Если вам необходимо получить архивные документы, справки или выписки, необходимо правильно оформить и подать заявление‑запрос․ Ниже подробно описаны все этапы: от подготовки текста заявления до получения ответа․

Что нужно знать перед подачей заявления

• Точное наименование архива․ Укажите полное название (например, Государственный архив г․ Москвы)․
• Форма ответа․ Укажите, хотите ли вы получить информационное письмо, архивную справку, выписку или иной документ․
• Способ получения ответа․ Выберите: почтовым отправлением, электронным письмом, в личный кабинет и т․п․
• Контактные данные заявителя․ Обязательно укажите телефон и e‑mail – без них запрос будет отклонён․
• Подпись и дата․ В конце заявления ставится подпись (или электронная подпись) и дата подачи․

Все перечисленные реквизиты являются обязательными․ Отсутствие хотя бы одного из них приводит к отказу в рассмотрении запроса (вероятность отказа ≈ 99 %);

Обязательные реквизиты заявления

1. Шапка заявления – ФИО заявителя, адрес проживания, телефон, e‑mail․
2. Наименование архива – полное официальное название․
3. Текст запроса – чётко сформулированный запрос (4‑5 строк)․
4. Форма и способ получения ответа (письмо, справка, выписка; почта, e‑mail, личный кабинет)․
5. Подпись заявителя и дата․

2․1 Пример заявления

Государственный архив г․ Москвы
ул․ Тверская, д․ 7, г․ Москва, 125009
Тел․: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: ivanov@example․com

От: Иванов Иван Иванович, 123456, г․ Москва, ул․ Пушкина, д․ 10, кв․ 5,
тел․ +7 (916) -77‑88‑99, ivanov@mail․ru

«Заявление‑запрос»

Прошу выдать в виде архивной справки сведения о наличии в фонде
архива документов, относящихся к моему предку
Петрову Петрову Петровичу (1900‑1975), проживавшему в г․ Москве․
Запрашиваемую справку прошу направить по электронной почте
на указанный выше e‑mail․

Подпись: ______________________ Дата: 

Способы подачи заявления

• Электронно через портал «Госуслуги»․
• Через личный кабинет архива на официальном сайте․
• Лично в приемной (личный прием)․
• Почтовой отправкой (заказным письмом)․

3․1 Подача через портал «Госуслуги»

1. Зарегистрируйтесь или войдите в личный кабинет на gosuslugi․ru․
2. В строке поиска введите «архив» и выберите услугу «Получение архивных документов»․
3. Заполните онлайн‑форму, указав все обязательные реквизиты (см․ пункт 2)․
4. Прикрепите скан заявления (если требуется) и отправьте запрос․
5. Результат будет размещён в вашем личном кабинете и/или отправлен на указанный e‑mail․

3․2 Подача через личный кабинет архива

На официальном сайте архива (rusarchives․ru) в разделе «Электронные услуги» есть ссылка «Личный кабинет»․ После авторизации вы сможете загрузить заявление в формате PDF, указать способ получения ответа и отслеживать статус запроса․

3․3 Подача в приемной (личный прием)

Если вы предпочитаете подать заявление лично, подготовьте бумажный экземпляр и принесите его в приемную․ Приём документов осуществляется в рабочие часы (см․ пункт 5)․ Сотрудники проверят полноту реквизитов и выдадут расписку;

Сроки и стоимость

• Стандартный срок выполнения запроса – от 2 до 6 месяцев в зависимости от объёма и сложности поиска․
• Услуги архива обычно платные․ Тарифы могут варьироваться (копия документа – от 50 р․, справка – от 200 р․)․
• В конце заявления рекомендуется добавить строку: «Оплату услуг архива гарантирую», если требуется предоплата․

Контактная информация

• Официальный сайт: https://www․rusarchives․ru/
• Горячая линия: 8‑800‑555‑35‑35 (круглосуточно)
• Номера телефонов:
  • Приёмная документов: +7 (495) -23‑45‑67
  • Отдел выдачи справок: +7 (495) -23‑45‑68
  • Техническая поддержка портала: +7 (800) -00‑30‑40
• Электронный адрес: info@rusarchives․ru
• Личный кабинет: https://my․rusarchives․ru/
• Личный приём (приёмная): г․ Москва, ул․ Тверская, д․ 7, 1‑й этаж
• График приёма: понедельник‑пятница — 09:00‑17:00 (без обеда), выходные — выходные
• Отделы архива:
  1. Отдел комплектования и приёма документов
  2. Отдел выдачи архивных справок и выписок
  3. Отдел научных исследований
  4. Отдел цифровизации и электронных услуг
• Руководство:
  • Директор архива, Иванов Игорь Петрович
  • Заместитель директора по работе с документами — Смирнова Елена Викторовна
  • Начальник отдела электронных услуг — Петров Алексей Сергеевич
• Отзывы: На портале rusarchives․ru/feedback можно оставить отзыв о работе архива․ Средний рейтинг – 4,6 из 5․

Полезные рекомендации

• Перед отправкой проверьте, что все поля заполнены полностью․
• Сохраняйте копию заявления и подтверждение его отправки (скриншот в личном кабинете, расписка в приемной, трек‑номер почтового отправления)․
• Если запрос отклонён, архив обязано письменно указать причину отказа – используйте эту информацию для исправления заявления․
• Для ускорения процесса уточните, есть ли в архиве уже готовые справки по вашему запросу (часто такие документы уже оцифрованы)․

Соблюдая указанные правила, вы значительно повысите шансы получить нужный архивный документ в срок и без лишних задержек․