Назначение документа: данная инструкция предназначена для физических и юридических лиц, которым необходимо получить, использовать или оформить документы Архивного фонда Российской Федерации, а также для сотрудников архивных подразделений.
Нормативно‑правовая база
Инструкция разработана в соответствии с:
- Федеральным законом от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Приказом Министерства культуры РФ от № 16 «Об основных правилах работы государственных архивов»;
- Методическими рекомендациями Федерального архивного агентства (Росархив) к Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ;
- Приказом Росархива от № 77 «Об утверждении Инструкции по применению перечня типовых управленческих архивных документов».
Основные понятия и термины
- Архивный фонд – совокупность всех документов, находящихся в государственной архивной системе.
- Документ архива – любой документ, включённый в архивный фонд, в т.ч. электронные и аудиовизуальные материалы.
- Запрос – письменное или электронное обращение гражданина/организации с требованием предоставить документ или сведения из архива.
- Личный кабинет – персональная страница на официальном портале архива, где можно отслеживать статус запросов, получать электронные копии и оформлять новые обращения.
Порядок обращения за документами
Подготовительный этап
- Определите точный наименования и период интересующего документа (используйте каталог онлайн).
- Уточните, относится ли документ к категории открытых (доступных) или закрытых (с ограниченным доступом).
- Соберите необходимые документы, подтверждающие ваш интерес (паспорт, доверенность, устав организации и т.п.).
Подача запроса
- Заполните форму «Заявление о предоставлении архивных документов» в личном кабинете или скачайте её по ссылке.
- Укажите:
- ФИО (наименование организации) заявителя;
- Контактные данные (телефон, e‑mail);
- Точное наименование, инвентарный номер (если известен) и период интересующего документа;
- Цель использования (исследовательская, юридическая, личная и т.д.).
- Приложите копии подтверждающих документов.
- Отправьте заявление через личный кабинет, по электронной почте archive@gosarchive.ru или факсом +7 (495) -23‑45‑68.
Рассмотрение запроса
Сотрудники архивного отдела обязаны рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней. При необходимости уточнения срок может быть продлён, о чём заявителю направляется письменное уведомление.
Получение документа
- Документ может быть выдан в оригинале (при наличии соответствующего разрешения) или в виде копии/скана.
- Оплата услуг (копирование, доставка) производится согласно тарифам, опубликованным на официальном сайте.
- При получении оригинала подписывается акт приёма‑передачи.
Организационная структура архива
| Отдел | Руководитель | Контактный телефон | Ответственность |
|---|---|---|---|
| Отдел документального обеспечения | Иванов И;И. | +7 (495) -23‑45‑01 | Комплектование, учёт и хранение документов. |
| Отдел пользовательского обслуживания | Петров П.П. | +7 (495) -23‑45‑02 | Работа с запросами граждан и организаций. |
| Отдел цифровых архивов | Сидорова А.С. | +7 (495) -23‑45‑03 | Оцифровка, электронный доступ, поддержка личного кабинета. |
| Отдел правовой поддержки | Кузнецова Е.В. | +7 (495) -23‑45‑04 | Консультации по правовым вопросам доступа к архивным материалам. |
Руководство архива
- Главный архивариус: Алексей Николаевич Смирнов (контакт: +7 (495) -23‑45‑00, e‑mail: smirnov@gosarchive.ru)
- Заместитель главного архивариуса – по работе с пользователями: Марина Владимировна Крылова.
График приёма граждан
Личный приём проводится в будние дни, кроме государственных праздников.
- Понедельник – пятница: 09:00 – 18:00
- Обеденный перерыв: 13:00 – 14:00
Для записи на приём рекомендуется предварительно связаться по телефону или через личный кабинет.
Контактная информация
- Официальный сайт: https://www.gosarchive.ru
- Горячая линия: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
- Телефоны отделов:
- Документальное обеспечение – +7 (495) -23‑45‑01
- Пользовательское обслуживание – +7 (495) -23‑45‑02
- Цифровые архивы – +7 (495) -23‑45‑03
- Правовая поддержка – +7 (495) -23‑45‑04
- Электронный адрес: archive@gosarchive.ru
- Личный кабинет: https://www.gosarchive.ru/personal
- Адрес: 125009, г. Москва, ул. Тверская, д. 7, корпус 1
Отзывы и предложения
Мы ценим обратную связь от пользователей; Оставить отзыв можно:
- Через форму обратной связи в личном кабинете;
- По электронной почте feedback@gosarchive.ru;
- По телефону горячей линии, указав номер обращения.
Все полученные отзывы рассматриваются в течение 10 рабочих дней, а результаты – публикуются в разделе «Отзывы и предложения» на официальном сайте.
Заключительные положения
Настоящая инструкция вступает в силу со дня её официального опубликования на сайте gosarchive.ru. При изменении нормативных актов инструкция будет дополнена в соответствии с новыми требованиями.
Дата актуализации: