Дата актуализации:  г.

Настоящая инструкция регламентирует порядок организации делопроизводства в муниципальном архиве‚ определяет структуру работы‚ порядок формирования и экспертизы документов‚ а также описывает взаимодействие с гражданами и организациями.

Общие положения

1. Нормативно‑правовая база:
   • Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
   • Правила организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда РФ (утв. Росархивом от  г.);
   • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству (Росархив‚ приказ 199 от  г.);
   • Региональные нормативные акты муниципального образования.
2. Цель инструкции – обеспечить единообразие и законность всех процессов делопроизводства‚ повысить эффективность работы архива и гарантировать сохранность архивных документов.
3. Задачи:
   • Установление порядка создания‚ регистрации‚ учёта и хранения документов;
   • Определение сроков и порядка проведения экспертизы ценности документов;
   • Регламентация взаимодействия с гражданами и юридическими лицами;
   • Обеспечение контроля за соблюдением требований к оформлению дел и их передаче в архив.
4. Принципы делопроизводства:
   • Законность и соответствие нормативным актам;
   • Прозрачность и открытость (публичный доступ к информации о работе архива);
   • Эффективность и экономия ресурсов;
   • Системность (единый документооборот‚ единые формы‚ номенклатура дел).

Организационная структура архива

Номенклатура дел и их формирование

Номенклатура дел утверждается ежегодно в соответствии с п. 12 Правил и отражает классификацию всех видов документов‚ подлежащих архивированию.

1. Определение категории документа (служебный‚ финансовый‚ правовой‚ технический и т.д.).
2. Назначение кода номенклатуры согласно утверждённому перечню.
3. Формирование дел:
   • Создание карточки дела (бумажной или электронной);
   • Заполнение реестра входящих и исходящих документов;
   • Обеспечение уникального номера дела.
4. Регистрация дел в системе ЭДО «Архив‑Онлайн» (см. раздел 7).

Экспертиза ценности документов

Экспертиза проводится ежегодно в каждом структурном подразделении при методической поддержке службы делопроизводства и архива.

1. Назначение ответственного за экспертизу (начальник отдела экспертизы).
2. Сбор документов‚ подлежащих оценке.
3. Оценка по критериям ценности (историческая‚ правовая‚ информационная).
4. Составление заключения и внесение результатов в реестр ценности.
5. Передача документов‚ признанных ценными‚ в архивные фонды в соответствии с п. 4.31 Правил.

Оформление и учёт документов

Для обеспечения достоверности и прослеживаемости используются следующие формы (утверждены приказом Росархива):

• Входящий документ – Форма № 01;
• Исходящий документ – Форма № 02;
• Акт приёма‑передачи дел – Форма № 03;
• Опись дел – Форма № 04;
• Отчёт о проведённой экспертизе – Форма № 05.

Все документы регистрируются в журнале учёта (бумажном и/или электронном)‚ где фиксируются дата‚ номер‚ наименование‚ ответственный исполнитель и срок хранения.

Хранение и передача в архив

1. Оперативное хранение в специализированных помещениях с контролем микроклимата.
2. Периодический пересмотр состояния дел (не реже одного раза в год).
3. Подготовка дел к передаче:
   • Составление окончательной описи;
   • Проверка наличия всех обязательных подписей и печатей;
   • Оформление акта передачи.
4. Передача в муниципальный архив в два экземпляра: один остаётся в подразделении‚ второй – в архиве (п. 4.31 Правил).
5. Внесение сведений о передаче в реестр архивных дел.

Личный кабинет и электронный документооборот

Для упрощения взаимодействия с гражданами и организациями архив предоставляет личный кабинет в системе «Архив‑Онлайн»:

• Регистрация через официальный сайт;
• Отслеживание статуса запросов и заявок;
• Получение электронных копий документов;
• Подача заявлений о выдаче документов в архив.

Все обращения фиксируются в журнале электронных заявок и обрабатываются в течение 5 рабочих дней.

Обращения граждан и юридических лиц

Граждане и организации могут обращаться в архив по вопросам:

• Получения копий архивных документов;
• Уточнения порядка доступа к архивным материалам;
• Подачи предложений и замечаний по работе архива.

Обращения принимаются в личном приёме‚ по телефону‚ электронной почте и через личный кабинет.

График работы и личный приём

Личный приём руководителя архива (по предварительной записи):

• Пн‑Чт – 10:00 – 12:00;
• Пт – 14:00 – 16:00.

Отзывы и предложения

Для повышения качества услуг архив собирает отзывы граждан. Их можно оставить:

• На сайте в разделе «Отзывы»;
• По телефону горячей линии;
• В личном кабинете – в специальной форме «Обратная связь».

Все полученные отзывы рассматриваются в течение 10 рабочих дней‚ а результаты – публикуются в разделе «Отчёт о работе архива».

Настоящая инструкция подлежит ежегодному пересмотру и актуализации в соответствии с изменениями законодательства и внутренними регламентами муниципального образования.