Назначение документа: установить порядок организации делопроизводства, формирования, экспертизы, оформления и передачи документов в муниципальный архив, а также определить ответственность участников процесса.

Общие положения

Настоящая инструкция разработана в соответствии с:

• Приказом Росархива от № 44 «Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления»;
• Приказом Росархива от № 71 «Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления»;
• Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству (приказ Росархива от );
• Приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от № 16 «Методические рекомендации по разработке и применению перечней документов с указанием сроков хранения»;
• Постановлением Минюста РФ от № 113 и другими нормативными актами, действующими на территории Российской Федерации.

Инструкция подлежит регулярному обновлению в случае изменения законодательства или особенностей документооборота в муниципальном образовании.

Нормативно‑правовая база

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ);
2. Приказ Росархива от № 155 «Правила делопроизводства в государственных и муниципальных организациях»;
3. Приказ Росархива от № 199 «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству»;
4. Региональные нормативные акты (при наличии).

Номенклатура дел

Организация, не являющаяся источником комплектования государственного (муниципального) архива, утверждает номенклатуру дел самостоятельно. При этом следует соблюдать следующие принципы:

• Разделение дел по функциональному признаку (управление, финансово‑хозяйственная деятельность, кадровая работа и т.д.);
• Указание сроков хранения (документальные, административные, юридические);
• Определение категории ценности (ценные, неценные, временно ценные);
• Регистрация всех дел в едином реестре номенклатуры.

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности проводится ежегодно в структурных подразделениях организации при методической помощи службы делопроизводства и архива. Порядок экспертизы регламентирован пунктом 4.11 Правил делопроизводства.

Этапы экспертизы:

1. Подготовка перечня документов к экспертизе;
2. Назначение ответственного за экспертизу (обычно главный архивариус);
3. Оценка документов по установленным критериям (историческая, правовая, информационная ценность);
4. Составление акта экспертизы и внесение результатов в реестр.

Формирование и оформление дел

Документы, завершившие делопроизводственный цикл (исполненные), формируются в дела согласно утверждённой номенклатуре. При этом необходимо:

• Собрать все документы, относящиеся к делу, в хронологическом порядке;
• Оформить ьный лист (наименование дела, номер, сроки хранения, ответственный);
• Приложить акты приёма‑передачи, акты экспертизы и другие сопроводительные документы;
• Подписать дело ответственным лицом и передать в архив.

Передача документов в архив

Передача осуществляется в два этапа:

1. Подготовительный этап – проверка полноты и соответствия дел установленным требованиям, оформление актов приёма‑передачи.
2. Этап передачи – физическая сдача дел в архив, подпись акта обеими сторонами, внесение сведений в реестр архивных дел.

Служба делопроизводства оказывает методическую помощь подразделениям в подготовке документов к передаче.

Обновление и актуализация инструкции

Ответственность за поддержание инструкции в актуальном состоянии возлагается на главного архивариуса совместно с руководителем службы делопроизводства. Внесение изменений производится:

• При изменении законодательных актов;
• При изменении структуры организации;
• При появлении новых форм и форматов документов.

Ответственные лица и их функции

Приложения (образцы форм)

Для упрощения работы в инструкцию включены ссылки на типовые формы:

• Акт приёма‑передачи дел;
• Отчёт об экспертизе ценности документов;
• График передачи дел в архив.