Дата актуализации:
Общие положения
Инструкция по документационному обеспечению Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области (далее – Инструкция) устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и к организации работы с документами органов исполнительной власти региона. Инструкция утверждена постановлением Губернатора Новосибирской области от № 345 и с тех пор неоднократно дополнялась (изменения от , от № 161 и др.).
Цели и задачи документационного обеспечения
- Обеспечение единого стандарта оформления и обработки официальных документов.
- Сокращение сроков их подготовки, согласования и архивирования.
- Повышение контроля за соблюдением нормативных требований.
- Обеспечение прозрачности управленческой деятельности перед гражданами и контролирующими органами.
Основные требования к документированию
- Структурность и нумерация. Все документы классифицируются по типу (приказ, распоряжение, постановление, служебная записка и др.) и получают уникальный регистрационный номер.
- Единый формат. Оформление осуществляется в соответствии с ГОСТ 7.32‑2001 (оформление деловых документов) и ГОСТ 7.0‑2003 (система стандартов по информации, документации и издательскому делу).
- Электронный документооборот. Все документы, подпадающие под действие Инструкции, должны быть загружены в систему «Гарант – Мониторинг изменений законодательства Новосибирской области» и в региональный электронный архив (ЭАР).
- Сроки рассмотрения. Приказы и распоряжения – не более 5 рабочих дней; служебные записки – 3 рабочих дня; проекты нормативных актов – 10 рабочих дней.
- Контроль качества. Ответственный за документ (автор) и контролер (заместитель главы управления) обязаны проверять соответствие требованиям до передачи в подпись Губернатора.
Порядок работы с документами
Работа с документами делится на четыре стадии:
| Стадия | Краткое описание | Ответственный |
|---|---|---|
| Подготовка | Сбор исходных материалов, подготовка проекта документа в соответствии с шаблонами. | Автор проекта |
| Согласование | Экспертная проверка, согласование с профильными управлениями и юридическим отделом. | Контролер (заместитель главы управления) |
| Подписание | Передача готового документа в канцелярскую часть для подписи Губернатором. | Канцелярия Губернатора |
| Архивирование | Регистрация в электронном архиве, присвоение регистрационного номера, размещение в открытом доступе (при необходимости). | Отдел документационного обеспечения |
Ответственность за нарушение требований
Согласно пункту 9 Инструкции, за несоблюдение требований к оформлению, срокам и порядку согласования могут быть применены следующие меры:
- Внутреннее замечание руководителю подразделения.
- Временное отстранение от участия в документообороте.
- Дисциплинарное взыскание в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
Приложения к Инструкции
- Шаблоны официальных документов (приказ, распоряжение, постановление, служебная записка).
- Пользовательская инструкция по работе в системе «Гарант».
- Перечень регламентов по срокам рассмотрения документов.
- Контактный список ответственных лиц в каждом управлении.
Контактная информация для обращений
| Тип контакта | Данные |
|---|---|
| Официальный сайт | https://www.nso.gov.ru |
| Горячая линия | 8 (383) -27‑00‑00 (круглосуточно) |
| Телефоны управления |
|
| Электронный адрес | info@nso.gov.ru |
| Личный кабинет (Электронный сервис) | https://cabinet.nso.gov.ru – доступ только для уполномоченных сотрудников. |
| Личный приём (Губернатор) | Приём граждан проводится по записи. Записаться можно через форму «Запись на приём» или по телефону горячей линии. |
| График приёма |
|
| Отделы, участвующие в документообороте |
|
| Руководство |
|
| Отзывы граждан | Для оставления отзыва используйте форму «Обратная связь» или позвоните по горячей линии. Отзывы рассматриваются в течение 5 рабочих дней. |
Заключительные положения
Инструкция по документационному обеспечению губернатора и правительства Новосибирской области является обязательным нормативным актом для всех органов исполнительной власти субъекта. Ее соблюдение гарантирует эффективную работу с документами, повышает уровень открытости и доверия граждан к региональному управлению.
При возникновении вопросов по применению Инструкции рекомендуется обращаться в Главное управление документационного обеспечения по указанным выше контактных данных.