Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно оформить и подать заявление в архив для получения
архивных справок, выписок, копий документов, а также предоставить всю необходимую контактную информацию
для обращения в архивные подразделения․

Что такое заявление в архив?

Заявление – это письменный запрос, направляемый в архивный отдел (федеральный, областной, муниципальный и т․д․) с
просьбой выдать:

• архивную справку;
• выписку из архивного документа;
• копию оригинального акта;
• информационный документ по теме (родословное дерево, генеалогическая роспись и т․п․)․

Запрос может быть сделан как от собственного имени, так и от имени другого лица (при наличии доверенности),
если закон не ограничивает доступ к запрашиваемой информации (например, в делах усыновления)․

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие выдачу архивных документов:

1. Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
2. Постановление Правительства РФ от № 735 «Об утверждении Положения о порядке доступа к архивным документам»;
3. Региональные нормативные акты (законы и постановления субъектов РФ), в которых могут уточняться сроки и порядок выдачи․

Когда необходимо подавать заявление?

Заявление подается в следующих случаях:

• необходимо подтвердить факт рождения, брака, смерти, усыновления;
• требуется документ о трудовом стаже, заработной плате, образовании;
• нужна справка для получения наследства, оформления недвижимости;
• исследовательский запрос (генеалогия, исторические исследования)․

Как правильно оформить заявление?

Заявление должно быть написано в свободной форме, но обязательно должно содержать следующие реквизиты:

• Шапка: «В … (название архива)»;
• Полные ФИО заявителя (или представителя) и контактные данные;
• Серия и номер паспорта (или иного удостоверяющего документа);
• Точная формулировка запрашиваемого документа (указать рег․ номер, дату, название документа, если известны);
• Цель получения (например, «для оформления наследства»);
• Список прилагаемых документов (копия паспорта, доверенность, если запрос от имени другого лица);
• Подпись и дата․

Пример заявления

В ________________________________
(название архива)

ЗАЯВЛЕНИЕ
о предоставлении архивной справки (выписки, копии)

Я, ________________________________
(Ф․И․О․, дата рождения, место рождения)
паспорт: серия ___ номер ___, выдан ________________
адрес: ____________________________
тел․: ____________________________
e‑mail: ____________________________

Прошу выдать копию (справку, выписку) из архива по документу:
- Наименование документа: ________________________________
- Регистрационный номер (если известен): ________________
- Дата создания: ________________________________________
- Хранилище (архивный фонд): ____________________________

Цель получения: ________________________________________

Приложения:
Копия паспорта (страница с фотографией);
Доверенность (если заявление подается от имени другого лица);
Квитанция об оплате (при необходимости)․

Подпись ______________________ Дата __________

Способы подачи заявления

Заявление можно направить в архив одним из следующих способов:

• Лично – в столе справок (приёмный пункт) архива;
• По почте – заказным письмом с описью вложения;
• Электронной почтой – скан заявления и копий документов;
• Факсом – в случае, когда архив принимает факсимильные документы;
• Через портал Госуслуг – если архив подключён к системе электронного взаимодействия․

Сроки выполнения запроса

Согласно Положению о порядке доступа к архивным документам, архив обязан рассмотреть запрос в течение
30 календарных дней с момента получения полного комплекта документов․ В случае необходимости более
тщательного исследования срок может быть продлён до 60 дней – об этом заявителю будет направлено уведомление․

Стоимость услуг

Выдача архивных справок, выписок и копий обычно платна․ Тарифы зависят от объёма и формата документа:

• Копия (односторонний лист) – от 150 ₽;
• Справка – от 300 ₽;
• Выписка из крупного фонда – от 500 ₽;
• Электронный вариант (PDF) – от 200 ₽․

Оплата производится наличными в кассе архива, банковской картой или переводом на расчётный счёт․

Контакты для обращения

Пошаговая инструкция подачи заявления

1. Подготовьте документы: паспорт, доверенность (если требуется), уточните реквизиты запрашиваемого архива․
2. Составьте заявление по образцу (см․ пункт 4)․ При необходимости прикрепите дополнительные сведения․
3. Выберите способ подачи – лично, почтой, e‑mail или через портал Госуслуг․
4. Оплатите услуги (если требуется) – наличными, картой или переводом․ Сохраните чек․
5. Отправьте заявление и приложите копии документов․
6. Ожидайте ответа․ Архив свяжется с вами в течение 30 дней, уточнит детали или сообщит о готовности․
7. Получите документ – в оригинале (при личном получении) или в виде скан‑копии (по электронной почте)․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли получить документ бесплатно? – В некоторых случаях (например, для пенсионеров, инвалидов) предоставление
  справки может быть бесплатным․ Об этом уточняйте при подаче заявления․
• Сколько времени занимает поиск документа? – В среднем 2‑4 недели, но для редких фондов срок может быть дольше․
• Можно ли получить копию документа, если оригинал находится в закрытом фонде? – Да, но потребуется согласование с
  руководством архива и, возможно, получение специального разрешения․
• Какие форматы копий предоставляются? – Печатные (А4) и электронные (PDF, JPG)․ При необходимости можно заказать
  скан в оригинальном размере․

Оформление заявления в архив – процесс, требующий внимательности к деталям и соблюдения формальностей․
Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете быстро и без лишних проблем получить необходимые
архивные документы, будь то справка о трудовом стаже, генеалогическое досье или копия исторического акта․

Если у вас возникли дополнительные вопросы, используйте указанные выше контакты – сотрудники архивов
готовы помочь вам в любое удобное время․