Комплектование – это систематическое пополнение архива документами, соответствующими его профилю и требованиям законодательства․ В России процесс комплектования регулируется рядом нормативных актов, методическими рекомендациями и внутренними регламентами архивных учреждений․

Нормативно‑правовая база

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных фондах» (часть 1, статья 20) – определяет источники комплектования государственных и муниципальных архивов․
2. Приказ Министерства культуры РФ от 31 июля 2023 г․ № 77 (ред․ от 17 сентября 2023) – «О правилах организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях»․
3. Методические рекомендации Федерального архивного агентства (ФАА) – раскрывают принципы определения организаций‑источников, порядок экспертизы ценности документов и форму списков источников комплектования․
4. Приказ Росархива от 02 марта 2020 г․ № 24 (ред․ от 26 сентября 2022) – уточняет порядок ведения списков источников и взаимодействия между архивами․

Основные понятия

• Ведомственный архив – архив, созданный в структуре государственного органа или муниципального образования для хранения документов, относящихся к их компетенции․
• Документы личного происхождения – документы, образованные в процессе деятельности граждан и юридических лиц, которые подлежат передаче в архив в соответствии с их ценностью․
• Экспертиза ценности – оценка исторической, научной, правовой и культурной значимости документа․

Этапы комплектования ведомственного архива

Формирование списка источников комплектования

Список составляется на основании:

• Уставных функций органа;
• Классификационной схемы (по тематикам, видам деятельности, срокам хранения);
• Методических рекомендаций ФАА․

Сбор и передача документов

1. Определение ответственного за передачу в каждом источнике (отдел делопроизводства, юридический отдел и т․д․)․
2. Подготовка сопроводительных документов (акт приёма‑передачи, описание)․
3. Транспортировка (внутренними средствами организации или курьерскими службами)․

Экспертиза ценности

Документы проходят экспертизу в архиве:

• Определяется категория ценности (высокая, средняя, низкая)․
• При необходимости – назначается срок хранения (постоянный, временный)․

Описание и учёт

После экспертизы документы описываются в соответствии с ГОСТ 7․0‑2003 и вносятся в электронный учётный регистр․

Хранение и обеспечение доступа

Документы размещаются в специально оборудованных помещениях, а их метаданные вносятся в Единый архивный портал (ЕАП), где пользователи могут подавать запросы на доступ․

Методические рекомендации по комплектованию

Федеральное архивное агентство разработало подробные рекомендации, включающие:

• Критерии отбора организаций‑источников;
• Примерные формы списков (таблицы Excel, шаблоны в ЕАП);
• Алгоритм взаимодействия между архивом‑приёмником и архивом‑источником;
• Порядок проведения экспертизы ценности и оформления актов․

Практика на примере ведущих архивов

Российский государственный архив экономики (РГАЭ)

Отдел комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства РГАЭ осуществляет:

• Составление и актуализацию списков источников;
• Методическую поддержку региональных архивов;
• Организацию приёма документов от ликвидированных организаций․

Государственный архив Орловской области

Блок комплектования ведёт работу с:

• Муниципальными органами;
• Организациями, подлежащими ликвидации;
• Научными учреждениями, предоставляющими документы личного происхождения․

Организационная структура типового ведомственного архива

Руководство архива

• Директор – Иванов Иван Иванович (график работы: 9:00–18:00, понедельник‑пятница)․
• Заместитель директора по методической работе – Петров Петр Петрович․
• Главный архивист – Сидорова Светлана Сергеевна․

Обратная связь и контакты

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Какой срок хранения у документов, переданных в ведомственный архив? – Срок определяется после экспертизы ценности: постоянный (для документов исторической ценности) или временный (по нормативным срокам, установленным ФЗ 125‑ФЗ)․
2. Можно ли получить копию переданного документа? – Да, после согласования с отделом доступа к архивным материалам․ При необходимости оформляется запрос через личный кабинет․
3. Какие организации обязаны передавать документы в архив? – Все государственные и муниципальные органы, а также организации, подлежащие ликвидации, в соответствии с их уставными функциями и требованиями ФЗ 125‑ФЗ․
4. Куда обращаться, если обнаружена ошибка в описании документа? – В отдел методической работы по телефону +7 (495) -23‑45‑68 или по e‑mail method@rusarchives․ru․

Комплектование ведомственных архивов РФ – сложный, но чётко регламентированный процесс, который обеспечивает сохранность государственных и муниципальных документов, их доступность для исследователей и граждан, а также соблюдение требований законодательства․ При правильном формировании списков источников, проведении экспертизы ценности и использовании современных электронных систем (ЕАП) архивы способны эффективно выполнять свою миссию – хранить память народа․

«Работа отдела комплектования прошла быстро и профессионально, все документы были приняты в срок, а экспертиза ценности проведена качественно»․ – отзыв от руководителя муниципального учреждения, 2024 г․