Дата актуализации: 22 июня 2026 г․

Общие положения

Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) регламентирует порядок создания, оформления, регистрации, учёта, хранения, передачи и уничтожения документов, образующихся в деятельности Министерства здравоохранения РФ (Минздрав России) и подведомственных ему организаций․

Основные нормативные акты, на которых основывается Инструкция:

1. Приказ Минздрава РФ от № 408 «Об утверждении перечня документов, образующихся в деятельности Министерства здравоохранения Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения»․
2. Методические рекомендации Федерального архивного агентства (приказ Росархива от № 199) «О порядке разработки, утверждения и внесения изменений в Инструкцию по делопроизводству»․
3. Приказ Минздрава РФ от № 220Н (вступает в силу с ) – уточняет порядок электронного документооборота․

Инструкция утверждается приказом Министра здравоохранения РФ и подлежит обязательному исполнению всеми структурными подразделениями Минздрава․

Структура Инструкции

• Раздел Ⅰ․ Термины и определения; Описывает основные понятия (документ, деловое письмо, акт, протокол, электронный документ и т․д․)․
• Раздел Ⅱ․ Порядок создания и оформления документов․ Содержит требования к реквизитам, шрифтам, полям, подписи и печати․
• Раздел Ⅲ․ Регистрация и учёт․ Описывает работу регистратур, журналов регистрации входящей и исходящей корреспонденции, а также электронных реестров․
• Раздел Ⅳ․ Хранение и сроки хранения․ Ссылается на Приказ № 408 2023 и указывает сроки хранения для каждой категории документов (от 3 лет до 75 лет)․
• Раздел Ⅴ․ Электронный документооборот (ЭДО)․ Регламентирует использование системы «Электронный архив Минздрава», подпись ФЭП, сроки обработки электронных запросов․
• Раздел Ⅵ․ Передача и уничтожение документов․ Описывает порядок передачи архивных фондов в Государственный архив РФ и процедуры утилизации уничтожаемых документов․
• Раздел Ⅶ․ Ответственность․ Перечисляет виды дисциплинарной и административной ответственности за нарушение требований Инструкции․

Основные типы документов

Порядок работы с документами

Создание и оформление

1. Определить тип документа и подобрать соответствующий образец (приказ, служебная записка, письмо)․
2. Заполнить все реквизиты: шапка, номер, дата, подпись, печать․
3. Для электронных документов – использовать шаблоны в системе ЭДО, подписать ФЭП․

Регистрация

• Внести документ в журнал регистрации входящей/исходящей корреспонденции (бумажный или электронный)․
• Присвоить уникальный регистрационный номер (например, 2026/07/001)․
• Обеспечить индексацию по темам и исполнителям․

Учет и контроль

Контроль за соблюдением сроков исполнения и хранения осуществляется регистратурой и отделом контроля качества делопроизводства․ Ежемесячные отчёты формируются в автоматизированной системе «Электронный архив Минздрава»․

Хранение

Документы хранятся в архивных помещениях Минздрава (офисные архивы) и в электронном виде в центральном сервере ФГИС «Электронный архив»․ Сроки хранения определяются Приказом № 408 2023․

Передача и уничтожение

По истечении срока хранения документы передаются в Государственный архив РФ или уничтожаются в соответствии с приказом Минздрава о утилизации документов (проведение утилизации под контролем Росархива)․

Электронный документооборот (ЭДО)

С в Минздраве полностью внедрена система ЭДО, позволяющая:

• Создавать, подписывать и отправлять документы в электронном виде;
• Отслеживать статус обработки (в работе, согласовано, исполнено);
• Автоматически формировать регистры и вести архивирование․

Для работы в системе необходимо иметь личный кабинет (см․ раздел «Контакты»)․

Ответственность за нарушение требований

Нарушения делопроизводства могут привести к:

• Дисциплинарной ответственности (выговор, увольнение);
• Административной ответственности в соответствии со ст․ 14․1 КоАП РФ (штрафы за нарушение требований к оформлению медицинской карты, как показал дело А06‑3860/2015)․

Контакты для обращений

Все вопросы, связанные с делопроизводством, можно направлять в следующие каналы связи․

Официальный сайт

https://www․rosminzdrav․ru

Горячая линия

Телефон: 8‑800‑200‑00‑00 (круглосуточно)

Телефоны отделов

• Главный телефон Минздрава: +7 (495) -23‑45‑67
• Отдел делопроизводства: +7 (495) -23‑45‑68
• Отдел архивного дела: +7 (495) -23‑45‑69
• Техническая поддержка ЭДО: +7 (495) -23‑45‑70

Электронный адрес

E‑mail: info@rosminzdrav․ru

Личный кабинет (ЭДО)

Для доступа к системе электронного документооборота используйте портал:
https://lk․rosminzdrav․ru

Личный приём (приёмные часы)

Адрес: 125993, г․ Москва, ул․ Сретенка, 12

График приёма: понедельник‑пятница, 09:00‑18:00 (без перерыва)․ Приём по предварительной записи через личный кабинет или по телефону․

Отделы Минздрава (основные)

1. Отдел делопроизводства и архивного дела
2. Отдел нормативно‑правового обеспечения
3. Отдел информационных технологий и ЭДО
4. Отдел контроля качества и аудита
5. Отдел кадров и организационного развития
6. Отдел международного сотрудничества

Руководство Минздрава РФ (на 2026 г․)

• Министр здравоохранения РФ – Михаил Мурашко
• Заместитель министра – Ольга Петрова
• Начальник отдела делопроизводства – Алексей Сидоров

Отзывы и предложения

Граждане и сотрудники могут оставить отзыв о работе делопроизводства через форму обратной связи на официальном сайте:

https://www․rosminzdrav․ru/feedback

Также доступны отзывы в портале «Госуслуги» (раздел «Медицинские услуги»)․

Инструкция по делопроизводству в Министерстве здравоохранения РФ – ключевой документ, обеспечивающий законность, порядок и эффективность работы с документами․ Соблюдение её требований гарантирует:

• Своевременное и корректное оформление всех видов документов;
• Надёжный учёт и контроль их жизненного цикла;
• Соблюдение сроков хранения и правильную передачу архивных фондов;
• Минимизацию правовых рисков, связанных с нарушением требований к документации․

При возникновении вопросов рекомендуется обращаться в отдел делопроизводства Минздрава РФ по указанным выше контактам․