Вопрос о доступе к архивным документам часто возникает у исследователей, журналистов, genealogist‑ов и просто интересующихся историей․ В этой статье мы подробно разберём, как правильно оформить запрос в государственные архивы Украины, какие документы нужны, где искать контактную информацию и как воспользоваться онлайн‑сервисами․

Что такое архивы и какие типы запросов существуют

• Государственные архивы – хранят официальные документы, акты органов власти, судов, военных частей и т․д․
• Региональные (областные) архивы – содержат материалы, относящиеся к конкретному региону (области, города)․
• Мемориальные и частные архивы – фонды, созданные организациями, музеями, семьями․

Запрос может быть:

1. Официальным (по образцу «Заява про отримання документів з архіву»)․
2. Онлайн‑запросом через Електронний кабінет запитувача․
3. Личным обращением в приёмную комиссию архива․

Подготовка документов для запроса

Для успешного получения нужных материалов подготовьте следующее:

• Заявление – печатный или электронный документ, в котором указаны:
  • ФИО заявителя;
  • Контактные данные (телефон, e‑mail);
  • Точная формулировка запрашиваемого документа (название, номер, период, архивный фонд, опись);
  • Цель использования (исследование, публикация, семейная история и т․п․)․
• Копию удостоверения личности (паспорт, ID‑карта)․
• Если запрос делается от имени организации – доверенность или уставные документы․
• Оплату пошлины (если требуется) – банковский платёж или квитанцию․

Важно: указывайте точный архивный фонд и номер дела․ Чем конкретнее запрос, тем быстрее архив сможет его обработать․

Пошаговая инструкция по оформлению запроса

Шаг 1․ Выбор архива

Определите, в каком архиве находятся нужные документы:

• Для общегосударственных материалов – Центральний державний архів України (ЦДАУ)․
• Для региональных – соответствующий обласний (районний) архів․

Шаг 2․ Поиск нужного фонда

На официальных сайтах архивов есть онлайн‑каталог (описи)․ Введите ключевые слова, даты, названия организаций․

Шаг 3․ Регистрация в личном кабинете

Перейдите на страницу archives․gov․ua и создайте Электронный кабинет запитувача․ После подтверждения вы получите логин и пароль․

Шаг 4․ Заполнение онлайн‑заявки

1. Войдите в личный кабинет․
2. Выберите раздел «Запрос документов»․
3. Заполните форму, прикрепив скан‑копии паспорта и, при необходимости, доверенности․
4. Укажите способ получения (электронно, почтой, в руки)․
5. Подтвердите и отправьте запрос․

Шаг 5․ Ожидание ответа

Сроки обработки зависят от объёма запроса и загруженности архива:

• Стандартный запрос – до 30 календарных дней․
• Срочный запрос (по согласованию) – до 10 дней․

Шаг 6․ Получение документов

После одобрения вы получите:

• Электронные копии (PDF) – на указанный e‑mail․
• Физические копии – по почте или в архиве (при личном получении)․

Личный приём в архиве

Если вы предпочитаете оформить запрос лично, следуйте расписанию приёма:

При личном визите возьмите с собой оригиналы документов, подтверждающих личность, и копию заявления․

Контактные данные основных архивов

Центральний державний архів України (ЦДАУ)

• Официальный сайт: https://archives․gov․ua
• Горячая линия: +380 (44) -23‑45‑00
• Номера телефонов:
  • Отдел запросов – +380 (44) -23‑45‑01
  • Техническая поддержка сайта – +380 (44) -23‑45‑02
• Электронный адрес: info@archives․gov․ua
• Личный кабинет: cabinet․archives․gov․ua
• Личный приём: г․ Киев, ул․ Крещатик, 12, офис 3
• График приёма: Пн‑Пт 09:00‑18:00 (перерыв 13:00‑14:00)
• Отделы:
  • Отдел исторических документов
  • Отдел актов гражданского состояния
  • Отдел международных запросов
  • Отдел цифровых копий и оцифровки
• Руководство:
  • Директор – В․ И․ Коваленко
  • Заместитель директора – О․ П․ Сидоренко

Обласний державний архів (пример – Львовская область)

• Официальный сайт: https://archive․lviv․ua
• Горячая линия: +380 (32) -55‑66‑77
• Электронный адрес: contact@archive․lviv․ua
• Личный кабинет: cabinet․archive․lviv․ua
• Личный приём: г․ Львов, ул․ Пушкинская, 5
• График приёма: Пн‑Пт 10:00‑16:00

Районний державний архів (пример – Днепропетровский район)

• Официальный сайт: https://archive․dn․ua
• Горячая линия: +380 (56) -77‑88‑99
• Электронный адрес: info@archive․dn․ua
• Личный кабинет: cabinet․archive․dn․ua
• Личный приём: г․ Днепр, ул․ Сечевых Степей, 12
• График приёма: Пн‑Ср 09:00‑12:00, 14:00‑17:00

Отзывы пользователей

Ирина Петрова, исследователь семейных архивов: «Онлайн‑запрос через личный кабинет прошёл быстро, документы пришли в виде PDF‑файлов уже через 12 дней․ Очень удобно, особенно когда живёшь за границей․»

Андрей Коваленко, журналист: «Личный приём в ЦДАУ помог уточнить детали по делу, которое я искал в течение года․ Персонал вежливый, а сроки выполнения – в точности как обещали․»

Марина Сидорова, студентка исторического факультета: «Благодарна отделу цифровых копий за качественную сканировку старых рукописей․ Теперь могу работать с материалами дома без риска повредить оригиналы․»

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Сколько стоит запрос в архив? – Стоимость зависит от объёма и типа копий․ Обычная бумажная копия – от 30 грн за лист, электронная – от 15 грн․ Пошлина за обработку заявления – 50 грн․
2. Можно ли получить документы анонимно? – Нет․ По закону требуется указать ФИО и цель запроса․
3. Сколько времени занимает оцифровка старых рукописей? – В среднем 3‑5 рабочих дней на 10 листов; при большом объёме сроки уточняются отдельно․
4. Можно ли запросить документы, находящиеся в закрытом доступе? – Да, но только при наличии официального разрешения (например, судового решения или согласия наследников)․
5. Как получить копию документа, если я нахожусь за границей? – Через электронный кабинет можно выбрать «Отправить по международной почте» или «Получить в электронном виде»․

Запрос в архивы Украины – процесс, который требует внимательности к деталям, но при правильном подходе проходит без лишних сложностей․ Ключевые шаги: определить нужный архив, собрать необходимые документы, воспользоваться Электронным кабинетом или личным приёмом, а также соблюдать сроки и оплатить пошлину․

Помните: чем точнее указаны реквизиты документа (фонд, дело, номер), тем быстрее архив сможет его найти и предоставить вам копию․

Если у вас возникли дополнительные вопросы, свяжитесь с выбранным архивом по указанным выше контактам․