Дата актуализации: г.
Содержание
- Нормативно‑правовая база
- Цель и область применения
- Термины и определения
- Порядок отбора документов
- Формы и образцы документов
- Ответственность участников процесса
- Условия хранения и доступа
- Контроль и проверка соблюдения инструкции
- Контактные данные
- Отзывы и предложения
Настоящая инструкция регламентирует порядок отбора, оформления и передачи в архив федеральных судов общей юрисдикции (далее – Архив ФСОЮ) документов, подлежащих постоянному хранению в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле» и иными нормативными актами.
Нормативно‑правовая база
- Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле»;
- Приказ Президиума Верховного Суда РФ от № П‑56 «Об утверждении Положения о порядке отбора и передачи документов в Архив ФСОЮ»;
- Приказ Минюста России от № М‑2024‑112 «О стандартах электронного документооборота в судебных органах»;
- Регламент внутреннего документооборота судов общей юрисдикции, утверждённый приказом Минюста России от № М‑2025‑15.
Цель и область применения
Инструкция направлена на:
- Обеспечение единого подхода к отбору документов, имеющих историческую, научную и правовую ценность;
- Сокращение избыточного бумажного оборота и упрощение доступа к архивным материалам;
- Гарантирование сохранности оригиналов и их электронных копий в течение установленного срока хранения.
Применяется ко всем подразделениям федеральных судов общей юрисдикции, а также к их территориальным отделениям.
Термины и определения
| Термин | Определение |
|---|---|
| Документ | Любой носитель информации, оформленный в соответствии с требованиями законодательства (бумажный, электронный, микрофильм). |
| Отбор | Процесс выбора документов, подлежащих передаче в архив, на основании критериев, указанных в пункте 5 настоящей инструкции. |
| Постоянное хранение | Сохранение документа без ограничения срока в архиве в целях обеспечения исторической и правовой преемственности. |
| Личный кабинет | Защищённый онлайн‑сервис для судей, клерков и уполномоченных лиц, позволяющий подавать заявки на отбор и отслеживать статус их исполнения. |
Порядок отбора документов
Инициирование отбора
- Инициатор (судья, секретарь, руководитель отдела) вносит заявку через Личный кабинет (см. раздел Контакты).
- В заявке указываются:
- Наименование документа;
- Краткое содержание;
- Причина отнесения к категории «постоянного хранения»;
- Требуемый срок хранения (не менее 10 лет, если не указано иное).
- После отправки заявка автоматически попадает в очередь рассмотрения Отдела документального обеспечения.
Экспертная оценка
Экспертная комиссия (3–5 специалистов) проверяет заявку в течение 10 рабочих дней:
- Соответствие критериям отбора (см. таблицу ниже);
- Отсутствие дублирования с уже хранящимися материалами;
- Техническую готовность к передаче (формат, состояние).
Критерии отбора
| Критерий | Описание |
|---|---|
| Историческая ценность | Документы, отражающие формирование судебной практики, важные судебные решения, материалы, связанные с реформами. |
| Научно‑правовая значимость | Документы, используемые в научных исследованиях, учебных курсах, правовых комментариях. |
| Уникальность | Отсутствие аналогов в иных архивах. |
| Объём и формат | Документы, требующие особых условий хранения (фотографии, аудио‑видеозаписи). |
Принятие решения
По результатам экспертизы комиссия формирует Акт отбора, который подписывается руководителем Отдела документального обеспечения и направляется инициатору.
Передача в архив
- Подготовка оригиналов и электронных копий (формат PDF/A, XML).
- Маркировка документов штрих‑кодом, присвоение уникального идентификатора (UID).
- Транспортировка в архив (собственный курьерский сервис или специализированный перевозчик).
- Регистрация в системе учёта Архива ФСОЮ.
Формы и образцы документов
- Форма Заявка на отбор (PDF, доступна в личном кабинете).
- Форма Акт экспертизы (Word).
- Форма Транспортный лист (Excel).
- Инструкция по сканированию и конвертации в формат PDF/A (PDF).
Ответственность участников процесса
| Участник | Обязанности | Ответственность |
|---|---|---|
| Инициатор | Точное заполнение заявки, предоставление оригиналов. | Ответственность за достоверность информации (ст. 15.1 КоАП РФ). |
| Экспертная комиссия | Объективная оценка, соблюдение сроков. | Дисциплинарная ответственность за нарушение сроков. |
| Отдел документального обеспечения | Ведение реестра, контроль транспортировки. | Административная ответственность за утрату или порчу документов. |
| Архив ФСОЮ | Хранение, обеспечение доступа, создание копий. | Ответственность в соответствии с ФЗ «Об архивном деле». |
Условия хранения и доступа
Документы хранятся в климатически контролируемых помещениях (температура + 18 °C ± 2 °C, относительная влажность 45 % ± 5 %). Электронные копии размещаются в защищённом облачном хранилище с резервным копированием 3‑х уровней.
Доступ к архивным материалам предоставляется только уполномоченным лицам по заявке через Личный кабинет. Запросы рассматриваются в течение 5 рабочих дней.
Контроль и проверка соблюдения инструкции
- Ежегодный внутренний аудит (планируется на первое полугодие каждого года).
- Отчётность перед Минюстом РФ – квартальные отчёты о количестве отобранных и переданных документов.
- Публичный реестр отобранных документов (доступен на официальном сайте).
Контактные данные
Официальный сайт: https://archive.sud.gov.ru
Горячая линия: 8‑800‑100‑00‑00 (круглосуточно)
Телефоны подразделений:
- Отдел документального обеспечения – +7 -95 123‑45‑67
- Техническая поддержка (ЭДО) – +7 -95 123‑45‑68
- Служба приёма граждан – +7 -95 123‑45‑69
Электронный адрес: archive@sud.gov.ru
Личный кабинет: https://archive.sud.gov.ru/login (регистрация доступна только для сотрудников судов)
Личный приём (приёмные часы):
- Адрес: 125009, г. Москва, ул. Тверская, д. 7, корпус 2, приёмная Архив ФСОЮ.
- График приёма: понедельник‑пятница, 09:00‑17:00 (перерыв 13:00‑14:00).
- Для записи предварительно позвоните по телефону +7 -95 123‑45‑69.
Отделы Архива ФСОЮ:
- Отдел документального обеспечения
- Отдел электронного архивирования
- Отдел правового обеспечения
- Отдел технической эксплуатации
- Отдел взаимодействия с общественностью
Руководство:
- Директор Архива ФСОЮ – Иванов Сергей Петрович (контакт: +7 -95 123‑45‑70, ivanov.sp@archive.sud.gov.ru)
- Заместитель директора – Кузнецова Елена Владимировна (контакт: +7 -95 123‑45‑71)
Отзывы и предложения
Мы ценим обратную связь! Чтобы оставить отзыв или предложить улучшения, используйте один из следующих каналов:
- Онлайн‑форма на сайте: https://archive.sud.gov.ru/feedback
- Электронная почта: feedback@archive.sud.gov.ru
- Телефон горячей линии (время работы 09:00‑21:00): 8‑800‑100‑00‑00
Все полученные отзывы рассматриваются в течение 15 рабочих дней. При необходимости с вами свяжутся для уточнения деталей.
Соблюдение данной инструкции обеспечивает надёжную сохранность судебных документов, повышает эффективность их использования в научных и правовых исследованиях, а также гарантирует прозрачность работы Архива федеральных судов общей юрисдикции. При возникновении вопросов рекомендуем обращаться в указанные выше контактные пункты.