Дата последнего обновления:

Общие положения

Настоящая Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области (далее – Инструкция)
регламентирует организацию документооборота, порядок создания, оформления, регистрации, учета,
хранения и уничтожения документов в Правительстве области, его министерствах и иных исполнительных органах.
Инструкция утверждена Постановлением Губернатора Саратовской области № 88 от  г.

Цели и задачи Инструкции

• Обеспечение единого стандарта оформления и обращения с документами.
• Сокращение сроков обработки и повышения прозрачности документооборота.
• Гарантирование сохранности и достоверности официальных материалов.
• Внедрение электронного документооборота (ЭДО) в соответствии с федеральными требованиями.
• Контроль за соблюдением требований к делопроизводству со стороны всех должностных лиц.

Структура Инструкции

1. Общие положения – правовая база, сфера применения.
2. Понятия и термины – определения основных терминов (документ, регистр, дело и т.п.).
3. Порядок регистрации и учета документов – регистрационные журналы, электронные реестры.
4. Процедуры обращения с документами – подготовка, согласование, подписание, распределение.
5. Электронный документооборот (ЭДО) – система «Электронный архив», подпись, архивирование.
6. Хранение и архивирование – сроки хранения, условия хранения, передача в архив.
7. Контроль и ответственность – функции Управления делопроизводства, дисциплинарные меры.
8. Приложения – образцы форм, шаблоны приказов, регистров, схемы документооборота.

Порядок работы с документами

4.1 Регистрация входящих документов

Все входящие документы (письма, электронные сообщения, заявки) регистрируются в Журнале входящей корреспонденции в течение 1 рабочего дня с указанием:

• Дата получения;
• Наименование и реквизиты документа;
• Отправитель;
• Ответственное лицо (сотрудник, принимающий документ);
• Срок исполнения.

4.2 Подготовка и оформление исходящих документов

Исходящие документы оформляются согласно утверждённым шаблонам (приказ, распоряжение, служебная записка). После подготовки документ проходит согласование в установленном порядке и подписываеться уполномоченным лицом.

4.3 Согласование и подпись

Для каждого типа документа определён перечень согласующих лиц (заместитель губернатора, руководитель министерства, юрист и т.п.). Согласование фиксируется в Электронном журнале согласования с указанием даты и подписи.

4.4 Распределение и исполнение

После подписания документ распределяется в соответствующее подразделение через систему ЭДО или в бумажном виде. Ответственное лицо обязано выполнить действие в установленный срок и оформить акт выполненных работ или отчет.

4.5 Хранение и архивирование

Документы хранятся в течение сроков, установленных законодательством РФ (от 3 до 75 лет в зависимости от категории). По истечении срока хранения они передаются в Государственный архив Саратовской области в соответствии с регламентом.

Электронный документооборот (ЭДО)

ЭДО реализовано на базе платформы «Электронный архив» (ЭА). Основные функции:

• Электронная регистрация и учёт документов;
• Электронная подпись (КЭП) с применением сертификатов ФСТЭК;
• Автоматическое распределение и маршрутизация;
• Контроль сроков исполнения и напоминания;
• Хранение в формате PDF/A с гарантией неизменности.

Для доступа к системе необходимо иметь личный кабинет (см. раздел «Контакты» ниже).

Ответственность и контроль

Контроль за соблюдением Инструкции осуществляет Управление делопроизводства Правительства Саратовской области. Ключевые контрольные мероприятия:

1. Периодические проверки (ежеквартальные) в подразделениях.
2. Аудит электронного архива (раз в полугодие).
3. Отчётность о нарушениях и рекомендации по их устранению.
4. Дисциплинарные меры в случае систематических нарушений (выговор, отстранение от должности).

Приложения (образцы и формы)

• Форма «Регистрационный журнал входящей корреспонденции».
• Шаблон приказа Губернатора.
• Образец служебной записки.
• Таблица контроля сроков исполнения.
• Инструкция пользователя системы ЭДО.

Контактная информация

Инструкция по делопроизводству является фундаментальным документом, обеспечивающим упорядоченный и законный документооборот в органах исполнительной власти Саратовской области.
Её строгая реализация повышает эффективность работы правительства, упрощает взаимодействие с гражданами и бизнесом, а также гарантирует сохранность государственных документов.

Автор статьи: отдел информационного обеспечения Правительства Саратовской области.