Делопроизводство в органах государственной власти – это система организации работы с документами‚ обеспечивающая их правильное оформление‚ регистрацию‚ движение‚ хранение и контроль. Ниже представлена подробная инструкция‚ адаптированная под особенности работы Правительства Мурманской области‚ а также актуальная контактная информация для граждан и организаций.

Общие положения

• Цель инструкции: установить единый порядок оформления‚ регистрации‚ движения и архивирования официальных документов‚ издаваемых и получаемых в рамках деятельности Правительства Мурманской области.
• Область применения: все подразделения и отделы Правительства‚ а также их сотрудники‚ участвующие в работе с документами.
• Нормативные акты: Федеральный закон № 402-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»‚ Приказ Минэкономразвития России от № 447 «Об утверждении Положения о делопроизводстве в государственных органах»‚ а также региональные нормативные акты.

Основные термины

1. Документ – любой носитель информации‚ оформленный в соответствии с требованиями законодательства.
2. Регистрация – присвоение документу уникального регистрационного номера и внесение записи в реестр.
3. Служебный документ – внутренний документ‚ предназначенный для обмена информацией между подразделениями.
4. Внешний документ – документ‚ адресованный (или полученный от) физических/юридических лиц‚ государственных органов и организаций.
5. Архивирование – перевод документа в архивный фонд после завершения его текущего использования.

Порядок регистрации и движения документов

Приём входящих документов

• Все входящие документы (письма‚ запросы‚ заявления‚ электронные сообщения) принимаются в приёмном отделе (офис 101‚ 2‑й этаж).
• Сотрудник приёма фиксирует:
  • Дата получения;
  • Наименование и реквизиты отправителя;
  • Краткое содержание;
  • Регистрационный номер (формат: В/ГГГГ/ННН).
• Документ сканируется и помещается в электронный архив «Личный кабинет» (см. раздел 3).

Регистрация исходящих документов

• Подготовка документа осуществляется в соответствующем отделе.
• Ответственный за документ (начальник отдела) проверяет соответствие шаблону и подписывает.
• Документ передаётся в службу делопроизводства для присвоения регистрационного номера (формат: И/ГГГГ/ННН) и внесения в реестр исходящих.
• После регистрации документ отправляется получателю в оригинале (почтой‚ курьером‚ электронным способом).

Внутреннее перемещение (служебные записки‚ приказы‚ распоряжения)

• Документ оформляется в электронном виде в системе ЭДО «Мурманская область».
• Система автоматически присваивает номер и фиксирует дату/время передачи.
• Получатель получает уведомление на электронную почту и в личном кабинете.

Хранение и архивирование

• Документы‚ подлежащие хранению более 5 лет‚ переводятся в Государственный архив Мурманской области.
• Краткосрочное хранение (до 5 лет) – в архивных шкафах подразделения‚ с учётом классификации (дело‚ номер‚ срок хранения).
• Электронные копии хранятся в системе ЭДО с резервным копированием на сервере Департамента ИТ.

Электронные сервисы и личный кабинет

Для упрощения взаимодействия с гражданами и организациями Правительство Мурманской области использует единый Личный кабинет (ЛК) – портал https://gov-murman.ru. Через ЛК можно:

• Отправлять и получать официальные документы в электронном виде;
• Отслеживать статус рассмотрения заявлений;
• Получать копии актов‚ приказов и распоряжений;
• Вести переписку с ответственными сотрудниками.

Для доступа к ЛК необходимо:

1. Зарегистрироваться на портале‚ указав ИНН/ОГРН (для юридических лиц) или СНИЛС (для физических лиц).
2. Подтвердить регистрацию через СМС‑код‚ полученный на мобильный телефон.
3. Войти в систему‚ используя логин и пароль‚ и пройти двухфакторную аутентификацию.

Контакты для обращений

Пошаговая инструкция для граждан и организаций

1. Подготовка документа – оформите запрос‚ заявление или обращение в соответствии с шаблоном‚ размещённым в разделе «Документы» сайта.
2. Регистрация в личном кабинете – зайдите в Личный кабинет и загрузите документ в формате PDF (не более 5 МБ).
3. Отправка – нажмите кнопку «Отправить в Правительство». Система автоматически присвоит номер и отправит уведомление в приёмную.
4. Получение подтверждения – в течение 24 часов вы получите электронное подтверждение о получении (регистрационный номер).
5. Рассмотрение – документ будет направлен в соответствующий отдел. Вы сможете отслеживать статус («В работе»‚ «На согласовании»‚ «Готово к выдаче»).
6. Получение результата – после завершения рассмотрения вы получите ответ в электронном виде (PDF) или‚ при необходимости‚ в бумажном виде по адресу‚ указанному в заявлении.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как узнать‚ что мой документ принят?

После загрузки в ЛК вы получаете автоматическое письмо с номером регистрации и ссылкой для отслеживания статуса.

Можно ли отправить документ по обычной почте?

Да‚ но в этом случае необходимо указать в сопроводительном письме ваш контактный телефон и электронный адрес для получения подтверждения о получении.

Как изменить контактные данные в личном кабинете?

Войдите в ЛК‚ перейдите в раздел «Профиль» → «Редактировать данные»‚ внесите изменения и сохраните; После подтверждения по СМС новые данные будут актуальны.

Где можно ознакомиться с образцами документов?

Все образцы (заявления‚ запросы‚ формы) находятся в разделе «Документы» на официальном сайте https://gov-murman.ru.

Важно: соблюдайте требования к оформлению (шрифт Times New Roman‚ 12 пт‚ межстрочный интервал 1‚5). Неправильно оформленные документы могут быть возвращены на доработку‚ что увеличит срок их рассмотрения.

Соблюдая данную инструкцию‚ вы ускорите процесс обработки ваших обращений и внесёте вклад в повышение эффективности работы Правительства Мурманской области.