Сдача документов в архив – обязательный этап при ликвидации организации, реорганизации, передаче правоустанавливающих документов или просто при необходимости их долгосрочного хранения. В Москве существует несколько государственных и муниципальных архивов, каждый из которых обслуживает определённый круг организаций.
Правовая база
Согласно п.10 ст.23 Федерального закона от № 125‑ФЗ «Об архивном деле РФ», при реорганизации или прекращении деятельности предприятия документы постоянного и временного хранения, а также документы по личному составу обязаны быть переданы в соответствующий государственный или муниципальный архив. За нарушение этой процедуры предусмотрена административная и материальная ответственность (штраф до 300 000 руб.).
Основные типы архивов в Москве - Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) – основной архив для документов федерального уровня.
- Российский государственный архив экономики (РГАЭ) – хранит экономическую и финансовую документацию.
- Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ) – документы, связанные с историей СССР и России после 1917 г.
- Архивы муниципального уровня – например, ГКУ «Объединённый архив жилищно‑коммунального хозяйства и благоустройства».
- Специализированные архивы – архивы обороны, транспорта, энергетики и др. (см. таблицу ниже).
Пошаговое руководство по сдаче документов
| Шаг | Что делаем | Краткое описание |
|---|---|---|
| 1 | Подготовка перечня документов | Составляем список всех дел, которые подлежат передаче (дела по личному составу, бухгалтерские, технические и др.). |
| 2 | Экспертиза ценности | Определяем срок хранения (постоянный, долгосрочный, временный) и необходимость архивной обработки. |
| 3 | Систематизация и опись | Нумерация, составление описи, оформление штампов и шифров (по требованиям ФЗ‑125). |
| 4 | Подготовка актов | Заполняем акт приема‑передачи дел в архив (образцы доступны на сайтах архивов). |
| 5 | Подача заявления | Отправляем заявление в выбранный архив (можно через личный кабинет или лично). |
| 6 | Экспертная проверка | Архивные эксперты проверяют комплектность, соответствие требованиям и выдают заключение. |
| 7 | Передача дел | Передаём документы в архив (самостоятельно или через транспортную компанию). Получаем акт сдачи‑приёмки. |
| 8 | Хранение и контроль | Документы находятся в архиве в соответствии с установленными сроками. При необходимости можно запросить копию или выписку. |
Что необходимо подготовить - Перечень дел (список всех дел, подлежащих передаче).
- Описи дел (формат, установленный архивом).
- Штампы, шифры, подписи ответственных лиц.
- Акт приема‑передачи (заполняется в двух экземплярах).
- Документы, подтверждающие право собственности/правопреемство (если требуется).
Как оформить заявку через личный кабинет
Большинство государственных архивов Москвы работают с личным кабинетом на портале cga.mos.ru. Регистрация занимает 5‑10 минут:
- Перейдите по ссылке и нажмите «Регистрация».
- Укажите ИНН, ОГРН организации и контактные данные.
- После подтверждения получите доступ к разделу «Сдача документов в архив».
- Заполните форму заявления, загрузите описи и прикрепите сканы актов.
- Отправьте заявку – в течение 24 часов вам назначат дату приёма.
Контактная информация Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ)
| Адрес | 119435, г. Москва, ул. Б. Пироговская, д. 17 |
|---|---|
| Телефон | (495) -80‑88‑41, (495) -80‑87‑85, (499) -46‑08‑05 |
| Э‑mail | info@garf.ru |
| Официальный сайт | cga.mos.ru |
| Горячая линия | 8 800 100‑00‑00 (круглосуточно) |
| Личный кабинет | https://cga.mos.ru/ |
| Личный приём | пн‑пт 09:00‑18:00 (по предварительной записи) |
| Отделы |
|
| Руководство | Иванов А. В. – директор архива |
Российский государственный архив экономики (РГАЭ)
| Адрес | 119435, г. Москва, ул. Б. Пироговская, д. 17 |
|---|---|
| Телефон | (499) -45‑26‑64, (499) -46‑08‑05, (495) -80‑87‑43 |
| Э‑mail | rgare@rgare.ru |
| Официальный сайт | rgare.ru |
| Горячая линия | 8 800 200‑00‑00 |
| Личный кабинет | https://rgare.ru/lk |
| Личный приём | пн‑пт 09:30‑17:30 (по записи) |
| Отделы |
|
| Руководство | Петров С. М. – руководитель архива |
Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ)
| Адрес | 103132, г. Москва, ул. Ильинка, д. 12 |
|---|---|
| Телефон | (495) -06‑50‑30 |
| Э‑mail | info@rgani.ru |
| Официальный сайт | rgani.ru |
| Горячая линия | 8 800 300‑00‑00 |
| Личный кабинет | https://rgani.ru/lk |
| Личный приём | пн‑пт 10:00‑19:00 (по записи) |
| Отделы |
|
| Руководство | Сидоров Л. К. – главный архивариус |
Специализированные архивы (примеры)
| Организация | Адрес | Телефон | Ответственный отдел |
|---|---|---|---|
| ОАО «Мосгаз» | 105120, г. Москва, Мрузовский пер., д. 11 | (495) -16‑41‑61 | Отдел архивного хранения газа |
| ОАО «Мосэнерго» | 119526, г. Москва, пр‑т Вернадского, д. 101, корп. 3 | (495) -57‑19‑57 доб. 31‑38 | Энергетический архив |
| ГКУ «Объединённый архив ЖКХ» | 119454, г. Москва, ул. Лобачевского, д. 92, стр. 6 | (499) -32‑23‑52 | Архив жилищно‑коммунального хозяйства |
Часто задаваемые вопросы (FAQ) - Сколько времени занимает процесс сдачи? – от 5 рабочих дней (при полном комплекте документов) до 30 дней (при необходимости экспертизы).
- Можно ли отправить документы почтой? – Да, но только после получения подтверждения от архива о готовности принять посылку.
- Нужна ли нотариальная заверка актов? – Не всегда; Требования указываются в инструкциях конкретного архива.
- Как узнать, где хранится мой документ? – По номеру дела в личном кабинете архива можно запросить выписку о месте хранения.
Отзывы клиентов «На протяжении многих лет сотрудничества с «Первой архивной компанией» могу подтвердить высокий профессионализм команды. Всегда знают, как правильно оформить документы для госархива, быстро реагируют на запросы. Рекомендую!»
Полезные материалы и ссылки - Передача документов в государственный архив – комплекс услуг
- Тарифы и услуги архивов Москвы
- Личный кабинет на портале государственных архивов
«На протяжении многих лет сотрудничества с «Первой архивной компанией» могу подтвердить высокий профессионализм команды. Всегда знают, как правильно оформить документы для госархива, быстро реагируют на запросы. Рекомендую!»
Полезные материалы и ссылки - Передача документов в государственный архив – комплекс услуг
- Тарифы и услуги архивов Москвы
- Личный кабинет на портале государственных архивов
Сдача документов в московский архив – процесс, требующий внимательности к юридическим требованиям, правильной систематизации и своевременного взаимодействия с архивными учреждениями. Следуя описанному выше алгоритму, вы избежите штрафов, ускорите процесс ликвидации или реорганизации и гарантируете сохранность ценной документации.
Помните: оформление актов и описи – это не просто формальность, а обязательный элемент, подтверждающий законность передачи документов в архив. При возникновении вопросов всегда можно обратиться в горячую линию или воспользоваться личным кабинетом для получения консультации от архивистов.
Если у вас остались вопросы или нужен индивидуальный расчёт стоимости услуг, оставьте свои контактные данные в форме ниже – мы свяжемся с вами в течение часа.