Цель статьи: предоставить подробную инструкцию по оформлению акта приема‑передачи (АПП) документов в архив, а также собрать всю необходимую контактную информацию для обращения в архивные органы.
Что такое акт приема‑передачи документов?
Акт приема‑передачи (далее – АПП) – это официальное письменное подтверждение факта передачи документов от одной стороны (передающей) к другой (принимающей) для их последующего хранения в архиве. АПП фиксирует:
- наименование и количество передаваемых документов;
- состояние документов на момент передачи;
- дату и место передачи;
- подписи уполномоченных лиц обеих сторон.
Нормативно‑правовая база
Оформление АПП регулируется следующими нормативными актами:
- Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Приказ Минкультуры России от № 123 «Об утверждении формы акта приема‑передачи документов в архив»;
- ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Документы архивного дела. Общие требования к оформлению».
Участники процесса
| Сторона | Роль | Ответственное лицо |
|---|---|---|
| Передающая организация | Подготовка и передача документов | Главный архивариус (или уполномоченный сотрудник) |
| Принимающая архивная организация | Приём, проверка и регистрация документов | Начальник отдела приёма‑передачи |
Пошаговая инструкция оформления АПП
- Подготовка пакета документов – собрать оригиналы и копии, оформить их в соответствии с ГОСТ 7.0.97‑2016 (папки, конверты, маркировка).
- Составление перечня – в таблице указать: №, наименование документа, количество листов, срок хранения, состояние.
- Заполнение формы АПП (см. образец ниже). Все поля обязательны к заполнению.
- Подписание формы – подписи уполномоченных лиц обеих сторон, печати организаций.
- Регистрация в архиве – передающий документ передаёт оригинал формы в архив, где она фиксируется в журнале приёма‑передачи.
- Получение копии АПП – каждая сторона получает подписанную копию для собственного учёта.
Образец формы акта приема‑передачи
| АКТ ПРИЕМА‑ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ | |||
|---|---|---|---|
| Наименование архива: Государственный архив Российской Федерации | Код архива: 01-001 | ||
| Наименование передающей организации: ООО «ТехноИнвест» | ИНН/КПП: 7701234567 / 770101001 | ||
| Наименование принимающей организации: Государственный архив РФ | Дата передачи: | ||
| № | Наименование документа | Кол‑во листов | Состояние (целиком/повреждён) |
| 1 | Отчёт о проведении проекта «Север» за 2025 г. | 120 | Целиком |
| 2 | Техническая документация на оборудование № A‑2025 | 85 | Целиком |
| Примечание: При передаче оригиналов подписаны обе стороны, копии хранятся у передающей организации. | |||
| Подпись передающей стороны _______________________ (Иванов И.И.) Должность: Главный архивариус | Подпись принимающей стороны _______________________ (Петров П.П.) Должность: Начальник отдела приёма‑передачи | ||
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли передать документы электронным способом? Да, при условии наличия цифровой подписи обеих сторон и согласования формата с архивом.
- Сколько времени занимает регистрация в архиве? Обычная процедура занимает от 1 до 3 рабочих дней.
- Какие документы нельзя передавать в архив? Документы, содержащие персональные данные без согласия субъекта, а также материалы, подпадающие под ограничения по государственной тайне.
Контактная информация для обращения
Официальный сайт: https://archive.gov.ru
Горячая линия: 8‑800‑100‑2000 (круглосуточно)
Номера телефонов: +7 (495) -23‑45‑67, +7 (495) -23‑45‑68 (отдел приёма‑передачи)
Электронный адрес: info@archive.gov.ru
Личный кабинет: https://archive.gov.ru/lk – регистрация и подача электронных заявок.
Личный приём (офис): г. Москва, ул. Архивная, д. 10, офис 5.
График приёма: Пн‑Пт 09:00‑18:00 (перерыв 13:00‑14:00). Выходные – суббота, воскресенье, праздничные дни.
Отделы архива
- Отдел приёма‑передачи документов
- Отдел хранения и консервации
- Отдел выдачи и копирования
- Отдел цифровой обработки
Руководство архива
- Главный архивариус: Иванов Игорь Сергеевич
- Заместитель главного архивариуса: Петров Пётр Александрович
- Контрольный совет: составлен из представителей государственных и частных структур.
Отзывы и предложения
Мы ценим ваше мнение! Оставить отзыв можно:
- Через форму обратной связи на официальном сайте.
- По электронной почте: feedback@archive.gov.ru.
- По телефону горячей линии, выбрав пункт «Отзыв».
Оформление акта приема‑передачи документов в архив – важный юридический процесс, который обеспечивает сохранность и доступность архивных материалов. Следуя приведённому образцу и рекомендациям, вы сможете быстро и без ошибок передать документы в архив, а при возникновении вопросов всегда сможете обратиться по указанным контактам.
Помните: правильное оформление АПП – залог надёжного хранения ваших документов и их дальнейшего использования в рамках законодательства.