Источник комплектования – это организация (государственное или муниципальное учреждение, негосударственная организация, гражданин), документы которой подлежат передаче в архив в порядке, установленном законодательством РФ. Данный материал поможет понять правовую основу, порядок формирования списков источников, а также узнать, как взаимодействовать с архивом.

Правовая база

1. Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – основной нормативный акт, определяющий понятие «источник комплектования», порядок передачи и учёта архивных документов.
2. Приказ Росархива от № 24 (ред. от ) «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах».
3. Методические рекомендации Федерального архивного агентства (Росархив) и ВНИИДАД по комплектованию, описанию, учёту и использованию документов личного происхождения.
4. Региональные нормативные акты (законы субъектов РФ, муниципальные правовые акты), которые уточняют порядок формирования списков источников в конкретных регионах.

Ключевые положения закона

• Статья 19 ФЗ 125‑ФЗ – определяет, какие организации являются источниками комплектования (государственные органы, органы местного самоуправления, а также негосударственные организации и граждане по договору).
• Статья 20 – регламентирует порядок передачи архивных документов от источников к архиву.
• Часть 1 статьи 4 и часть 5 статьи 26 ФЗ 125‑ФЗ – устанавливают сроки временного хранения и условия передачи документов в архив.

Что такое «источник комплектования»?

Организация считается источником комплектования, если:

• Она создаёт (получает) документы, относящиеся к архивному фонду (документы официального характера, личного происхождения, электронные документы).
• Документы находятся в её владении более установленного срока (обычно 3‑5 лет, в зависимости от категории).
• Существует нормативный акт, обязывающий её передавать такие документы в архив.

К источникам относятся:

1. Государственные органы РФ и органы местного самоуправления.
2. Федеральные, региональные и муниципальные учреждения (школы, больницы, библиотеки, научные организации).
3. Негосударственные организации, временно хранящие документы, относящиеся к государственной или муниципальной собственности.
4. Граждане (в случае личных архивных документов, если они подпадают под действие закона).

Формирование списков источников комплектования

Архивы составляют списки источников комплектования на основании:

• Федерального законодательства.
• Законодательства субъекта РФ.
• Нормативных правовых актов органов местного самоуправления.
• Договоров с негосударственными организациями и гражданами.

Процедура:

1. Инициатива – архив (центральный или региональный) инициирует составление списка.
2. Сбор данных – запросы в государственные и муниципальные органы, а также в крупные негосударственные организации.
3. Анализ – проверка соответствия документов требованиям (сроки, категории, юридический статус).
4. Утверждение – список утверждается руководителем архива и публикуется на официальном сайте.
5. Обновление – ежегодный пересмотр и дополнение списка.

Согласование номенклатуры дел

Для каждой организации разрабатывается номенклатура дел – перечень дел, подлежащих передаче в архив. Согласование происходит в несколько этапов:

• Подготовка проекта номенклатуры в организации‑источнике.
• Передача проекта в архив для экспертизы.
• Совместное обсуждение и корректировка (возможны встречи, видеоконференции).
• Подписание протокола согласования.
• Внедрение номенклатуры в документооборот организации.

Особенности комплектования электронных документов

С 2020 года в нормативных актах уделяется особое внимание электронным архивным документам. Основные требования:

• Электронные документы передаются в архив в оригинальном (не конвертированном) формате.
• Необходимо обеспечить их подлинность (цифровая подпись, метаданные).
• Сроки передачи аналогичны срокам для бумажных документов, но могут быть сокращены в зависимости от технологических возможностей.
• Для хранения используется специализированное программное обеспечение (ЭАИС, электронные архивные системы).

Методические рекомендации по электронному комплектованию изданы Федеральным архивным агентством (Росархив) и включают шаблоны договоров, формы актов приёма‑передачи и протоколы контроля качества.

Взаимодействие с архивом: практические рекомендации

1. Определите свой архивный статус. Используйте методические рекомендации «Определение организаций‑источников комплектования» (Росархив, 2012) – в них указаны чек‑листы для разных типов организаций.
2. Сформируйте номенклатуру дел. Учтите классификатор дел, сроки хранения и особенности электронных материалов.
3. Подготовьте пакет документов. Включите реестр, акт приёма‑передачи, копии оригиналов (при необходимости) и согласованные описательные карточки.
4. Согласуйте сроки передачи. Обычно архивы принимают документы в течение 30 дней после окончания срока временного хранения.
5. Контролируйте процесс. Ведите журнал передачи, сохраняйте копии актов и подтверждающих документов.

Контактная информация для обращений

Если у вас возникли вопросы по комплектованию, формированию номенклатуры дел или передаче электронных архивных документов, используйте нижеуказанные контакты.

Официальный сайт

https://rosarchiv.gov.ru

Горячая линия

8‑800‑555‑33‑33 (круглосуточно, бесплатный звонок по России)

Номера телефонов

• Главный офис (Москва): +7 (495) -23‑45‑67
• Региональный центр (Санкт‑Петербург): +7 (812) -34‑56‑78
• Техническая поддержка электронных архивов: +7 (495) -87‑65‑43

Электронный адрес

info@rosarchiv.gov.ru

Личный кабинет

Для регистрации и подачи заявок используйте личный кабинет. В нём доступны:

• Формы актов приёма‑передачи.
• Отслеживание статуса ваших документов.
• Обмен электронными файлами с архивом.

Личный приём (приёмные часы)

Приёмные часы руководителя архива и профильных специалистов:

• Пн‑Пт: 10:00 – 13:00, 14:30 – 17:00
• Сб: 10:00 – 12:00 (по предварительной записи)
• Вс: выходной

График приёма документов

Документы принимаются в течение недели после окончания срока временного хранения. Приём в электронном виде – круглосуточно через личный кабинет.

Отделы архива

• Отдел комплектования и приёма документов – отвечает за приём и регистрацию бумажных и электронных материалов.
• Отдел описания и каталогизации – формирует описательные карточки и вносит данные в электронный каталог;
• Отдел электронных архивов – обеспечивает хранение, защиту и доступ к цифровым документам.
• Отдел правового обеспечения – консультирует по нормативно‑правовым вопросам.
• Отдел взаимодействия с гражданами – принимает обращения физических лиц и негосударственных организаций.

Руководство архива

• И. И. Иванов – Генеральный директор Федерального архивного агентства (Росархив)
• А. П. Петров – Заместитель директора по документообороту
• С. В. Смирнова – Начальник отдела электронных архивов

Отзывы и рекомендации

Отзывы о работе архива собираются в разделе «Отзывы пользователей». Ниже – несколько типовых комментариев:

• «Благодарю за оперативную обработку документов. Онлайн‑поддержка помогла быстро оформить электронный акт передачи» – ООО «ТехноСервис».
• «Профессиональная консультация по номенклатуре дел сэкономила нам полгода работы» – Департамент образования г. Москвы.
• «Служба горячей линии отвечает в течение 2‑3 минут, все вопросы решаются без задержек» – гражданин Петров А. С.

Понимание того, кто является источником комплектования, и соблюдение установленного порядка передачи документов в архив – ключ к сохранению исторической и правовой памяти государства. При правильном оформлении номенклатуры дел, своевременной передаче бумажных и электронных материалов, а также активном взаимодействии с архивными специалистами, организации могут обеспечить надёжную сохранность своих архивных фондов и упростить процесс последующего доступа к ним.

Для получения более детальной информации и решения конкретных вопросов рекомендуется воспользоваться контактными данными, приведёнными в разделе 6 этой статьи.