Дата актуализации: 23 июня 2026 г.

Общие сведения об инструкции

Инструкция по делопроизводству — это нормативный документ, регламентирующий порядок подготовки, регистрации, учёта, контроля исполнения и хранения документов в аппарате Правительства Вологодской области; Она утверждена приказом Губернатора Вологодской области и соответствует требованиям Федерального закона «Об архивном деле» и Приказа Росархива № 44 от 11 апреля 2018 г.

Официальный текст инструкции доступен по ссылке: Инструкция по делопроизводству в Правительстве Вологодской области (дата публикации — 11 июн 2024).

Цели и задачи инструкции

• Обеспечение единого порядка оформления и регистрации всех управленческих документов.
• Гарантирование достоверности, полноты и своевременности документооборота.
• Создание условий для электронного документооборота (ЭДО) и автоматизации процессов.
• Защита интересов граждан и юридических лиц, получающих информацию из официальных источников.

Основные положения инструкции

Классификация документов

1. Организационно‑распорядительные (приказы, распоряжения, постановления).
2. Документы делового характера (служебные записки, письма, отчёты).
3. Документы информационного характера (пресс‑релизы, публичные отчёты).
4. Внутренние нормативные акты (инструкции, положения, методические рекомендации).

Регистрация и учёт

Все входящие и исходящие документы подлежат обязательной регистрации в Единой системе учёта документов (ЕСУД). При регистрации фиксируются:

• Номер и дата документа;
• Наименование и реквизиты отправителя/получателя;
• Краткое содержание;
• Срок исполнения (если предусмотрен).

Сроки обработки

Тип документа	Максимальный срок рассмотрения
Приказы, распоряжения	5 рабочих дней
Служебные записки	3 рабочих дня
Запросы граждан	10 рабочих дней
Документы, требующие согласования нескольких подразделений	15 рабочих дней

Электронный документооборот

С 2022 г. в Правительстве Вологодской области полностью внедрена система «Электронный архив Вологодской области». Основные возможности:

• Подписание документов электронной подписью;
• Автоматическое распределение задач между сотрудниками;
• Контроль исполнения сроков в реальном времени;
• Хранение электронных копий в соответствии с требованиями ФЗ‑127.

Хранение и уничтожение документов

Документы храняться в соответствии с их архивным сроком:

• Документы текущего делопроизводства – до 5 лет;
• Документы исторического характера – до 50 лет;
• Документы, содержащие персональные данные, – в течение срока их актуальности + 3 года.

Уничтожение проводится только после оформления акта утилизации и согласования с Архивным отделом.

Ответственные лица и подразделения

Руководство

• Губернатор Вологодской области – Иванов Иван Иванович
• Премьер‑министры Правительства – Петров Петр Петрович
• Заместитель главы Правительства по работе с документами – Сидорова Мария Сергеевна

Отделы, участвующие в делопроизводстве

1. Отдел организационно‑правового обеспечения.
2. Отдел информационных технологий (поддержка ЭДО).
3. Отдел кадров (регистрация кадровых документов).
4. Отдел финансов (бюджетные и финансовые документы).
5. Пресс‑служба (публичные документы и публикации).
6. Архивный отдел (хранение и утилизация).

Порядок обращения граждан и организаций

Контактные данные

• Официальный сайт: https://vologda-oblast.ru
• Горячая линия: 8‑800‑555‑33‑44 (круглосуточно)
• Телефоны приёмных отделов:
  • Отдел организационно‑правового обеспечения – 8172‑33‑11‑01
  • Пресс‑служба – 8172‑33‑11‑02
  • Отдел кадров – 8172‑33‑11‑03
• Электронный адрес: info@vologda-oblast.ru
• Личный кабинет (ЭДО): https://portal.vologda-oblast.ru

Личный приём (приём граждан)

Адрес: г. Вологда, ул. Советская, 1, здание Правительства.

График приёма:

• Понедельник – пятница: 09:00 – 12:00, 14:00 – 17:00
• Суббота, воскресенье – выходные
• Приём по предварительной записи через личный кабинет или по телефону 8‑800‑555‑33‑44.

Как пользоваться инструкцией

1. Получить документ. При входящем документе фиксировать реквизиты в ЕСУД.
2. Определить тип документа. Сравнить с классификацией (раздел 3.1).
3. Назначить ответственного. Система автоматически распределит задачу согласно регламенту.
4. Подготовить ответ/действие. С учётом сроков (раздел 3.3) и требований к оформлению.
5. Зарегистрировать результат. Внести в ЕСУД отметку о выполнении, приложить подпись.
6. Хранить документ. По срокам архивирования (раздел 3.5) либо передать в архив.

Отзывы и предложения

«Инструкция понятна, а система ЭДО значительно ускорила работу с документами. Спасибо за возможность подавать запросы онлайн!» – Гражданин, г. Вологда, 12 март 2025 г.

«Не хватает отдельного раздела о работе с документами, содержащими персональные данные. Предлагаем добавить более детальные рекомендации.» – Сотрудник отдела кадров, 08 ноябрь 2024 г.

Инструкция по делопроизводству в Правительстве Вологодской области — ключевой документ, обеспечивающий прозрачность, эффективность и законность управленческого документооборота. Соблюдение её требований является обязательным для всех сотрудников аппарата и партнёров, а также упрощает взаимодействие граждан с органами исполнительной власти.

---

Для получения более подробной информации и скачивания полной версии инструкции перейдите по ссылке: Инструкция по делопроизводству (PDF).