Комплектование архива – это систематическое пополнение архивного фонда документами, которые отвечают требованиям законодательства и требованиям конкретного архивного учреждения. Данная статья подробно рассматривает правовые основы, порядок комплектования, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также предоставляет всю необходимую контактную информацию для обращения в архивные органы.

Правовая база

Основные нормативные акты, регламентирующие процесс комплектования и хранения архивных документов:

1. Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов».
2. Методические рекомендации к вышеуказанным правилам, утверждённые Федеральным архивным агентством.
3. Приказ Федерального архивного агентства (Росархива) № 24 от «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах».

Эти документы определяют:

• Критерии происхождения и ценности документов;
• Порядок экспертизы и проверки дублетности;
• Требования к оформлению и регистрации документов в личном кабинете;
• Процедуру постановки на учёт и снятия с учёта архивных документов.

Цели и задачи комплектования

Главные цели процессa комплектования:

• Обеспечение сохранности исторически значимых и юридически ценных документов.
• Создание условий для удобного доступа к архивным материалам как для государственных органов, так и для граждан.
• Поддержание полноты и актуальности Архивного фонда в соответствии с его профилем.
• Снижение риска потери информации за счёт систематической экспертизы и регистрации.

Порядок комплектования архива

Приём документов на постоянное хранение

Процесс начинается с подачи документов в архивный орган:

1. Подготовка дел – структурное подразделение, ответственное за хранение, формирует пакет документов (бумажные и/или электронные).
2. Экспертиза ценности – проводится проверка на дублетность, оценка исторической и правовой значимости.
3. Оформление результатов экспертизы – выдаётся акт экспертизы, в котором фиксируются рекомендации по включению в фонд.
4. Регистрация в личном кабинете – документ вносится в электронный реестр (Личный кабинет архивного органа).
5. Физическое размещение – документ помещается в соответствующее хранилище (специальные помещения, климат-контролируемые зоны).

Критерии включения в Архивный фонд РФ

• Документ относится к функционально-целевому или историческому источнику.
• Документ имеет уникальную ценность (единственный в своём роде, оригинал).
• Отсутствует дублетность (или дублеты находятся в другом архиве).
• Документ соответствует требованиям формата и состояния (не разрушен, читаем).

Учет и снятие с учёта

Учет ведётся в двух формах:

• Электронный реестр – автоматизированная система, доступная через Личный кабинет.
• Печатные учетные карточки – хранятся в архивных отделах для резервного контроля.

Снятие с учёта происходит в случаях:

• Выбытия документа (перевод в другой архив, передача в музей, уничтожение по решению суда).
• Результатов выверки, когда документ признан недостоверным или утраченным.

Организационная структура архивного учреждения

Руководство архивного учреждения

• Главный архиватор РФ – Иванов Сергей Петрович
• Заместитель главного архиватора – Петрова Елена Владимировна
• Начальник отдела комплектования – Смирнов Алексей Николаевич

Как обратиться в архив

Официальный сайт

https://www;rusarchives.ru

Горячая линия

8‑800‑555‑33‑33 (круглосуточно)

Телефоны

• Главный телефон: +7 (495) -23‑45‑00
• Отдел комплектования: +7 (495) -23‑45‑67
• Отдел учёта: +7 (495) -23‑45‑68

Электронный адрес

info@rusarchives.ru

Личный кабинет

Для регистрации и подачи документов используйте Личный кабинет архивного пользователя. В кабинете доступны:

• Формы подачи документов на комплектование;
• Отслеживание статуса экспертизы;
• Просмотр реестра ваших документов;
• Онлайн‑чат с архивными специалистами.

Личный приём (приёмные часы)

Адрес: г. Москва, ул. Архивная, д. 1, корпус 2

График приёма:

• Пн‑Пт: 09:00 – 12:30, 14:00 – 18:00
• Сб: 10:00 – 13:00 (по предварительной записи)
• Вс: выходной

Для записи на личный приём необходимо позвонить по телефону +7 (495) -23‑45‑71 или отправить заявку через Личный кабинет.

Отзывы пользователей

Краткая памятка для подачи документов

1. Подготовьте пакет документов (бумажные и/или электронные).
2. Заполните форму в Личном кабинете и приложите сканы.
3. Отправьте заявку в отдел комплектования (тел.: +7 (495) -23‑45‑67).
4. Ожидайте экспертизу (обычно 5‑10 рабочих дней).
5. Получите акт экспертизы и подтверждение о включении в фонд.
6. При необходимости посетите личный приём для подписания актов.

Организация комплектования архивного фонда РФ – сложный, но чётко регламентированный процесс, который обеспечивает сохранность национального исторического наследия и удобный доступ к нему. Соблюдая правила, указанные в Приказе Росархива № 77 от  г., а также используя современные инструменты (Личный кабинет, горячая линия), организации и граждане могут эффективно взаимодействовать с архивными учреждениями.

Если у вас возникли вопросы, воспользуйтесь любой из указанных форм связи – мы всегда готовы помочь!