Дата актуализации:  г.

Что такое заявление в архив о справке?

Заявление в архив – это официальный запрос гражданина (или организации) к архивному учреждению о выдаче архивной справки, выписки, копии или информационного письма по документам, хранящимся в архиве. Такие справки часто требуются для подтверждения трудового стажа, заработной платы, наград, семейного положения и других юридически значимых фактов.

Когда и зачем нужна архивная справка?

• Трудоустройство и оформление пенсии;
• Получение социальных льгот и субсидий;
• Участие в судебных разбирательствах;
• Генеалогические исследования;
• Подтверждение фактов для государственных органов (например, при получении статуса ветерана).

Какие документы необходимо подготовить?

При личном обращении в архив необходимо иметь при себе:

• Удостоверение личности (паспорт гражданина РФ/Беларуси и т.п.);
• Трудовую книжку или её копию (если запрос связан с трудовым стажем);
• Удостоверения к наградам (для подтверждения получения наград, премий);
• Доверенность (если запрос подаёт представитель).

Для электронных заявок достаточно загрузить сканы указанных документов в личный кабинет.

Как правильно оформить заявление?

4.1 Структура заявления

Наименование архивного учреждения
Адрес
Телефон / электронная почта

Заявление (в свободной форме или по образцу)

Я, _______________________ (ФИО полностью), 
паспорт: _______________________, 
проживающий(ая) по адресу: _______________________,
прошу выдать:

☐ архивную справку
☐ выписку
☐ копию
☐ информационное письмо

по документам: _______________________ (указать фонд, дело, номер, период).

Цель получения: _______________________ (например, подтверждение трудового стажа).

Способ получения ответа:
☐ на руки в архиве
☐ по почте (указать адрес)
☐ на электронную почту (указать e‑mail)
Подпись: _______________________ Дата: _______________

4.2 Что обязательно указать

• Полные ФИО заявителя;
• Серия и номер удостоверяющего документа;
• Точный перечень запрашиваемой информации (фонд, дело, номер, период);
• Желаемый способ получения результата;
• Подпись и дату.

Подача заявления

5.1 Лично в архив

Подать заявление можно в приемный отдел архивного учреждения. При себе необходимо иметь оригиналы и копии всех требуемых документов.

5.2 Через портал «Госуслуги»

1. Зарегистрируйтесь на gosuslugi.ru;
2. Выберите услугу «Запрос архивной справки»;
3. Заполните электронный шаблон заявления и загрузите сканы документов;
4. Отправьте заявку. О статусе будет уведомление в личном кабинете.

5.3 По почте

Отправьте заявление и копии документов заказным письмом с описью вложения на адрес архивного учреждения.

Сроки рассмотрения

Согласно Административному регламенту государственных услуг, архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней. При необходимости уточнения срок может быть продлен, о чём заявителю сообщат.

Получение справки

Готовый документ может быть выдан:

• Непосредственно в архиве (при личном обращении);
• По почте (заказным письмом);
• Электронно – в виде PDF‑файла в личном кабинете портала «Госуслуги».

Контактная информация

Полезные рекомендации

• Точность запроса ускоряет процесс – указывайте конкретный фонд, дело, номер и период.
• Сохраняйте копию отправленного заявления и подтверждение (квитанцию, электронный номер заявки).
• Если требуется срочное получение, уточняйте возможность ускоренного рассмотрения (может потребоваться дополнительная плата).
• Для запросов от имени другого лица обязательно приложите нотариально заверенную доверенность.

Надеемся, что данное руководство поможет быстро и без лишних осложнений получить нужную архивную справку. При возникновении вопросов – обращайтесь по указанным контактам.