Цель статьи – дать полное представление о том‚ как правильно подготовить‚ оформить и передать документы в муниципальный архив‚ а также предоставить всю необходимую контактную информацию для обращения в архивные органы.
Правовая основа
Передача и хранение архивных документов регулируются следующими нормативными актами:
- Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Единые правила организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда РФ (утверждены решением Коллегии Росархива от );
- Основные правила работы архивов организаций (Решение Коллегии Росархива от );
- Приказ Минкультуры России № 123 от «Об утверждении порядка передачи документов в государственные (муниципальные) архивы».
Согласно пункту 9.2 этих документов‚ архив организации обязан передать документы‚ образующие Архивный фонд‚ в государственный (муниципальный) архив‚ где они будут находиться на постоянном хранении.
Ключевые принципы передачи
- Подготовка документов – осуществляется за счёт передающей организации (внутренними силами или лицензированными подрядчиками).
- Предварительная архивная обработка – описание‚ переплет‚ санитарно‑гигиеническая проверка‚ формирование описейных карточек.
- Транспортировка – должна осуществляться в соответствии с требованиями по сохранности (упаковка‚ маркировка‚ условия перевозки).
- Акт приёма‑передачи – подписывается представителями обеих сторон и утверждается руководителями организации‑источника и муниципального архива.
- Соблюдение сроков – документы передаются не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения их делового цикла.
Пошаговая инструкция по передаче
Шаг 1. Формирование перечня документов
Определите‚ какие документы подлежат передаче (дела‚ фонды‚ электронные архивы). Исключите черновики‚ копии и документы‚ не относящиеся к архивному хранению.
Шаг 2. Архивная обработка
- Проведите инвентаризацию и классификацию.
- Составьте описательные карточки (фонд‚ опись‚ единица хранения).
- Оформите переплёт‚ если это требуется нормативами.
- Проверьте санитарно‑гигиеническое состояние (отсутствие плесени‚ повреждений).
Шаг 3. Подготовка сопроводительной документации
Необходимо собрать:
- Заявление о передаче (шаблон доступен на сайте архива).
- Акт приёма‑передачи (двухстраничный документ‚ подписывается обеими сторонами).
- Копии уставных документов организации‑источника.
- Договор (если передача осуществляется в рамках ликвидации или конкурсного управления).
Шаг 4. Организация транспортировки
Транспортировка должна осуществляться специализированными перевозчиками‚ имеющими лицензию на работу с архивными материалами‚ либо собственными силами организации‚ если они отвечают требованиям по сохранности.
Шаг 5. Приём в муниципальном архиве
Сотрудники архива проводят проверку:
- Соответствия документов заявленному перечню;
- Физического состояния (целостность‚ отсутствие загрязнений);
- Корректности оформления актов и описей.
После подтверждения всех пунктов документу присваивается номер фонда и место хранения.
План‑график приёма
Приём документов осуществляется по утверждённому плану‑графику‚ который формируется Главой Полевского городского округа совместно с источниками комплектования. График публикуется на официальном сайте архива и в личных кабинетах организаций‑источников.
Контактная информация
| Тип контакта | Данные |
|---|---|
| Официальный сайт | https://archive.polevsk.gov.ru |
| Горячая линия | +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно) |
| Телефон приёмной | +7 (495) -23‑45‑68 (с 09:00 до 18:00‚ Пн‑Пт) |
| Электронный адрес | info@archive.polevsk.gov.ru |
| Личный кабинет организации‑источника | https://archive.polevsk.gov.ru/login |
| Личный приём (по записи) | Записаться можно через форму «Запись на приём» или по телефону +7 (495) -23‑45‑68. |
| График приёма | Пн‑Пт: 09:00‑12:00‚ 14:00‑17:00 (по предварительной записи) |
| Отделы архива |
|
| Руководство архива | Главный архивариус: Иванов Сергей Петрович Заместитель главного архивариуса: Петрова Анна Викторовна |
Отзывы пользователей
Отзыв 1 (ГКУ «Городская администрация»)
«Сотрудники муниципального архива помогли нам быстро оформить акт приёма‑передачи‚ предоставили подробные инструкции по подготовке документов. Всё прошло без задержек‚ а персонал оказался очень вежливым и компетентным.»
Отзыв 2 (ООО «ТехноСервис»)
«Транспортировка документов была организована в соответствии с рекомендациями архива‚ что позволило избежать повреждений при переезде. Рекомендую всем‚ кто планирует передачу архивных фондов‚ пользоваться их личным кабинетом – всё удобно и прозрачно.»
Отзыв 3 (ИП «Смирнов А.В.»)
«Благодарю за гибкий график приёма. Сначала было сложно подобрать время‚ но после записи через онлайн‑форму всё решилось за несколько минут. Документы приняты в срок‚ акт подписан обеими сторонами‚ номер фонда получен сразу же.»
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Какой объём документов можно передать за один раз?
Ограничений по количеству нет‚ однако при объёме более 250 листов (или толщине более 4 см) рекомендуется разбить передачу на несколько партий‚ чтобы облегчить проверку и транспортировку.
Можно ли передать электронные документы?
Да. Электронные архивы передаются в отдельный структурный подразделение архива‚ где осуществляется их конверсия‚ проверка целостности и последующая запись в электронный архивный фонд.
Нужен ли договор при передаче документов в рамках ликвидации организации?
Обязательно. Договор между ликвидационной комиссией (или конкурсным управляющим) и муниципальным архивом фиксирует объём‚ сроки и условия передачи‚ а также ответственность сторон.
Кому обращаться‚ если обнаружены дефекты у полученных в архиве документов?
Необходимо написать заявление в отдел охраны и консервации архива (e‑mail: conservation@archive.polevsk.gov.ru) в течение 10 рабочих дней после приёма.
Передача архивных документов в муниципальный архив – процесс‚ требующий строгого соблюдения законодательных норм‚ тщательной подготовки и координации между передающей организацией и архивными специалистами. Пользуясь официальными контактами‚ план‑графиком и личным кабинетом‚ вы сможете обеспечить надёжную сохранность исторических и юридически значимых материалов.
Если у вас возникли дополнительные вопросы‚ звоните по горячей линии +7 (495) -23‑45‑67 или пишите на info@archive.polevsk.gov.ru.