Назначение документа: установить порядок создания, ведения, хранения, использования и утилизации архивных документов в структуре ФСИН России, а также определить ответственность сотрудников за соблюдение архивных требований.

Нормативно‑правовая база

Инструкция разработана на основе следующих нормативных актов:

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Указ Президента РФ от № 1314 «Вопросы Федеральной службы исполнения наказаний»;
• Приказ ФСИН от № № — «Об утверждении Инструкции о порядке погребения погибших (умерших) сотрудников УИС» (в части взаимодействия с архивом);
• Часть 2 статьи 29 Федерального закона от № 197‑ФЗ «О службе в уголовно‑исполнительной системе»;
• Внутренние регламенты ФСИН, в т.ч. Приказ № 2022/15 «Об обеспечении анализа архивных данных в структурных подразделениях».

Основные понятия

1. Архивный документ – любой документ, подлежащий сохранению в архиве в соответствии с установленными сроками хранения.
2. Сроки хранения – нормативные периоды (от 3 до 75 лет), определяемые типом документа.
3. Электронный архив – система электронного документооборота (ЭДО), где документы хранятся в цифровом виде.
4. Личный кабинет (ЛК) – защищённый онлайн‑ресурс для сотрудников, позволяющий подавать запросы в архив и отслеживать их исполнение.

Структура архивного подразделения ФСИН

Архивные службы организованы по принципу «центральный архив + территориальные отделы»:

• Центральный архив ФСИН – главный архив, расположенный в г. Москва; отвечает за методологию, стандарты и долгосрочное хранение.
• Региональные архивы – находятся в каждом федеральном округе; обеспечивают оперативный приём и выдачу документов.
• Отделы цифровой обработки – отвечают за сканирование, оцифровку и внедрение электронных архивных систем.

Порядок работы с архивными документами

4.1 Приём и регистрация документов

1. Получение оригинала (бумажного или электронного) в отделе, где он образовался.
2. Заполнение регистрационной карточки (номер, дата, наименование, срок хранения, ответственный).
3. Передача в архивный отдел в течение 5 рабочих дней после создания.

4.2 Оценка и классификация

Специалисты архива проводят оценку значимости и определяют:

• Классификацию по деловым тематикам (служебные, кадровые, финансовые, судебные и т.д;).
• Сроки хранения в соответствии с нормативными актами.
• Необходимость оцифровки (рекомендовано для всех документов старше 5 лет).

4.3 Оцифровка и размещение в электронном архиве

Этапы оцифровки:

1. Сканирование оригинала в формате PDF/A‑2 (для текстовых документов) или TIFF (для графических).
2. Контроль качества сканов (разрешение ≥ 300 dpi, отсутствие искажений).
3. Метаданные (номер, дата, автор, классификатор) вносятся в систему ЭДО.
4. Хранение оригинала в архивном хранилище (контролируемый климат, защита от огня).

4.4 Доступ и выдача документов

Запросы оформляются через личный кабинет или в письменной форме:

• Указываются реквизиты запрашиваемого документа.
• Определяется цель доступа (служебная, исследовательская, судебная).
• Срок исполнения – до 10 рабочих дней (в исключительных случаях – до 30 дней).

4.5 Утилизация просроченных документов

По истечении срока хранения документы подлежат:

1. Экспертной оценке (нужна ли их сохранность в историческом контексте).
2. Уничтожению (шредирование, сжигание) в соответствии с Приказом ФСИН № 2021/07.
3. Составлению акта утилизации, который подписывается руководителем архивного подразделения.

Ответственность и контроль

Ответственность за соблюдение Инструкции распределяется следующим образом:

• Руководитель архивного подразделения – несёт персональную ответственность за организацию работы и соблюдение сроков.
• Начальники структурных подразделений – обязаны своевременно передавать документы в архив и контролировать их полноту.
• Сотрудники архивов – отвечают за точность регистрации, сохранность и конфиденциальность.
• Нарушения фиксируются в журнале учёта нарушений и могут привести к дисциплинарным взысканиям в соответствии с ТК РФ.

Технологическое обеспечение

Для эффективного функционирования архивов ФСИН используется следующая ИТ‑инфраструктура:

Обратная связь и отзывы

Все пользователи могут оставить отзыв о работе архивов через форму обратной связи в личном кабинете или по телефону горячей линии. Отзывы рассматриваются в течение 5 рабочих дней, а по результатам формируется план улучшения.

Контактная информация

Заключительные положения

Настоящая Инструкция вступает в силу со дня её официального опубликования на сайте ФСИН и обязательна к исполнению всеми структурными подразделениями службы. При возникновении вопросов по её применению сотрудники могут обращаться в Отдел методологической поддержки архивов по указанным выше контактам.

Дата актуализации:  г.