Обращение в архив впервые — это всегда волнительно! Однако, на самом деле, в составлении запроса нет ничего сложного. Главное помнить: чтобы получить от архива искомые сведения, крайне важно правильно составить запрос. В этой статье мы расскажем, как это сделать шаг за шагом.
Подготовка к обращению в архив
Прежде чем отправлять запрос, необходимо выполнить несколько важных шагов:
- Просмотреть путеводитель по фондам архива — это поможет понять, какие документы хранятся в учреждении
- Рассмотреть описи интересующих фондов на предмет документов, в которых могут содержаться сведения о ваших предках
- Изучить форумы — на них можно найти отзывы об архивах и полезные советы
- Подготовить документы, доказывающие родство, если вы планируете искать документы «моложе» 75 лет
Также важно понимать, что любой государственный архив хранит огромное количество документов. Даже при большом желании сотрудники архива вряд ли смогут обработать расплывчатый запрос вроде «Прошу предоставить все биографические сведения о моем прадедушке — Иванове Иване Ивановиче». Запрос должен быть конкретным!
Как правильно составить запрос
Работа с любым государственным или ведомственным архивом начинается с запроса — письма, направленного на имя директора архива, в котором вы просите исследовать те или иные документы на наличие сведений о ваших предках.
Пошаговый алгоритм составления запроса:
- Узнайте территориально-административную принадлежность места проживания человека, на которого собираетесь делать запрос (в период его проживания там)
- Узнайте ФИО директора архива
- Пишите письмо на его имя, в котором чётко излагаете, что желаем получить в ответе на запрос
- В идеале укажите, в каких конкретно документах могут находиться желаемые сведения
- Укажите, в каком виде желательна информация: архивная справка, ксерокопия или скан, а может быть и то, и другое
Важно: архивная справка, заверенная круглой печатью, имеет юридическую силу.
Формы ответа на запросы
Отвечать на запросы архивы могут по-разному. Существует 3 strains вида ответа:
| Вид ответа | Описание |
|---|---|
| Архивная справка | Ответ, в котором вам в свободной форме сообщают, есть ли в архиве искомые документы |
| Архивная выписка | То же самое + цитаты из документа |
| Архивная копия | Копия искомых документов в цифровом/печатном виде |
Что именно вам пришлют, зависит, как правило, от самого архива. Кто-то может предоставить сразу все три вида ответа, кто-то традиционно присылает только справки. Однако это не значит, что нельзя специально попросить архив прислать тот вид ответа, в котором вы заинтересованы.
Стоимость услуг
Предупреждаем заранее: государственные архивы производят поиск по запросам и готовят ответы на платной основе. Стоимость архивных услуг определяется администрациями областей, краев и республик — в разных архивах она разная. Прейскурант можно найти на сайте учреждения, с которым предстоит взаимодействовать.
Бесплатно можно получить только документы социально-правового характера:
- справки о трудовом стаже
- справки о получении образования
- сведения о почётных званиях и государственных наградах
- документы о проживании в блокадном городе
- и другие подобные документы
Контакты для обращений
Федеральные архивные органы
Росархив (Федеральное архивное агентство)
- Официальный сайт: www.rusarchives.ru
- Горячая линия/телефон: +7 (495) -95-54-24
- Электронный адрес: info@rusarchives.ru
- Адрес: 125040, г. Москва, Ленинградский проспект, д. 27
Государственные региональные архивы
Контактная информация конкретного архива зависит от региона. Ниже приведены примеры крупнейших архивов:
РГАДА (Российский государственный архив древних актов)
- Официальный сайт: rgada.info
- Телефон: +7 (495) -24-63-74
- Электронный адрес: rgada@rgada.info
- Адрес: 103073, г. Москва, ул. Большая Дмитровка, д. 24
РГАНИ (Российский государственный архив новейшей истории)
- Официальный сайт: rgani.ru
- Телефон: +7 (495) -99-52-00
- Электронный адрес: rgani@rgani.ru
РГАЭ (Российский государственный архив экономики)
- Официальный сайт: rgae.ru
- Телефон: +7 (495) -50-17-31
- Электронный адрес: rgae@rgae.ru
Личный кабинет и электронные сервисы
Ряд архивов предоставляют возможность подачи запросов через личный кабинет на официальном сайте. Это позволяет:
- Отслеживать статус выполнения запроса
- Получать уведомления о готовности документов
- Оплачивать услуги онлайн
- Скачивать готовые документы в электронном виде
Для создания личного кабинета обычно требуется регистрация с указанием ФИО, контактного телефона и электронной почты.
Личный приём и график работы
Большинство государственных архивов ведут личный приём граждан. Типичный график работы:
| День недели | Режим работы |
|---|---|
| Понедельник — Четверг | 9:00 — 18:00 (обед с 13:00 до 14:00) |
| Пятница | 9:00 — 16:00 (обед с 13:00 до 14:00) |
| Суббота — Воскресенье | Выходные дни |
Важно: перед личным визитом рекомендуется уточнить график приёма на официальном сайте конкретного архива или по телефону, в некоторых учреждениях установлены предварительная запись или специальные дни для работы с читателями.
Отделы архивных учреждений
Типичная структура государственного архива включает следующие отделы:
- Отдел использования документов — работа с читателями, выдача документов в читальный зал
- Отдел научно-технической обработки — описание и каталогизация документов
- Отдел хранения документов — непосредственное хранение архивных материалов
- Отдел регистратуры и контроля — приём и регистрация запросов, контроль их исполнения
- Отдел оцифровки, создание электронных копий документов
- Информационно-аналитический отдел — подготовка справок, ответов на запросы
Руководство
Руководство конкретного архива указывается на его официальном сайте в разделе «О нас» или «Контакты». Обычно это:
- Генеральный директор / Директор — руководитель архива
- Первый заместитель директора — замещает директора в его отсутствие
- Заместители директора — курируют отдельные направления работы
- Выбрать оптимальный способ подачи запроса
- Узнать реальные сроки выполнения запросов
- Получить советы по формулировкам запросов
- Избежать типичных ошибок
- Форумы генеалогов (например, forum.vgd.ru)
- Группы в социальных сетях по генеалогии
- Сайты «Архивы России» и подобные порталы
- Определите территориальную принадлежность места жизни предка
- Найдите соответствующий архив и его контакты
- Изучите путеводитель и описи фондов
- Сформулируйте конкретный запрос с указанием ФИО, дат и мест
- Укажите желаемую форму ответа
- Приложите документы, подтверждающие родство (при необходимости)
- Оплатите услуги (если запрос платный)
- Дождитесь ответа в установленные сроки
Для направления официального запроса необходимо указывать ФИО действующего директора архива.
Отзывы и полезные ресурсы
Изучение отзывов о работе архивов помогает:
Полезные ресурсы для поиска отзывов:
Рекомендации по началу поиска
Начать поиск биографических сведений лучше с метрических книг — самого конкретного и довольно информативного источника, из которого можно узнать имена родителей, крестных и сословную принадлежность предка.
Следуя этим рекомендациям, вы сможете успешно получить необходимые архивные сведения и продвинуться в исследовании истории вашей семьи.