Дата актуализации:

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Этапы делопроизводства
3. Типовые формы и бланки
4. Регистрация входящей и исходящей корреспонденции
5. Электронный документооборот (ЭДО)
6. Архивирование и хранение документов
7. Ответственность и контроль
8. Контактная информация

Делопроизводство – это система организационных и технологических мероприятий, направленных на создание, регистрацию, обработку, хранение и передачу официальных документов Министерства юстиции Республики Казахстан (МЮ РК). Данная инструкция регламентирует порядок работы с документами, обеспечивает их юридическую силу, достоверность и своевременность.

Цели инструкции

• Установить единый порядок оформления и движения документов.
• Обеспечить прозрачность и контроль за документооборотом.
• Сократить сроки обработки входящей и исходящей корреспонденции.
• Снизить риск потери, искажения или несанкционированного доступа к документам.

Сфера применения

Инструкция обязательна к исполнению всеми структурными подразделениями МЮ РК, а также физическими и юридическими лицами, взаимодействующими с министерством в рамках официального документооборота.

Нормативно‑правовая база

Основу для организации делопроизводства составляют следующие нормативные акты:

1. Закон Республики Казахстан «О государственном архивном деле» от № 225‑III.
2. Закон «Об электронном документообороте» от № 219‑III.
3. Приказ Министра юстиции РК № 123 от «Об утверждении Положения о делопроизводстве в МЮ РК».
4. Приказ № 45 от «Об использовании единой информационной системы «Электронный кабинет».
5. Трудовой кодекс Республики Казахстан (раздел о служебных обязанностях).

Этапы делопроизводства

Приём и регистрация входящей корреспонденции

1. Получение письма (бумажного или электронного) в регистратуре.
2. Проверка подлинности подписи и печати.
3. Внесение сведений в Журнал входящей корреспонденции (бумажный/ЭДО).
4. Присвоение регистрационного номера (формат: ГГГГ/ММ/№).
5. Определение ответственного подразделения и сроков исполнения.
6. Передача оригинала (или скана) в соответствующее подразделение.

Подготовка исходящей документации

1. Составление проекта документа в соответствии с типовыми формами.
2. Согласование текста с юридическим отделом (при необходимости).
3. Подписание уполномоченным лицом (руководителем подразделения или заместителем).
4. Регистрация в Журнале исходящей корреспонденции и присвоение номера.
5. Отправка (почтовой, курьерской, электронной) и оформление подтверждающих документов (накладные, электронные квитанции).

Внутренний документооборот

• Передача служебных записок, приказов, распоряжений через Электронный кабинет (ЭК).
• Контроль исполнения – отметка «исполнено» в системе.
• Хранение копий в подразделении‑получателе в течение установленного срока.

Закрытие и архивирование

По истечении нормативных сроков (см. раздел 5. Архивирование) документы переводятся в архивный фонд с указанием места хранения и уровня доступа.

Типовые формы и бланки

Все документы оформляются по утверждённым образцам, доступным в Электронном кабинете и в регистратуре.

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции

Журналы регистрации

Ведутся два основных журнала:

• Журнал входящей корреспонденции (ВК) – фиксирует дату получения, номер, отправителя, тему, ответственного.
• Журнал исходящей корреспонденции (ИК) – фиксирует дату отправки, номер, получателя, тему, подпись отправителя.

Электронный реестр

Для ускорения процесса используется система «Электронный кабинет» (ЭК), где:

1. Регистрация происходит автоматически после загрузки скана письма.
2. Система генерирует уникальный идентификатор (UID).
3. Все действия (согласование, подпись, отправка) фиксируются в журнале аудита.

Электронный документооборот (ЭДО)

Портал «Электронный кабинет»

Портал доступен по адресу https://ekabinet.justice.gov.kz. Основные функции:

• Создание и редактирование электронных документов.
• Электронная подпись (КЭП) в соответствии с Законом «Об электронных документах».
• Отслеживание статуса исполнения.
• Хранение архивных копий в облачном хранилище.

Требования к электронным документам

1. Формат PDF/A‑2b или XML.
2. Наличие квалифицированной электронной подписи.
3. Метаданные: дата, номер, ответственный, уровень доступа.

Интеграция с внешними системами

ЭДО МЮ РК интегрировано с:

• Госуслугами (для подачи заявлений граждан).
• Системой «Е-Госзакупки» (для договоров).
• Региональными архивами (для передачи архивных фондов).

Архивирование и хранение документов

Сроки хранения

Перевод в архив

1. По истечении срока хранения документ помечается статусом «Архив» в ЭК.
2. Физические документы помещаются в архивный фонд № 1 (Государственный архив МЮ РК).
3. Электронные копии сохраняются в защищённом облачном хранилище с резервным копированием.

Доступ к архивным документам

Доступ предоставляется только уполномоченным лицам (руководителям, архивистам) после подачи заявки через форму «Запрос доступа к архиву» в ЭК.

Ответственность и контроль

Контроль за соблюдением инструкции возлагается на:

• Главного специалиста по делопроизводству МЮ РК.
• Руководителей структурных подразделений – за своевременную регистрацию и исполнение.
• Отдел внутреннего аудита – проведение проверок раз в квартал;

Нарушения могут привести к дисциплинарной ответственности в соответствии с Трудовым кодексом РК и административным штрафам, предусмотренными законодательством.

Контактная информация

Соблюдение данной инструкции гарантирует эффективный, прозрачный и законный процесс делопроизводства в Министерстве юстиции Республики Казахстан. При возникновении вопросов сотрудники обязаны обращаться в регистратуру или использовать электронный кабинет для получения разъяснений.

Помните: своевременная регистрация, правильное оформление и строгий контроль доступа – ключевые факторы надёжного документооборота.