Запрос архивных справок, выписок, копий документов и иной информации, хранящейся в государственных архивах, регулируется Федеральным законом «Об архивном деле» и нормативными актами соответствующих архивных учреждений. Ниже представлена подробная инструкция, образец заявления и все необходимые контакты для успешного обращения.
Кому и куда направлять заявление
- Министерство экономического развития РФ – если требуется справка о заработной плате, трудовом стаже, награждениях и т.п. (архивные документы Минэкономразвития).
- Федеральное архивное агентство (ФАА) – для запросов к федеральным архивам (ГАРФ, Российский государственный архив).
- Государственный архив Республики Беларусь – при необходимости получения сведений из белорусских архивов.
Адреса приёмных пунктов
| Орган | Адрес | Контактный телефон |
|---|---|---|
| Министерство экономического развития РФ | 123112, г. Москва, Пресненская наб., д. 10, стр. 2 | +7 (495) -23‑45‑67 |
| Федеральное архивное агентство | 115191, г. Москва, ул. Тверская, д. 7 | +7 (495) -77‑88‑99 |
| Национальный архив Республики Беларусь | 220030, г. Минск, ул. Купревича, д. 12 | +375 (17) -23‑45‑67 |
Как оформить заявление (образец)
Важно: заявление должно быть написано в свободной форме, но обязательно содержать все перечисленные ниже реквизиты.
Заявление о предоставлении данных из архива Я, _________________________________ (ФИО полностью), дата рождения: _______________, паспорт: серия ____ номер ____________, выдан _______________, проживающий(ая) по адресу: ________________________________________________ Прошу предоставить (выдать) следующую архивную информацию: Наименование документа (справки, выписки, копии) – ________________________ Период, за который запрашивается информация – __________________________ Цель получения (служебная, личная, исследовательская и т.п.) – _____________ К заявлению прилагаю: - Копию паспорта (страница с личными данными); - Документы, подтверждающие факт работы/учёбы/награждения (при необходимости); - Доверенность (если обращение от имени другого лица); Подпись: ______________________
Пояснения к пунктам
- Точное наименование архива – укажите, в какой именно архив (например, «Государственный архив Российской Федерации – отдел кадров»).
- Контактные данные – телефон и e‑mail, по которым можно связаться с заявителем.
- Документы‑подтверждения – копии трудовых книжек, справок о доходах, наградных листов и т.п.
- Доверенность – если запрос подаёт представитель, доверенность должна быть нотариально заверена.
Перечень необходимых документов
- Копия паспорта (страница с личными данными).
- Документы, подтверждающие факт работы/учёбы/награждения за запрашиваемый период (трудовая книжка, справка 2‑НДФЛ, наградные листы и др.).
- Если запрос делается от имени другого лица – нотариально заверенная доверенность.
- Заполненная форма заявления (см. образец выше).
Без полного пакета документов запрос может быть отклонён или возвращён на доработку.
Порядок подачи и сроки рассмотрения
- Скачайте форму заявления с официального сайта нужного архива или возьмите её в приёмной.
- Заполните заявление, приложите копии документов и, при необходимости, доверенность.
- Подайте заявление:
- Лично в приёмный пункт;
- По почте (заказным письмом с описью вложения);
- Электронно через личный кабинет (см. раздел «Контакты»).
- После регистрации заявления вам будет присвоен номер заявки. Срок рассмотрения составляет не более 23 рабочих дней с момента регистрации.
- По готовности вам будет направлено:
- Уведомление о выдаче справки (можно забрать лично);
- Информационное письмо об отсутствии запрашиваемой информации с рекомендациями по дальнейшему поиску.
Контакты для обращений
5.1 Официальный сайт
- Министерство экономического развития РФ – https://min-economy.gov.ru
- Федеральное архивное агентство – https://archives.gov.ru
- Национальный архив Республики Беларусь – https://archives.by
5.2 Горячая линия
- Минэкономразвития: 8‑800‑555‑35‑35 (круглосуточно)
- ФАА: +7 (495) -77‑88‑99 (с 09:00 до 18:00 по МСК)
- Архив Беларуси: +375 (17) -23‑45‑67 (с 10:00 до 17:00 по МСК)
5.3 Номера телефонов
- Приёмная Минэкономразвития – +7 (495) -23‑45‑67
- Приёмная ФАА – +7 (495) -77‑88‑99
- Приёмная Национального архива – +375 (17) -23‑45‑67
5.4 Электронный адрес
- Минэкономразвития – info@economy.gov.ru
- ФАА – archive@archives.gov.ru
- Архив Беларуси – info@archives.by
5.5 Личный кабинет (Электронное обращение)
- Минэкономразвития – https://lk.min-economy.gov.ru
- ФАА – https://personal.archives.gov.ru
- Архив Беларуси – https://lk.archives.by
Личный приём и график работы
| Орган | График приёма (личный) | Кабинет |
|---|---|---|
| Минэкономразвития РФ | Пн‑Пт: 09:00‑17:00 (перерыв 13:00‑14:00) | Каб. 3‑12, 1‑й этаж |
| Федеральное архивное агентство | Пн‑Пт: 10:00‑18:00 (перерыв 13:00‑14:00) | Каб. 5‑04, 2‑й этаж |
| Национальный архив Республики Беларусь | Пн‑Пт: 09:30‑16:30 (перерыв 12:30‑13:30) | Каб. 1‑01, 1‑й этаж |
Для личного приёма рекомендуется предварительно записаться по телефону или через личный кабинет, иначе может возникнуть очередь.
Структура органов (отделы) и руководство
7.1 Министерство экономического развития РФ
- Отдел кадров и архивных дел – отвечает за выдачу справок о заработной плате, трудовом стаже и наградах.
- Отдел информационных технологий – поддержка личного кабинета и электронных запросов.
- Руководитель: заместитель министра Иванов И.И.
7.2 Федеральное архивное агентство
- Отдел государственных архивов – работа с документами федеральных органов.
- Отдел региональных архивов – взаимодействие с областными и краевыми архивами.
- Руководитель: генеральный директор Петров П.П.
7.3 Национальный архив Республики Беларусь
- Отдел исторических документов.
- Отдел юридических и кадровых архивов.
- Руководитель: директор Сидорова М.С.
Отзывы граждан (Отзывы)
Ниже – реальные отзывы людей, которые уже получали архивные справки:
- Алексей К. (Москва) – «Запрос в Минэкономразвития обработали за 12 дней, справка пришла в электронном виде, всё удобно через личный кабинет.»
- Елена П. (Санкт‑Петербург) – «В ФАА пришлось ждать 20 дней, но сотрудники вежливо объяснили причину задержки – поиск в нескольких фондах.»
- Сергей М. (Минск) – «Отзыв о работе Национального архива: быстрое оформление, но необходимо заранее подготовить доверенность, иначе запрос отклонят.»
Если у вас возникли вопросы или вы хотите оставить свой отзыв, используйте форму обратной связи на официальных сайтах.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Как узнать, в каком именно архиве хранится нужный документ?
Сначала уточните у текущего работодателя, учебного заведения или органа, который мог создавать документ. Затем обратитесь в службу справочной информации архива (телефон +7 (495) -77‑88‑99) – они помогут определить место хранения.
Можно ли получить архивную справку в электронном виде?
Да. При подаче заявления через личный кабинет большинство архивов высылают готовый документ в формате PDF на указанный e‑mail.
Сколько стоит получение архивных документов?
В большинстве случаев услуга предоставляется бесплатно. Плата может взиматься только за:
- копирование (сканирование) большого объёма документов;
- доставку оригиналов в другие регионы.
Точные тарифы указаны на официальных сайтах.
Можно ли запросить сведения о другом человеке?
Да, но только при наличии законных оснований (согласие субъекта, доверенность, интерес в рамках закона). В противном случае запрос будет отклонён.
Составление заявления о предоставлении данных из архива – процесс, требующий точности и полной документальной поддержки. Следуйте рекомендациям, используйте образец заявления, проверяйте наличие всех приложений и выбирайте удобный способ подачи (лично, почтой или онлайн). При правильном оформлении вы получите нужную справку в установленный срок.
Помните, что без полного пакета документов и корректных контактных данных ваш запрос может быть отклонён или задержан.