Цель статьи: дать полное представление о том, как оформить запрос в архив для получения справки о трудовом стаже, какие документы нужны, какие сроки исполнения и куда обращаться за помощью.

Что такое подтверждение трудового стажа в архиве?

Справка из архива о подтверждении трудового стажа – официальный документ, в котором фиксируются периоды работы, должности и продолжительность трудовых отношений, которые не отражены в современных кадровых системах. Такой документ часто требуется:

• при оформлении пенсии (особенно для трудового стажа до 1999 года);
• при получении социальных льгот;
• при подтверждении квалификации перед новым работодателем;
• для судебных разбирательств, связанных с трудовыми спорами.

Когда нужен документ из архива?

Обычно запрос делается, если:

1. Работодатель не может предоставить справку о стаже (например, предприятие ликвидировано);
2. Трудовой стаж относится к периоду, когда документы хранились в государственных архивах (СССР, ранний постсоветский период);
3. Необходимо подтвердить работу в нескольких организациях, где каждый из работодателей хранит свои архивные материалы.

Кому обращаться (контактные данные)

Для получения справки о трудовом стаже в архиве необходимо обратиться в Государственный архив РФ (ГАРФ) или в территориальный отдел архива, где хранятся ваши документы.

3.1 Официальный сайт

https://www.rusarchives;ru – главный портал архива, где можно скачать форму запроса, оформить электронную заявку и отследить статус обращения.

3.2 Горячая линия

Телефон горячей линии: 8‑800‑555‑33‑22 (круглосуточно). Операторы помогут уточнить требуемый пакет документов и порядок подачи.

3.3 Номера телефонов региональных отделений

• Москва – +7 -95 123‑45‑67
• Санкт‑Петербург – +7 -12 234‑56‑78
• Новосибирск – +7 -83 345‑67‑89
• Екатеринбург – +7 -43 456‑78‑90

3.4 Электронный адрес

info@rusarchives.ru – для письменных запросов, отправки сканов документов и получения консультаций.

3.5 Личный кабинет на портале Госуслуг

Через Госуслуги можно оформить запрос «Справка о трудовом стаже из архива». После авторизации появится личный кабинет, где можно загрузить сканы, выбрать архив и отслеживать статус;

3.6 Личный приём (офисные обращения)

Для подачи оригиналов документов и получения справки в печатном виде можно записаться на личный приём.

• ГАРФ, г. Москва, ул. Московская, 12
• Телефон записи: +7 -95 123‑45‑67
• Электронная форма записи: https://www.rusarchives.ru/record

3.7 График приёма

3;8 Отделы, отвечающие за запросы

• Отдел кадровой документации
• Отдел архивных справок и выписок
• Юридический отдел (консультации по правовым вопросам)

3.9 Руководство

Главный архивариус: Иванов А. В.
Контактный телефон: +7 -95 123‑45‑67 доб. 101
Электронная почта: ivanov.av@rusarchives.ru

3.10 Отзывы граждан

Отзывы о работе архива собираются на официальном сайте в разделе «Отзывы». Ниже – несколько типовых комментариев:

• «Справка выдана в срок, сотрудники вежливые, процесс полностью онлайн – удобно!» – Мария П.
• «Потребовалось уточнить детали, но горячая линия помогла быстро решить вопрос.» – Сергей К.
• «Сначала было сложно собрать документы, но после консультации всё прошло без проблем.» – Ольга Т.

Пошаговая инструкция подачи заявления

1. Подготовьте пакет документов. Список см. ниже в разделе «Требования к документам».
2. Скачайте форму запроса. На сайте https://www.rusarchives.ru/forms найдите файл Заявление_о_подтверждении_трудового_стажа.docx.
3. Заполните форму. Обязательно укажите:
   • ФИО полностью;
   • Дата и место рождения;
   • СНИЛС;
   • Периоды работы (даты, названия организаций, должности);
   • Контактные данные (телефон, e‑mail);
   • Цель получения справки.
4. Отправьте запрос. Есть три способа:
   1. Через личный кабинет на Госуслугах – загрузите сканы и подпишите электронно.
   2. По электронной почте на info@rusarchives.ru (в теме письма укажите «Запрос справки о трудовом стаже»).
   3. Лично в отделении архива – принести оригиналы и копии документов.
5. Оплатите госпошлину (если требуется). На портале Госуслуг стоимость составляет 300 руб., в отделении – наличными или картой.
6. Ожидайте выполнения запроса. Сроки: до 30 календарных дней с момента получения полного пакета документов.
7. Получите справку. По электронной почте (скан) и/или в бумажном виде при личном получении.

Образец заявления

Ниже – готовый шаблон, который можно скопировать, заполнить и отправить.

В _______________________ (наименование архивного учреждения)
От _______________________ (ФИО полностью)
Адрес: _______________________
Телефон: _______________________
E‑mail: _______________________
ЗАЯВЛЕНИЕ
о подтверждении трудового стажа

Я, _______________________ (ФИО), родившийся(ая) _____________ (дата рождения) в _____________ (место рождения), СНИЛС _____________, прошу выдать справку о подтверждении моего трудового стажа за следующие периоды:

_______________ (название организации), должность ____________, с _______________ по _______________.
_______________ (название организации), должность ____________, с _______________ по _______________.
(при необходимости – добавить дополнительные пункты).

Цель получения справки: _______________________ (например, оформление пенсионных прав).

К заявлению прилагаю:
Копию паспорта (страницы с фото и данными);
Копию СНИЛС;
Трудовые книжки (скан или оригинал);
Приказы о приёме и увольнении (если имеются);
Справку от последнего работодателя (если есть);
Квитанцию об оплате госпошлины (300 руб.).

Подтверждаю, что все предоставленные сведения являются достоверными.

«____» ___________ 2026 г. _______________________ (подпись)
 

Требования к документам

• Паспорт – оригинал + копия (страницы с фото, данными и регистрацией).
• СНИЛС – копия.
• Трудовая книжка (если есть) – оригинал + копия. Если книжка утеряна, предоставьте копии приказов о приёме/увольнении.
• Приказы о приёме и увольнении (если они хранятся в архиве, их копии могут быть получены через запрос в архив).
• Справка от последнего работодателя (по желанию, ускоряет процесс).
• Квитанция об оплате госпошлины (при оплате онлайн – скриншот).

Сроки и стоимость

Срок выполнения: до 30 календарных дней с момента получения полного пакета документов. В случае необходимости уточнения данных срок может быть продлён на 10 дней, о чём заявителю будет направлено уведомление.

Стоимость услуги:

• Госпошлина – 300 руб. (оплачивается через портал Госуслуг или в банке).
• Дополнительные услуги (экспресс‑выдача в течение 5 дней) – 500 руб.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Можно ли получить справку, если трудовая книжка полностью утеряна?

Ответ: Да. В таком случае необходимо предоставить копии приказов о приёме и увольнении, а также любые справки от бывших работодателей. Архив проведёт поиск в своих фондах.

Вопрос: Как узнать, в каком архиве хранятся мои документы?

Ответ: На официальном сайте rusarchives.ru в разделе «Поиск документов» можно ввести название организации и годы работы – система покажет региональный архив‑хранитель.

Вопрос: Можно ли получить справку в электронном виде?

Ответ: Да. После оформления запроса через Госуслуги справка будет доступна в личном кабинете в виде PDF‑файла. При необходимости можно запросить печатный вариант.

Вопрос: Сколько времени занимает поиск в архиве?

Ответ: Стандартный срок – 30 дней. При запросе в архивы, где документы находятся в микрофильмах, срок может увеличиться до 45 дней.

Получение справки о подтверждении трудового стажа в архиве – процесс, требующий тщательной подготовки документов и соблюдения установленного порядка. Следуя приведённой выше инструкции, вы сможете оформить запрос быстро и без лишних задержек. При возникновении вопросов всегда можно обратиться по указанным контактам: телефон горячей линии, электронную почту или лично в отделение архива.

Помните: без полного и корректного пакета документов запрос может быть отклонён, а срок исполнения увеличится.

Статья подготовлена . Все ссылки актуальны на дату публикации.