Цель документа: предоставить сотрудникам аппарата Правительства Тверской области полное руководство по организации и ведению делопроизводства, а также собрать всю необходимую контактную информацию для взаимодействия с гражданами и партнёрами.

Общие положения

1. Инструкция утверждается Указом Правительства Тверской области № 12‑2025 от 15 января 2025 года.
2. Обязательна к исполнению всеми подразделениями аппарата, включая департаменты, управления, отделы и службы личного приёма.
3. Документы оформляются в соответствии с Федеральным законом № 125‑ФЗ «Об архивном деле» и Приказом Минэкономразвития РФ от № 306‑Э.
4. Все электронные документы хранятся в Единой информационной системе документооборота (ЭИС ДИ).

Структура делопроизводства

Основные этапы документооборота

• Регистрация входящих документов – присвоение регистрационного номера, внесение в журнал входящей корреспонденции.
• Рассмотрение и распределение – определение ответственного подразделения, постановка задачи исполнителю.
• Подготовка исходящих документов – составление, проверка, согласование.
• Контроль исполнения – мониторинг выполнения задач, сроки, ответы.
• Архивирование – перевод в архивный фонд после завершения работы с документом.

Классификация документов

Порядок регистрации входящей корреспонденции

1. Получение письма (бумажного или электронного) в приёмном отделе;
2. Проверка подлинности и полноты (подпись, печать, реквизиты).
3. Внесение данных в Электронный журнал входящей корреспонденции (ЭЖВК):
   • Дата получения
   • Регистрационный номер (формат: ТВО‑В‑ГГГГ‑№)
   • Отправитель
   • Тема документа
   • Ответственный исполнитель
4. Сканирование оригинала и загрузка в ЭИС ДИ (при необходимости).
5. Передача оригинала в соответствующее подразделение в течение рабочего дня.

Составление и оформление исходящих документов

• Шаблоны документов находятся в разделе «Шаблоны и формы» личного кабинета сотрудника.
• Все документы должны содержать:
  1. Шапку с реквизитами (наименование органа, адрес, телефон).
  2. Номер и дату документа.
  3. Текст с чёткой структурой (вводная часть, основная часть, заключение).
  4. Подпись ответственного лица и печать (при необходимости).
• После подготовки документ направляется в службу согласования (обычно 2‑й уровень контроля).
• После согласования – регистрация в журнале исходящей корреспонденции и отправка (почтой, курьером, электронной почтой).

Электронный документооборот (ЭДО)

Для ускорения процессов используется система ЭИС ДИ:

1. Авторизация через единую учетную запись (ЕУК) – логин/пароль.
2. Создание нового документа – выбор шаблона → заполнение полей → загрузка приложений.
3. Маршрутизация документа – указание исполнителей и согласователей.
4. Подписание цифровой подписью (КЭП) – обязательный этап для официальных документов.
5. Архивирование – автоматическое перемещение в архив после завершения всех задач.

Контактная информация для обращений граждан и организаций

Официальный сайт

https://gov.tverskaya.ru – главный портал Правительства Тверской области, раздел «Контакты» и «Электронные услуги».

Горячая линия

8‑800‑555‑01‑01 – круглосуточно (с 08:00 до 23:00 – оператор, с 23:00 до 08:00 – автоматический сервис).

Номера телефонов подразделений

• Приёмный отдел – +7 (4822) -5‑01‑02
• Отдел кадров – +7 (4822) -5‑01‑03
• Отдел юридической службы – +7 (4822) -5‑01‑04
• Отдел информационных технологий – +7 (4822) -5‑01‑05

Электронный адрес

Общий почтовый ящик: info@gov.tverskaya.ru

Личный кабинет (для сотрудников)

Доступ через https://cabinet.gov.tverskaya.ru. В личном кабинете доступны:

• Список текущих задач и поручений.
• База шаблонов и форм.
• История документооборота.
• Отчёты о выполнении сроков.

Личный приём (приём граждан)

Для записи на личный приём необходимо воспользоваться онлайн‑записью или позвонить по телефону +7 (4822) -5‑01‑06.

График приёма

Структура аппарата и руководящие органы

Руководство

• Глава Правительства Тверской области – Губернатор Петров П.П.
• Первый заместитель – Смирнова Е.Е.
• Заместители:
  • по экономике – Кузнецов К.К.
  • по социальным вопросам – Лебедева Л.Л.
  • по развитию инфраструктуры – Морозов М.М.

Отделы и их функции

1. Отдел кадров – подбор, аттестация, ведение личных дел сотрудников.
2. Отдел юридической службы – правовое сопровождение, проверка законности документов.
3. Отдел информационных технологий – поддержка ЭИС ДИ, кибербезопасность.
4. Отдел экономического анализа – подготовка аналитических отчетов, мониторинг показателей.
5. Отдел взаимодействия с гражданами – прием обращений, работа с общественными советами.

Отзывы и предложения

Граждане и сотрудники могут оставить отзыв о работе аппарата через:

• Онлайн‑форму на сайте https://gov.tverskaya.ru/feedback.
• Электронную почту feedback@gov.tverskaya.ru.
• Горячую линию – при звонке выбрать опцию «Отзыв/предложение».

Все полученные отзывы рассматриваются в течение 10 рабочих дней и фиксируются в журнале «Обратная связь».

Заключительные положения

Соблюдение данной инструкции обеспечивает:

• Скорость и прозрачность документооборота.
• Соблюдение нормативных сроков хранения и архивирования.
• Уровень обслуживания граждан, соответствующий международным стандартам.

Ответственность за исполнение возлагается на руководителей подразделений и их заместителей. При возникновении вопросов по применению инструкции рекомендуется обращаться в Отдел информационных технологий (тел.: +7 (4822) -5‑01‑05, e‑mail: it@gov.tverskaya.ru).

Дата утверждения: 15 января 2025 года.