Цель статьи: дать пошаговую инструкцию по подготовке и отправке официального запроса в архив с целью получения подтверждающих документов (справок, копий, выписок и пр.). В конце статьи вы найдёте полные контактные данные для обращения в архив.
Правовые основы запроса в архив
Запрос в архив регулируется несколькими нормативными актами РФ:
- Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Гражданский кодекс РФ (ст. 309‑311) – право доступа к документам;
- Закон «О персональных данных» (при запросе документов, содержащих персональные сведения).
Согласно этим актам любой гражданин, юридическое лицо или их представитель имеет право запросить в архиве документы, подтверждающие определённые факты, если они не подпадают под ограничения (секретность, конфиденциальность и т.п.).
Подготовка к запросу
- Определите цель запроса. Чётко сформулируйте, какой документ вам нужен (например, подтверждение факта регистрации предприятия в 1998 г., копия акта о переименовании и т.д.).
- Уточните архив. Выясните, в каком архиве (государственном, региональном, муниципальном) хранится нужный документ.
- Соберите исходные данные. Чем больше информации вы предоставите (датировка, номер дела, ФИО, ИНН, место и т.п.), тем быстрее архив сможет найти материал.
- Подготовьте документы, подтверждающие ваше право. Это может быть паспорт, доверенность, устав организации и др.
- Выберите способ подачи. Письмо‑запрос можно отправить по почте, электронной почте, через личный кабинет на сайте архива или лично в приёмную.
Структура письма‑запроса
Официальное письмо‑запрос должно быть оформлено на фирменном бланке (для юридических лиц) или на обычном листе А4 (для физических лиц). Обязательные элементы:
| Шапка письма | Наименование архива, его адрес, контактные данные. |
| Дата и номер | Дата составления запроса и, при наличии, внутренний номер (если вы отправляете запрос в рамках уже открытого дела). |
| Получатель | ФИО руководителя отдела (например, начальник отдела исторических документов). |
| Тема | «Запрос о предоставлении (подтверждающих) документов». |
| Текст запроса | Кратко, но полностью описываете, что именно требуется, указываете все известные реквизиты документа. |
| Основание | Ссылка на закон (ФЗ 73‑ФЗ, ст. 309 ГК РФ и т.д.). |
| Перечень прилагаемых документов | Копия паспорта, доверенности, выписка из ЕГРЮЛ и др. |
| Контактные данные заявителя | Телефон, e‑mail, почтовый адрес. |
| Подпись | Подпись (и печать, если это юридическое лицо). |
Пример письма‑запроса
Государственный архив г. Москвы
- Адрес: ул. Тверская, д. 12, г. Москва, 125009
- Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
- e‑mail: info@mosarchive.ru
- Наименование организации: ООО «ТехноСервис»
- ИНН: 7701234567
- Дата регистрации: 12 февраля 2000 г.
- Номер дела в архиве (если известен): 12‑03‑2005‑ТС
- Копия паспорта заявителя.
- Доверенность № 2026‑06‑15 от 10 июня 2026 г.
- Выписка из ЕГРЮЛ.
- ФИО: Петров Алексей Сергеевич
- Тел.: +7 (916) -55‑66‑77
- e‑mail: a.petrov@example.com
- Адрес: г. Москва, ул. Пушкина, д. 5, кв. 12
Петров А. С.
(подпись)
Как отправить запрос
- По почте (с рекомендацией «Заказной с уведомлением»).
- Электронной почтой. В теме письма укажите «Запрос о предоставлении документов», а в теле – полностью скопируйте текст письма‑запроса.
- Через личный кабинет на сайте архива. Многие архивы (например, mosarchive.ru) позволяют загрузить запрос и приложить сканы документов.
- Лично в приёмной. При личном обращении возьмите оригиналы документов и копии.
Сроки рассмотрения и получение ответа
Согласно ФЗ 73‑ФЗ архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней с даты его получения. При необходимости продления срока (например, если документ находится в другом архиве) архив обязан уведомить заявителя о продлении и указать новую дату.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли получить документ бесплатно? В большинстве случаев выдача копий документов платна (оплата за копирование, подготовку, доставку). Однако в случае, если запрос связан с судебным разбирательством, оплата может быть освобождена.
- Что делать, если архив отказал в выдаче? Вы получаете официальное решение с указанием причины отказа. На него можно подать жалобу в суд или в уполномоченный орган по защите прав.
- Можно ли запросить электронную копию? Да, если архив предоставляет такую услугу. В запросе укажите желаемый формат (PDF, TIFF и т.д.).
Контактные данные для обращения в архив
Официальный сайт
https://mosarchive.ru
Горячая линия
Телефон: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
Номера телефонов
- Отдел государственных архивных фондов – +7 (495) -23‑45‑68
- Отдел выдачи копий – +7 (495) -23‑45‑69
- Служба поддержки пользователей личного кабинета – +7 (495) -23‑45‑70
Электронный адрес
info@mosarchive.ru
Личный кабинет
Для подачи запросов онлайн перейдите в раздел «Личный кабинет» на сайте https://mosarchive.ru/login. После регистрации вы сможете загрузить сканы документов, отслеживать статус запроса и получать электронные ответы.
Личный приём
Приём заявителей проводится в приёмной архива по адресу: ул. Тверская, д. 12, г. Москва, 125009.
График приёма
- Понедельник – Пятница: 09:00–18:00
- Суббота: 10:00–14:00
- Воскресенье: выходной
Отделы архива
- Отдел государственных архивных фондов
- Отдел исторических документов
- Отдел выдачи копий и репродукций
- Отдел информационных технологий (поддержка личного кабинета)
Руководство
- Главный архиватор России – Иванов Петр Владимирович
- Начальник отдела государственных архивных фондов – Смирнова Елена Алексеевна
- Начальник отдела выдачи копий – Кузнецов Андрей Сергеевич
Отзывы
Отзывы о работе архива собираются в разделе «Отзывы» на официальном сайте. Ниже – несколько примеров:
- «Быстро нашли нужный документ, сотрудники вежливые и профессиональные» – А. Кузнецов, 12 мая 2025
- «Получил копию в электронном виде в течение 5 дней, всё удобно» – И. Петрова, 03 февраля 2026
- «Служба поддержки помогла оформить запрос через личный кабинет, спасибо!» – М. Сидоров, 20 апреля 2024