Дата актуализации: 21 июня 2026 г.

Общие положения

Настоящая инструкция регламентирует порядок отбора, комплектования, учета, хранения и использования (в т.ч. электронных) документов, подлежащих передаче в архив мирового судьи города Москвы. Документ основан на:

• Федеральном законе РФ от 8 января 1998 г. № 7‑ФЗ «О судебном департаменте при Верховном Суде РФ»;
• Приказе Судебного департамента при Верховном Суде РФ № 157 от  г. (с изменениями от  г.,  г.,  г.);
• Приказе Службы по обеспечению деятельности мировых судей (утверждено секретарём‑специалистом);
• Методических рекомендациях Федерального архивного агентства.

Инструкция применяется ко всем документам, образующимся в рамках деятельности мирового судьи города Москвы, а также к электронным документам, хранящимся в автоматизированных системах судов.

Термины и определения

1. Документ – любой носитель информации (бумажный, электронный, микрофильм), содержащий сведения о судебных делах.
2. Опись – систематизированный перечень документов, включающий номер фонда, номер описи, количество единиц хранения, количество листов и количество экземпляров.
3. Электронная опись – автоматизированный список документов, сформированный на основе электронной номенклатуры.
4. Сроки хранения – постоянный, временный (свыше 10 лет) и по личному составу.
5. Фонд – совокупность документов, объединённых по признаку содержания, формы, периода создания.

Порядок отбора документов для архива

Критерии отбора

• Историческая ценность (дела, отражающие развитие судебной практики, крупные прецеденты).
• Сроки хранения, установленные законодательством (постоянное хранение, временное более 10 лет).
• Наличие электронных копий в государственных информационных системах.
• Отсутствие правовых оснований для уничтожения (например, окончательное завершение дела, отсутствие требований к конфиденциальности).

Этапы отбора

1. Идентификация дел – проверка реестра описей дел на соответствие критериям.
2. Формирование электронной описи – автоматический отбор с помощью фильтра «сроки хранения». (см. пункт 3.21 исходного нормативного текста).
3. Экспертная оценка – комиссия из судей, архивистов и специалистов по информационным технологиям оценивает историческую и правовую значимость.
4. Принятие решения – утверждение списка документов к передаче в архив руководителем мирового судьи.

Документы, подлежащие немедленному передаче

• Документы, срок хранения которых истёк и которые подлежат уничтожению, но имеют историческую ценность.
• Электронные файлы, не имеющие резервных копий в государственных системах.

Комплектование и передача в архив

Формирование комплектов

Для каждого фонда формируется комплект, включающий:

• Оригиналы документов (бумажные).
• Электронные копии в формате PDF/A‑2b.
• Опись (бумажную и электронную).
• Акт приёма‑передачи, подписанный судом и представителем архива.

Сроки передачи

Документы, отобранные к хранению, передаются в архив в течение 30 календарных дней со дня утверждения списка.

Учет и регистрация в архиве

После получения архива производится:

• Проверка комплектности.
• Регистрация в реестре архивных фондов.
• Назначение уникального идентификационного кода (УИК).

Использование архивных документов

Запросы на предоставление документов могут подаваться в архив:

• в письменной форме через личный кабинет судьи;
• по электронной почте с указанием УИК и цели использования;
• лично в отделе доступа к архивным материалам (по предварительной записи).

Документы могут быть предоставлены в виде копий, сканов или оригиналов в зависимости от запроса и уровня доступа.

Ответственность и контроль

• Судья мирового суда отвечает за своевременную подготовку и передачу документов.
• Секретарь судебного отдела контролирует соблюдение сроков и правильность оформления актов.
• Архивный отдел осуществляет контроль за сохранностью и учётом переданных материалов.

Порядок обращения за разъяснениями

Отзывы и предложения

Мы ценим мнение пользователей. Оставить отзыв можно:

• через форму обратной связи на официальном сайте;
• по электронной почте feedback@moscourt.gov.ru;
• по телефону горячей линии, указав номер обращения.

Заключительные положения

Настоящая инструкция вступает в силу с момента её публикации на официальном сайте мирового судьи города Москвы и действует до отмены или замены новым нормативным актом. Все изменения и дополнения публикуются в разделе «Документы» сайта.

Контроль за соблюдением инструкции возлагается на Судейский совет города Москвы и Федеральное архивное агентство.