Пн‑Пт: 09:00 – 18:00 (перерыв 13:00 – 14:00). Выходные: суббота, воскресенье, официальные праздники. |
| Отделы |
|
| Руководство |
|
| Отзывы и предложения |
|
Пошаговая инструкция для заявителя
Как подать электронное обращение
- Перейдите на портал ЭДО МЮ и выполните вход в Личный кабинет (регистрация – один раз).
- Выберите пункт «Создать новое обращение».
- Заполните обязательные поля:
- ФИО заявителя;
- Контактные данные (телефон, e‑mail);
- Тема обращения;
- Текст обращения (не менее );
- Прикрепите сканы документов (если требуется).
- Нажмите «Отправить». Система автоматически присвоит регистрационный номер и отправит подтверждение на указанный e‑mail.
- Отслеживайте статус обращения в разделе «Мои обращения».
Как подать бумажное обращение
- Скачайте стандартный образец обращения и заполните его.
- Подпишите документ собственноручно.
- Отправьте по почте (заказным письмом с уведомлением) на адрес:
Министерство юстиции Республики Беларусь,
проспект Пушкина, 28,
г. Минск, 220030. - При личном визите – предъявите документ в приёмной, где он будет зарегистрирован в журнале.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Как узнать статус моего обращения?
В личном кабинете на вкладке «Мои обращения» отображается текущий статус («В работе», «На согласовании», «Ответ готов»). При изменении статуса вы получаете SMS‑уведомление и e‑mail.
Можно ли изменить уже поданное обращение?
Да, в течение 24 часов после отправки вы можете воспользоваться функцией «Редактировать» в личном кабинете. После этого документ будет заново зарегистрирован с пометкой «Изменено».
Какие сроки ответа на жалобу?
Согласно статье 28 Закона «О порядке рассмотрения обращений граждан», ответ предоставляется в течение 30 календарных дней. При необходимости продления сроков заявитель получает уведомление.
Куда обращаться за разъяснением процедуры делопроизводства?
Контактный центр МЮ (горячая линия 8‑017 (0 24) -23‑45‑67) и отдел правовой информации (тел. 8‑017 (0 24) -23‑45 01) предоставят необходимую консультацию.
Заключительные положения
Настоящая инструкция вступает в силу с момента её официального опубликования на сайте Министерства юстиции Республики Беларусь и подлежит обязательному исполнению всеми сотрудниками и подразделениями МЮ. При возникновении вопросов или необходимости уточнения пунктов инструкции рекомендуется обращаться в Отдел правовой информации или к непосредственному руководителю подразделения.
Контроль за соблюдением инструкции возлагается на Главного государственного секретаря и Отдел внутреннего контроля. Нарушения могут привести к дисциплинарной ответственности в соответствии с Трудовым кодексом Республики Беларусь.
С уважением,
Отдел правовой информации Министерства юстиции Республики Беларусь