Назначение документа: установить порядок создания, регистрации, согласования, исполнения, хранения и уничтожения документов, а также их электронного оборота в структуре Министерства образования Хабаровского края (далее – МОН ХК).

Общие положения

1. Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» и региональными нормативными актами.
2. Документооборот в МОН ХК делится на бумажный и электронный (ЭДО). При возможности предпочтение отдается электронному формату.
3. Все сотрудники обязаны соблюдать требования настоящей инструкции, а также внутренние регламенты подразделений.

Организационная структура, отвечающая за делопроизводство

• Главное управление делопроизводства (ГУД) – координация и контроль всех процессов.
• Отделы:
  • Отдел регистрации и учёта документов;
  • Отдел согласования и экспертизы;
  • Отдел архивного хранения;
  • Отдел электронного документооборота (ЭДО);
  • Контрольный отдел внутреннего аудита.

Порядок оформления документов

Создание документа

1. Определить тип документа (приказ, распоряжение, служебная записка, протокол, отчет и т.д.).
2. Сформировать документ в соответствии с утверждённым шаблоном (шапка, реквизиты, подписи).
3. Указать дату составления и номер документа (присваивается автоматически в системе ЭДО).

Регистрация

Регистрация производится в Отделе регистрации и учёта документов:

• Для бумажных документов – в журнале регистрации (внесение в реестр).
• Для электронных – загрузка в систему «Электронный документооборот МОН ХК» с автоматическим присвоением номера.

Согласование и утверждение

1. Определить круг согласующих лиц (руководители подразделений, юридический отдел, финансовый отдел).
2. В системе ЭДО назначить согласующих; в бумажном виде – направить оригиналы с сопроводительным письмом.
3. После получения всех подписей документ считается утверждённым и готов к исполнению.

Исполнение и контроль

Ответственное лицо (исполнитель) обязано выполнить указанные в документе действия в установленные сроки и предоставить отчёт о выполнении в отдел контроля.

Хранение и архивирование

• Сроки хранения (в соответствии с ФЗ «Об архивном деле»):
  • Документы, имеющие административно-правовой характер – 5 лет;
  • Документы, связанные с финансовой отчётностью – 10 лет;
  • Исторически значимые документы – бессрочно.
• Бумажные документы хранятся в центральном архиве МОН ХК (офис 4, 2‑й этаж).
• Электронные документы находятся в защищённом облачном хранилище с резервным копированием.

Электронный документооборот (ЭДО)

Для ускорения процессов МОН ХК использует платформу «ЭДО МОН ХК»:

1. Регистрация пользователя через Личный кабинет.
2. Загрузка, подпись и маршрутизация документов осуществляется в режиме онлайн.
3. Система автоматически формирует журнал регистрации, журнал согласования и журнал исполнения.
4. Все действия фиксируются в журнале аудита (логирование).

Контроль и внутренний аудит

Контроль за соблюдением инструкции осуществляют:

• Контрольный отдел – плановые проверки раз в квартал.
• Внутренний аудит – ежегодный обзор эффективности делопроизводства.
• Отчётность – подготовка отчётов о количестве обработанных документов, сроках исполнения и выявленных нарушениях.

Контактная информация

Заключительные положения

Настоящая инструкция вступает в силу с момента её официального опубликования на сайте Министерства и обязательна к исполнению всеми сотрудниками и подразделениями. При возникновении вопросов по её применению необходимо обращаться в Главное управление делопроизводства по телефону +7 (4212) -5‑12‑34 или через электронную почту.

Помните: правильное оформление и своевременный учёт документов – залог эффективного управления образовательным процессом в регионе;